Oficio 115-043001 del 3 de julio de 2008
REF: Los comerciantes no pueden crear nueva cuentas que no estén definidas en el Plan Único de Cuentas-PUC- para comerciantes.
Se recibió su escrito radicado con el número 2008-01-099711 el 27 de mayo de 2008, mediante el cual consulta, respecto de las cuentas existentes en el Plan Único de Cuentas para Comerciantes, al no poderse cambiar, si es posible crear nuevas cuentas; si para una empresa que tienen 120 cuentas corrientes y desea manejar una cuenta contable por cada cuenta (111005) bancos nacionales y para el primer banco 11100501 hasta el 11100599, pero de ahí en adelante 111006 y así sucesivamente?.
Previo a atender su solicitud, es necesario aclararle que las consultas que se presentan a esta Entidad se resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas en ejercicio de las atribuciones de inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales expresamente señaladas en la Ley 222 de 1995 y se circunscribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto, ciñéndonos en un todo a las normas vigentes sobre la materia.
El artículo 6 del Decreto 2650 de 1993, modificado por el Decreto 2894 de 1994, artículo 2º. Normas de aplicación, establece: “El plan único de cuentas debe aplicarse de conformidad con las siguientes normas:
1. Catálogo de cuentas. El catálogo de cuentas y su estructura, serán de aplicación obligatoria y en la contabilidad no podrán utilizarse clases, grupos, cuentas o subcuentas diferentes a las previstas en él. (Se subraya).
No obstante, los entes económicos que lo consideren necesario podrán utilizar internamente, para el registro de sus operaciones, códigos y denominaciones diferentes, caso en el cual deberán elaborar una tabla de equivalencia entre éstas y las contenidas en el catálogo del plan único de cuentas, la cual estará a disposición de las personas o entidades que de conformidad con la ley tengan la potestad de inspeccionar o examinar los libros y papeles del ente económico. Sin embargo, en libros registrados se deberá asentar la información contable conforme al catálogo de cuentas del mencionado plan.
2. Dinámicas y descripciones. En todo caso, las dinámicas y descripciones serán de uso obligatorio y todos los asientos contables deberán efectuarse de conformidad con lo establecido en ellas”. (Se subraya).
Es del caso aclarar que al nivel de séptimo dígito, es decir, de auxiliar, el ente económico tiene libertad para utilizar los códigos y denominaciones que considere necesario para el registro y control de sus operaciones.
Por tanto, con la expedición del citado plan de cuentas, se buscó la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes, con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad, y por ello, está compuesto por un catálogo de cuentas, la descripción y la dinámica para la aplicación de las mismas, las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas.
Por consiguiente y en atención a su consulta, el Plan Único de Cuentas, en cuanto a su catálogo de cuentas y su estructura, no puede ser modificado y menos aún crear nuevas cuentas o subcuentas, si no es por expresa disposición de norma reglamentaria (vía decreto) expedida por el gobierno nacional.
