Oficio 115-033361 del 30 de abril de 2008

 

REF.: efectuar el reconocimiento contable de la capitalizacion de un pasivo ( sociedad limitada )

Se recibió el escrito radicado con el número 2008-01-059650 el 4 de abril de 2008, mediante el cual indica que existen eventos en las sociedades objeto de registro contable y generalmente producen tres actos, que se dan en diferentes fechas. Ejemplo, mediante acta se autoriza la capitalización de un pasivo; dicha acta se eleva a escritura pública; y esa escritura se registra en la Cámara de Comercio. Por tanto consulta, cuando los tres actos ocurren en meses diferentes, con cual se hace el registro contable, y en caso de no ser en la fecha de registro en la Cámara de Comercio, que sucede cuando las cifras emitidas en los estados financieros, difiere de lo certificado por la Cámara de Comercio. 

Previo a atender su solicitud, es necesario aclararle que las consultas que se presentan a esta Entidad se resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas en ejercicio de las atribuciones de inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales expresamente señaladas en la Ley 222 de 1995 y se circunscribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto, ciñéndonos en un todo a las normas vigentes sobre la materia.

Sobre el particular y antes de resolver los interrogantes planteados en la consulta es conveniente hacer algunas precisiones en cuanto a los documentos soportes que son de gran importancia no solo para la comprobación o justificación de las transacciones económicas que lleva a cabo un ente económico en desarrollo del objeto social, sino que además se constituyen en un elemento esencial para el registro en la contabilidad. Son una prueba integra y verificable por terceras personas.

Es así, que el artículo 123 del Decreto 2649 de 1993, señala: "Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación..."

Este orden de ideas, son soportes internos los que sirven para registrar operaciones que no afectan directamente a terceros, como el movimiento de reservas, los diferidos, las salidas de inventarios, la distribución de costos y gastos, etc., y deben contener fecha, número de serie, descripción de la operación y cuantía de ella.

Son soportes externos los documentos que se producen para registrar operaciones realizadas con terceros, como las facturas de ventas, los recibos de caja, los comprobantes de pago, los comprobantes de devoluciones, etc., y deben contener las fechas de expedición, número de serie, detalle, valor y forma de pago, y lógicamente que tratándose de pagos efectuados por la sociedad relacionados con el desarrollo del objeto social, a los comprobantes de pago o de egreso se les debe adjuntar el documento que dio origen a la erogación, valga decir, facturas expedidas por proveedores, cuentas de cobro por prestación de servicios (transportes, asesorías etc.) extractos de cobro de entidades bancarias y demás documentos que permitan probar el pago que se esta realizando.

En lo referente al capital, el artículo 83 del decreto antes citado, en el inciso segundo dispone: "El capital debe registrarse en la fecha en la cual se otorgue el documento de constitución o de reforma, o se perfeccione el compromiso de efectuar el aporte, en las cuentas apropiadas, por el monto proyectado, comprometido y pagado, según el caso". (Se subraya).

De otra parte, el artículo 158 del Código de Comercio establece que toda reforma del contrato de sociedad comercial deberá reducirse a escritura pública que se registrará como se dispone para la escritura de constitución de la sociedad, en la cámara de comercio correspondiente al domicilio social al tiempo de la reforma. Sin los requisitos anteriores, la reforma no producirá efecto alguno respecto de terceros. Las reformas tendrán efectos entre los asociados desde cuando se acuerden o pacten conforme a los estatutos.

Concordante con lo anterior, es procedente concluir, que el aumento de capital, en este caso por la capitalización de un pasivo, debe registrarse en la fecha en la cual se otorgue la escritura pública, documento que como ya se señaló, debe ser registrado en la cámara de comercio.

Por lo anterior, cumplido el requisito del registro ante la Cámara de Comercio, esta entidad procederá a la actualización del nuevo monto del capital, momento en el cual, deberá existir la debida concordancia entre lo registrado en la contabilidad de la sociedad y lo inscrito en el registro mercantil.