Oficio 220-078889
03 de Julio de 20111
Superintendencia de Sociedades
No existe procedimiento para llevar a cabo reuniones de junta directiva, salvo lo previsto en el Art. 21 de
Acuso recibo del escrito en la referencia, a través del cual solicita información acerca de “los pasos y requisitos para realizar una reunión de junta directiva de una empresa ”.
Sobre el particular, debo manifestarle que no existe en el ordenamiento jurídico un procedimiento que indique la forma como deben realizarse las reuniones de la junta directiva. En esta materia el ordenamiento mercantil se limita a disponer que “La junta directiva deliberará y decidirá válidamente con la presencia y los votos de la mayoría de sus miembros, salvo que se estipulare un quórum superior.
La junta podrá ser convocada por ella misma, por el representante legal, por el revisor fiscal o por dos de sus miembros que actúen como principales. (Art.
No obstante que el legislador señala quienes están facultados para convocar a la junta directiva, será del resorte de la sociedad reglamentar la forma, el medio y la antelación de la convocatoria, así como los tipos de reunión –Ordinaria y/o extraordinaria- y la periodicidad de cada una de ellas. Sumado a lo expuesto, pese a la falta de legislación sobre el particular, la costumbre en materia de convocatoria es señalar el temario a tratar en cada una de ellas.
Ahora bien en cuanto al contenido de las actas, si bien
Sumado a lo expuesto, es oportuno traer a colación el Oficio 220- 21335, publicado en Internet el 30 de marzo de 1999, pronunciamiento que al desarrollar el tema de la elaboración de actas conforme al artículo 21 de
Frente a tal preceptiva, se formularon los siguientes interrogantes:
“(….)
1. Cuando el artículo 21 ...hace referencia al "secretario de la sociedad", debe entenderse que se refiere única y exclusivamente a la persona que ocupe el cargo como Secretario de la sociedad, en la medida en que dicho cargo esté previsto en los estatutos sociales? O debe entenderse que la norma comprende también al "secretario ad-hoc", es decir la persona que sea designada caso por caso para desempeñar la función secretarial para efectos tales como, entre otros, la expedición de títulos y la suscripción de actas?.
2. En las sociedades en las que conforme a los estatutos no existe el cargo de Secretario, al tomar decisiones de acuerdo con los mecanismos previstos en los artículos 19 y 20 de
En relación con el tema que motiva su solicitud y a fin de tener una mayor claridad sobre el mismo, es importante tener en cuenta que mientras el artículo 19 señala una nueva forma de reunión del máximo órgano social o de junta directiva, el artículo 20 consagra una alternativa para la toma de decisiones, en ambos casos con la participación de todos sus miembros.
En cuanto a las actas que den cuenta de las decisiones adoptadas, de acuerdo con los preceptos antes indicados, la ley señala claramente que se deben suscribir por el representante legal y el secretario de la compañía, o en defecto de éste, por algún socio o miembro de junta.
Es importante señalar que a diferencia de las formalidades exigidas para la elaboración de actas en reuniones presenciales del Máximo Órgano Social o de Junta Directiva –artículo 431 del Código de Comercio- en las que dichos órganos manifiestan su consentimiento y anuencia en la designación de las personas que han de actuar como presidente y secretario de la respectiva reunión, salvo que en los estatutos se haya consagrado alguna regla especial y a quien por ley les corresponde firmar en señal de aprobación, en el caso de reuniones no presenciales o de votación escrita, la ley suple el consentimiento de los asociados o miembros, determinando expresamente las personas a quienes corresponde esa formalidad, sin la cual el documento no adquiere plena validez y su contenido no se hace obligatorio.
Adicionalmente, estima este Despacho que son tan claras y precisas las formalidades previstas en el artículo 21 cuando expresa que las actas elaboradas, como consecuencia de los preceptos contenidos en los artículos 19 y
Aunque con lo expuesto se entiende absuelto su segundo interrogante, es necesario agregar que para efectos de las reuniones de que trata el artículo 19, la ley no determina el lugar en donde debe encontrarse el representante legal o los asociados o miembros; lo que resulta claro es que las decisiones de los órganos sociales deben adoptarse a través de cualquier medio técnico idóneo que permita en el futuro probarse o mediante comunicación escrita, de acuerdo al mecanismo previsto en el artículo 20; lo que si previó el legislador fue precisamente la forma de elaboración de las actas que dan cuenta de lo sucedido en la reunión o de la decisión adoptada y el término dentro del cual debe surtirse esa formalidad”.
Finalmente, para mayor información sobre temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
