Oficio 220-080670 No convocatoria a reuniones ordinarias del máximo organo social – Normas Legales.

Oficio 220-080670
1 de Septiembre de 2010 

Superintendencia de Sociedades
No convocatoria a reuniones ordinarias del máximo organo social – Normas Legales

Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2010-01-163590, por medio de la cual consulta “que norma y sanción hay para una sociedad, cualquiera que sea, si no realiza la asamblea dentro de los 3 primeros meses y que responsabilidad hay para el Rep. Legal, Junta Directiva y Revisor Fiscal?”

Sobre el particular y en aras de dar contestación a su consulta es necesario realizar las siguientes consideraciones de orden jurídico y temático:

  1. 1.                  Cuando se constituye una sociedad, se da nacimiento a una nueva persona jurídica, a la luz de lo consagrado en el artículo 98 del Estatuto Mercantil, en donde los integrantes del capital social de la compañía plasman su voluntad social en aras a facilitar el normal funcionamiento de la misma.

Dentro del anterior contexto, con un amplio margen de discrecionalidad para la confluencia de la voluntad privada, la ley dispone de mecanismos para que el máximo órgano social de la compañía sesione de manera periódica, fijando normas imperativas para lograr su integración y cabal funcionamiento

 

2. En lo concerniente con la reunión ordinaria del máximo órgano social de una compañía, encontramos como su regulación en los artículos 110, numeral 7, 181 y 422 del citado código. El numeral mencionado expresa que: “La sociedad comercial se constituirá por escritura pública en la cual se expresará: La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia”.

El artículo 181 ibídem, consagra que “Los socios de toda compañía se reunirán en junta de socios o en asamblea general ordinaria una vez al año, por lo menos en la época fijada en los estatutos…” y por último el artículo 422 del mismo código dispone que “Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social. Si no fuera convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10:00 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la sociedad. Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión”.

3. En las normas antes citadas, es claro el carácter imperativo y supletivo de las mismas, en donde encontramos que lo dispuesto en el artículo 181, es la posibilidad que da la ley a los administradores de una sociedad para que procedan a convocar a reuniones ordinarias al máximo órgano social dentro del año correspondiente, y por el otro lado nos encontramos frente a una norma que tiene carácter eminentemente supletivo, en donde las personas que formen parte de la composición del capital social, bien pueden estipular en los estatutos sociales la época en que debe efectuarse la reunión ordinaria de la junta de socios o de la asamblea general de accionistas.

4. Las reuniones del máximo órgano social, deben efectuarse con estricta sujeción a las normas legales y estatutarias en cuanto a convocación y quórum. La sesión correspondiente debe realizarse en el lugar del domicilio social, salvo que se encuentre representada la totalidad del capital social, pues de darse dicha circunstancia, la misma bien puede celebrarse en cualquier lugar. Es nítido que la trasgresión anterior conlleva a que las decisiones que se adopten sean ineficaces.

5. En relación con la convocatoria a realizar tanto por el revisor fiscal como por la junta directiva, tenemos que al primero le incumbe proceder a citar a la asamblea general de accionistas o junta de socios, cuando lo juzgue necesario, solo a sesiones extraordinarias, no así a la junta directiva, pues no existe norma legal que le atribuya dicha posibilidad y por ende carece de capacidad para ello.

Valga anotar que de acuerdo con el artículo 207, parágrafo del estatuto mercantil, cuando el cargo de revisor fiscal esta sometido a la voluntad privada, las funciones del citado cargo, serán aquellas que de manera clara y expresa se pacten en los estatutos, y de no contemplarse nada debemos recurrir a lo que sobre el particular disponga la normatividad legal imperante.

6. Frente a la responsabilidad que le incumbe a los administradores por la no convocatoria oportuna del máximo órgano social, es preciso tener en cuenta que la no realización de las reuniones del máximo órgano social, ordinarias o extraordinarias, lo que implica verdaderamente es que a los asociados no se le informa sobre la situación de la compañía en un momento determinado, como vienen desarrollándose las actividades de la misma, la falta de consideración de los estados financieros, eje central sobre los cuales gravita el ente jurídico, en fin, sin poner en conocimiento la situación societaria, es imposible lograr un desarrollo armónico y veras de la compañía como tal, con lo cual el administrador incumple los deberes legales y estatutarios que le asisten, por lo cual puede ser objeto de sanciones administrativas y sujeto de acciones judiciales de

responsabilidad civil dirigidas a obtener indemnización de perjuicios ocasionados.

7. Ahora bien, en lo atinente a la no convocatoria del máximo órgano social por parte de las personas obligadas para ello, la ley le concede a los asociados la posibilidad cierta de dirigirse a esta entidad y solicitar la convocatoria de la junta de socios o de la asamblea general de accionistas, para ello el solicitante o los solicitantes requieren ser representantes de no menos del diez por ciento del capital social (Articulo 87, numeral 2 de la Ley 222 de 1995).

8. Por último, valga la advertencia, que este organismo, cuando lo considere pertinente, puede imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales, cualquiera sea el caso, a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos, conforme lo consagrado en el numeral 3 del artículo 86 de la mencionada ley.

En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes anotarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, en desarrollo del cual esta superintendencia dentro de su competencia, ha emitido diversos conceptos de gran interés, que estamos seguros le será útil consultar en nuestra pagina WEB.

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