Oficio 220-024331 Del 23 de Abril de 2010
Asunto: Liquidación Voluntaria y pasos a seguir.
Se recibió su escrito radicado en este Despacho con el número 2010-01-027824 por medio del cual eleva la siguiente consulta:
“- Qué pasos hay que seguir para efectuar una liquidación voluntaria.
El acta de la junta de socios donde se tome una decisión de liquidar la sociedad, debe elevarse a escritura pública.
Qué otras cosas debe contener la escritura pública donde se opta por la liquidación (¿acá debe estar incluido el invenbtario de los bienes de la sociedad y las deudas correspondientes)?
El inventario que se presenta para la liquidación debe ser en el caso de los bienes raíces, por su valor catastral, o por su valor comercial”.
Disolución De Una Sociedad:
Con excepción de la causal contemplada en el numeral 1º del artículo 218 del Código de Comercio (vencimiento del término de duración de una sociedad) 1, la disolución de una sociedad comercial observa las reglas de una reforma estatutaria, y como tal, según los términos del artículo 158 de la misma codificación deberá hacerse por escritura Pública, la cual deberá registrarse en la cámara de comercio del domicilio social, requisitos sin los cuales no producirá efecto alguno respecto de terceros.
A la pregunta de la peticionaria tendiente a saber qué “…debe tener la escritura pública donde se opta por la liquidación…” entiende el Despacho que la pregunta va encaminada a saber qué documentos se deben protocolizar en la escritura pública de disolución, procede expresar lo siguiente:
Toda reforma a los estatutos deberá ser aprobada por el máximo órgano social, de cuya reunión se deberá levantar un acta, que es, junto con el certificado existencia y representación legal de la entidad, los soportes para su consiguiente solemnización (que obviamente quedan protocolizados en la escritura pública correspondiente), instrumento que seguidamente habrá de inscribirse a
Liquidación Social:
Disuelta la sociedad se procederá a su inmediata liquidación conforme al artículo 222 ibídem, y no podrá iniciar nuevas operaciones en desarrollo de su objeto social, conservando su capacidad jurídica únicamente para los actos necesarios a la inmediata liquidación. Así lo indica el artículo 222 de la codificación mencionada.
Grosso modo, la liquidación de una sociedad comercial es la extinción de la persona jurídica, agotando para tal fin el procedimiento previsto por ley, en el cual se realizan o enajenan todos los activos de la empresa para pagar las acreencias externas e internas del ente societario.
El Código de Comercio en sus artículos 225 y siguientes prevé el procedimiento a seguir tratándose de una la liquidación privada, en el cual se compilan las distintas etapas que deben surtirse hasta llegar a su culminación, esto es, hasta la aprobación de la cuenta final de la liquidación.
A continuación, el Despacho se permite resaltar algunos puntos relacionados con el tema:
a) El liquidador lo designan los socios.
b) Los órganos sociales (junta de socios o asamblea general de accionistas, y junta directiva, si la hubiere), continúan funcionando durante toda la etapa de la liquidación.
c) El inventario del patrimonio social es aprobado por los asociados.
d) Una vez inscrita la disolución en el registro mercantil, es irreversible y ella debe concluir con la extinción de la personalidad jurídica.
e) Las cuentas del liquidador en la las aprueban o imprueban directamente los socios.
Hecha la anterior reseña, y pasando a las obligaciones de la sociedad frente a los acreedores, resulta oportuno precisar que respecto al procedimiento para la reclamación de créditos, para lo cual es importante remitirnos al artículo 226 del Código de Comercio que establece para el liquidador la obligación, entre otras, de presentar en las reuniones ordinarias de la asamblea o junta de socios, un inventario detallado, el cual deberá quedar a disposición de de los socios durante el término de la convocatoria.
A la luz del artículo 234 de la misma codificación, el inventario deberá incluir, además de la relación pormenorizada de los distintos activos de la sociedad, todas las obligaciones a su cargo, con especificación de la prelación u orden legal de pago (artículo 2488 y siguientes del Código Civil), inclusive de las que puedan afectar eventualmente el patrimonio, como las condicionales, las litigiosas, las fianzas, los avales, etc.
Tal inventario es susceptible de ser objetado por los acreedores por falsedad, inexactitud o error grave (artículo 235). Tramitadas las objeciones y hechas las rectificaciones a que hubiere lugar, o vencido el término en que puedan ser propuestas, el inventario será sometido a la aprobación de la asamblea general o junta de socios.
Igualmente, el artículo 232 de la codificación mercantil, prevé que “Las personas que entren a actuar como liquidadores deberán informar a los acreedores sociales del estado de liquidación en que se encuentra la sociedad, una vez disuelta, mediante aviso que se publicará en un periódico que circule regularmente en el lugar del domicilio social y que se fijará en lugar visible de las oficinas y establecimientos de comercio de la sociedad.” Ello tiene su razón de ser en orden a que los acreedores tengan la oportunidad de conocer de manera pronta esa situación tan especial y definitiva de la sociedad, evitando que sus derechos puedan verse vulnerados en razón a liquidaciones improvisadas o secretas en las que no tengan la posibilidad de hacer valer sus acreencias, máxime que puede haber casos en los cuales la misma sociedad, por múltiples motivos puede desconocer de la existencia de obligaciones a su cargo, o que estando registradas dentro de la contabilidad de la sociedad, ésta no refleje fielmente la totalidad de la mismas.
Agotado el trámite liquidatorio, el liquidador con el producto de la realización del activo de la sociedad, procederá a cancelar las cuentas de los terceros de acuerdo con lo que se encuentre registrado en el inventario, atendiendo en todo caso la prelación legal de pagos (Artículos 2488 y siguientes del Código Civil), luego de lo cual se pagará el pasivo interno tal y como lo señala el artículo 144 del Código de Comercio, en virtud del cual los asociados no podrán pedir el reembolso total o parcial de sus acciones, cuotas o partes de interés, antes de que, disuelta la sociedad, se haya cancelado el pasivo externo.
En conclusión, las obligaciones a cargo de la sociedad serán únicamente las que aparezcan consignadas en el inventario, destacándose la importancia de su presentación de los mismos en la reuniones de asamblea o juntas de socios (Artículo 226 del Código de Comercio), con especificación, además, de la prelación de pagos, para que los acreedores, como ya se había indicado en el presente oficio, tengan la oportunidad de ejercer los derechos a que haya lugar en orden a que les sean reconocidas y pagadas sus acreencias.
Acta de liquidación privada de una sociedad:
Artículo 247 del Código de comercio:
Pagado el pasivo externo de la sociedad, se distribui rá el remanente de los activos sociales entre los asociados, conforme a lo estipulado en el contrato o a lo que ellos acuerden.
La distribución se hará constar en acta en que se exprese el nombre de los asociados, el valor de su correspondiente interés social y la suma de dinero o los bienes que reciba cada uno a título de liquidación.
Tal acta se protocolizará en una notaría del lugar del domicilio social, junto con las diligencias de inventario de los bienes sociales y con la actuación judicial en su caso.
PARÁGRAFO. Cuando se hagan adjudicaciones de bienes para cuya enajenación se exijan formalidades especiales en la ley, deberán cumplirse éstas por los liquidadores. Si la formalidad consiste en el otorgamiento de escritura pública, bastará que se eleve a escritura la parte pertinente del acta indicada. (resaltado fuera del texto).
Como puede observarse de la norma en mención, una vez pagado el pasivo externo, se distribuirá el remanente entre los asociados, distribución se hará constar en acta que se levante con ocasión de tal previsión legal, la cual dará prueba suficiente de lo hechos que consten en ella, y será el liquidador el responsable por la veracidad de la información en ella contenida.
De otra parte, y en aras de responder sobre el inventario de los bienes y su consiguiente protocolización, resulta oportuno referirnos al ‘Acta final de
Qué debe contener un acta final de la liquidación de una sociedad:
Existe un documento que es el referido en el artículo 247 del Código de Comercio, llamado acta de distribución de remanentes en el cual deberá quedar discriminado, el nombre de los asociados, el valor de su correspondiente interés social y la suma de dinero o los bienes que cada uno reciba a título de liquidación.
Hecho lo anterior, el liquidador o liquidadores deberán convocar a la asamblea o junta de socios para que para ponerles a su consideración las actuaciones y cuentas de los liquidadores, así como el acta de distribución de remanentes, a la que nos referimos en el párrafo anterior, decisiones que se adoptarán en la forma prevista en el artículo 248 del Código de Comercio, y es en ese momento cuando se puede hablar de que quedó aprobada la cuenta final de la liquidación.
Tal acta deberá contener:
Nombre de la sociedad que se liquida.
Lugar y fecha de la reunión.
Persona y forma en que se realizó la convocatoria.
Medio por el cual se realizó la convocatoria, y la antelación para tal fin.
La lista de los asistentes, con indicación de la participación porcentual en el capital social.
El inventario de la sociedad.
El valor o bienes que recibe cada socio a título de adjudicación.
El informe de las cuentas del liquidador o liquidadores. acompañado de los documentos y pruebas correspondientes.
La constancia de aprobación del texto del acta por parte del órgano social; si para tal efecto se nombró una comisión, el nombre de las personas que la integraron.
Dicho documento deberá ir firmado por el Presidente y Secretario de la reunión.
Valor de los bienes:
Finalmente, para responder la pregunta de la peticionaria tendiente a determinar si en el inventario que se presenta para liquidación, los bienes raíces deben registrarse por su valor comercial o el catastral, vale decir, que, conforme a lo previsto en el Decreto 2649 del 29 de diciembre de 1993, el precio que allí se refleje será el comercial, tal y como se desprende del inciso primero, artículo 112 –Contabilidad de las empresas en liquidación-, en concordancia con el inciso quinto, artículo 10º –Valuación o Medición-, cuyos apartes pertinentes me permito transcribir:
Artículo 112 (inciso primero):
“CONTABILIDAD DE LAS EMPRESAS EN LIQUIDACION. Los activos y pasivos de las empresas en liquidación se deben valuar a su valor neto realizable.
No es apropiado asignar el costo de los activos a través de su depreciación, agotamiento o amortización. Tampoco es apropiado diferir ingresos, gastos, cargos e impuestos.
Deben registrarse por separado los activos que deban ser devueltos en especie a los propietarios del ente y clasificar los pasivos según su orden de prelación legal. En el momento en que conforme a la ley o al contrato sea obligatoria la liquidación de un ente económico, se deben reconocer todas las contingencias de pérdida que se deriven de la nueva situación. Cuando la ley así lo ordene se deben reconocer con cargo a las cuentas de resultado, en adición a las contingencias probables, las eventuales o remotas.
Por regla general no es admisible el reconocimiento de hechos económicos con base en estimaciones estadísticas.
Debe crearse un fondo para atender los gastos de conservación, reproducción, guarda y destrucción de los libro s y papeles del ente económico.”
Artículo 10º (inciso quinto):
“(…)
Valor de realización o de mercado es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente, en que se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en el curso normal de los negocios. Se entiende por valor neto de realización el que resulta de deducir del valor de mercado los gastos directamente imputables a la conversión del activo o a la liquidación del pasivo, tales como comisiones, impuestos, transporte y empaque.
