Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual pone de presente que en una sociedad del tipo de las anónimas, en el libros de actas de la asamblea general de accionistas reposan algunas de ellas sin la firma de quien actuó como presidente pero falleció sin haberlas suscrito, por lo que pregunta el tramite y gestión que se debe realizar a fin de subsanar dicha omisión.
Sobre el particular, teniendo el cuenta que el asunto se encuentra resuelto de tiempo atrás, en esta oportunidad me permito transcribir apartes del Oficio 220- 036672 de 15 de junio de 2010, en la que refiriéndose a la imposibilidad de que las actas sean firmadas por quienes actuaron como presidente y/o secretario, el Despacho expresó:
“(….)
En primer lugar es sabido que tratándose de la asamblea general de accionistas, la obligación de elaborar actas para consignar en ellas lo acaecido en las reuniones que la misma lleve a cabo, se encuentra contemplada de una parte en el artículos 189 y del Código de Comercio y de la otra, en el articulo 431 ídem, normas que conjuntamente contemplan los requisitos y formalidades que éstas deban reunir.
Así se tiene que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 431 del código citado, las actas deben ser firmadas por el presidente de la asamblea y su secretario, o en su defecto por el Revisor Fiscal, lo que claramente indica que cuando sea del caso, es posible sustituir la firma de uno u otro funcionario, e incluso de ambos, con la del Revisor Fiscal, independientemente de que en el cuerpo del documento figuren los nombres de las personas que desempeñaron los cargos respectivos.
Dicha apreciación es igualmente predicable tratándose de las actas de junta directiva, pues si bien es cierto para ellas no aplican los requisitos de orden procedimental previstos en el artículo 189 ibídem, no lo es menos que la firma del revisor fiscal cuando haya lugar, está legitimada para suplir la del secretario y/o el presidente como lo indica expresamente el artículo 441 del Código citado, donde se lee: "En el Registro Mercantil se inscribirá la designación de representantes legales mediante copia de la parte pertinente del acta de la junta directiva o de la asamblea, en su caso, una vez aprobada y firmada por el presidente y el secretario, o en su defecto, por el revisor fiscal" (las subrayas no es del texto).
Ahora, de no ser dable la solución anterior y considerando que la finalidad de la firma del acta, amén de su aprobación por parte del propio órgano o de las personas en que éste delegue tal atribución, es la de dotar el documento del suficiente valor probatorio, es viable optar por incluir las decisiones de las que da cuenta el acta respectiva en una posterior y por ende, correspondiente a una nueva reunión, en la que el propio órgano social consienta en incluir el temario de una anterior citación. De esta manera, la propia asamblea o la junta subsanaría la omisión, reafirmando las decisiones que fueran adoptadas antes y, aceptando la expresión probatoria de ello, mediante la constancia en el acta que se levante de esa nueva reunión.
Por último no sobra observar que aún cuando las actas que cumplan con las formalidades del caso, son prueba suficiente de los hechos que consten en ellas y por lo mismo, son el medio probatorio principal de las decisiones que en consten en ellas, según los términos del artículo 189 ibídem, hay tener presente que en todo caso no son el único medio probatorio, pues la ley mercantil ni procedimental excluyen la aplicación de otros medios de prueba para suplir su ausencia, salvo la restricción que opera en el caso de los administradores para establecer hechos que no consten en las actas conforme indica la disposición legal mencionada, pero esa restricción, por su carácter de tal, sólo tiene vigencia en el supuesto expresamente señalado, por lo que no aplicaría tratándose de hechos que pretendan hacer valer los asociados o eventualmente, terceros”. (Negrilla fuera del texto original).
Solo queda por aclarar, conforme la preceptiva mencionada, si bien la firma del revisor fiscal puede sustituir la de quienes actuaron como presidente y secretario en las reuniones del máximo órgano social, es pertinente tener en cuenta que tal mecanismo es viable siempre que el mismo hubiere concurrido pues la firma en el acta respectiva supone que los hechos allí referidos son ciertos.
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
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