Oficio 115 023208
19 de Abril de 2012
Superintendencia de Sociedades
Manejo contable de los gastos de administración
Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad el 7 de marzo de 2012 con el número 2012-01-039531, mediante el cual expone que la sociedad Inversiones Boyacá Ltda., ejecuta un proyecto de construcción en tres años, donde en el primero no obtiene ingresos, en el segundo genera el 63% y en el tercero el restante 37%.
En tal sentido solicita concepto sobre el manejo contable de los gastos administrativos y como deben reflejarse en la contabilidad en cada año, en especial en el primero donde no hay ingresos.
Previo a resolver el interrogante planteado es del caso señalar, que las consultas que se presentan a esta Entidad se resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas en ejercicio de las atribuciones de inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales expresamente señaladas en la Ley 222 de 1995, y se circunscribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto, ciñéndonos en un todo a las normas vigentes sobre la materia.
Frente al tema de los costos y gastos en que incurre un ente económico es pertinente efectuar una breve reseña sobre la clasificación, que según su función se dividen en:
COSTOS DE PRODUCCION: Son los que se generan en el proceso de transformar las materias primas en productos elaborados: materia prima directa, mano de obra directa y cargos indirectos.
Para el caso de las empresas dedicadas a la actividad de la construcción, como la consultada, debe registrarse como inventario de obras de construcciones en curso, todos aquellos componentes del costo para el desarrollo de cada obra o frente de trabajo hasta su traslado a bienes para la venta, ello en consonancia con lo establecido en el artículo 39 del Decreto 2649 de 1993.
GASTOS DE VENTA: Comprenden aquellos gastos relacionados con al área de ventas o distribución, que van a permitir la comercialización de los productos, bienes o servicios.
GASTOS DE ADMINISTRACIÓN: Son aquellos que se originan en el área administrativa y abarcan básicamente los gastos relacionados con la dirección general de la empresa, los cuales no están vinculados de manera directa con la producción.
Estos gastos a su vez tienen la característica de fijos, es decir que permanecen constantes durante un período, inclusive si existiere una baja en la producción, en las ventas o ante una expectativa de negocio, cuyo manejo contable sólo admite el reconocimiento en las cuentas de resultados, independientemente del avance del proyecto y del porcentaje de ventas en cada uno de los años previstos para su ejecución, así en el primero no se alcanzaren a efectuar enajenaciones, como ocurre en el caso planteado.
No sobra reiterar que los gastos administrativos están directamente asociados con la gestión administrativa encaminada a la dirección, planeación, organización y control para el logro de las metas fijadas por el económico en desarrollo de su actividad social, erogaciones que como bien se indicó anteriormente no son susceptibles de activar, sino de reconocer directamente en las cuentas de resultados.
