Oficio 220-085821 
04 de Agosto de 2011

Superintendencia de Sociedades
Obtención de grabaciones de reuniones de junta directiva por parte de uno de sus miembros

 

 

Acuso recibo del escrito en referencia, mediante el cual pregunta “Tiene un miembro de junta directiva derecho a obtener copia de las grabaciones de las reuniones de junta a las que ha asistido? ¿Puede negársele la entrega de la copia de dichas grabaciones?”.

Teniendo en cuenta que el asunto se encuentra resuelto, a continuación transcribo apartes del Oficio 220- 17692 de 15 de abril de 2005, mediante el cual la Entidad alude a diversos aspectos relacionados con el funcionamiento de la Junta Directiva de una sociedad anónima, entre ellos el relacionado con procedencia de entrega de copia de las grabaciones, tema objeto de análisis por el Consejo de Estado.

Esta entidad ha proferido reiterada doctrina relacionada con la facultad que le asiste a un miembro de junta directiva, por fuera del órgano para solicitar información a la sociedad, tal como consta en los oficios que a continuación se citan:

1.        Oficio EX 00635 de 16 de Enero de 1987, reiterado en Oficio 33850 de junio 9 de 1995:

 “(...)

Es obvio que para el cabal desempeño de sus funciones y el cumplimiento de las obligaciones, la Junta Directiva debe tener fácil acceso a la información necesaria.  Por lo tanto, si para llevar a efecto su tarea es indispensable la inspección y revisión de los libros o papeles de la sociedad, debe por consiguiente permitírsele en cualquier tiempo tal posibilidad.  Es de anotar, que la atribución en mención, debe adelantarla el referido órgano Administrativo como tal, bien directamente o por medio de una comisión que de su seno se elija; pero en modo alguno puede un Miembro de la Junta Directiva de manera independiente al citado órgano, a motu proprio inspeccionar los libros y demás papeles sociales de la compañía, actuando en forma ajena, lo cual no es posible, por cuanto la Junta Directiva al ser un cuerpo colegiado, debe proceder como tal” (subrayas fuera de contexto).

2.        Oficio 220- 57325 de octubre 22 de 1997

            “(...) CONCLUSION:

Si bien es cierto que la Ley 222 de 1995 en su artículo 24 amplió la responsabilidad de los administradores hasta el punto de exigir la diligencia de un buen hombre de negocios, no por ello está autorizado un miembro de la junta directiva para actuar en forma independiente y separada del órgano social al que pertenece, por cuanto éste tiene carácter colegiado lo que obliga a que sus actuaciones obedezcan a decisiones adoptadas por la junta directiva como órgano social.

 Cuando un miembro de la junta directiva considere que se requiere la revisión o análisis de un documento o documentos que reposen en poder de la sociedad, deberá recomendar a la junta directiva la realización de la correspondiente solicitud; si éste órgano social no aprueba tal petición, le asiste al miembro peticionario el derecho de solicitar que se deje constancia de su petición, en el acta o en los documentos relativos a su gestión, a efectos de poder demostrar la diligencia y sentido de responsabilidad de su actuación”.

En consecuencia resulta evidente que la manifestación individual de un miembro de junta directiva no resulta suficiente para solicitar documentos (incluidos magnetofónicos) de la sociedad, porque se hace necesario que el requerimiento sea efectuado por el órgano con las mayorías exigidas para tomar la decisión.

Adicionalmente, es claro que los miembros de junta directiva están habilitados para hacer las grabaciones de las juntas directivas de manera individual, esto sí sin necesidad de contar con autorización de los demás miembros o de la sociedad, tal como quedó expuesto en el oficio 220-00773 de enero 14 de 2002, publicado en el Libro de Doctrinas y Conceptos Jurídicos de 2004 de esta Entidad, en las páginas 459 a 466, el cual manifestó "…tomar notas personales de la reunión o grabar en medios magnetofónicos o audiovisuales, no afecta el derecho de reserva de la sociedad, ni afecta esferas personales ajenas por una supuesta apropiación indebida de la imagen o de la voz de los consocios; pero tal conducta le impone al socio la obligación de custodiar y de no utilizar indebidamente su documento, de la misma forma que está obligado a no utilizar la información conocida en la reunión en detrimento de los intereses legítimos de la sociedad. Al fin y al cabo, la divulgación de información reservada, que conste o no en actas o en papeles sociales, es decisión privativa e indelegable que le corresponde a la sociedad a través de sus órganos competentes y, por tanto, ajena al arbitrio de un socio individualmente considerado".   Con lo cual el miembro de junta directiva que requiera contar con un archivo propio de su actuación y de las deliberaciones y decisiones puede grabar las sesiones de la junta directiva.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a la consulta formulada, no sin antes observarle que el alcance del mismo son los señalados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

Para mayor información sobre el tema y otros asuntos societarios, se sugiere consultar la página de Internet de la Entidad (), o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.