Oficio 115-049362 de 10 de octubre de 2007
LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
El artículo 52 del Código de Comercio estipula que al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.
Este libro se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros principales, siendo por lo tanto necesario que su detalle se lleve al nivel de auxiliar.
Si bien no existe norma que obligue llevar este libro, no significa que la sociedad pueda considerar la posibilidad de llevarlo, en el cual, una vez inscrito en la respectiva Cámara de Comercio del domicilio social, debe registrarse al cierre de cada periodo contable, el balance general y el estado de resultados de cada ejercicio contable, detallando la composición de sus bienes muebles e inmuebles, créditos, activos y pasivos a nivel de auxiliares.
Ahora bien, en cuanto a su pregunta de qué pasa si el libro se lleva a nivel de total general por cuenta y a su vez el detalle se soporta en libros auxiliares en papel o medio magnético y cuál es la norma que habla de la forma de llevar el libro de inventario y Balances. Como ya se dijo el propósito de este libro es el de mostrar en detalle todos los bienes, derechos y obligaciones por lo menos una vez al año al cierre del ejercicio contable y por lo tanto solo es posible su adecuado registro a nivel de auxiliares.
En cuanto a la norma que establezca la forma de llevar este libro, ello solo atiende al desarrollo de la técnica contable, pues como ya se dijo el legislador no fijó la obligatoriedad de llevar dicho libro y menos la forma de llevarse.
Al respecto se transcribe lo aseverado por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública en su concepto CTCP 076 de febrero 13 de 1997: "Finalmente, el Decreto 2649 ya citado considera dentro de los estados financieros de propósito especial el estado de inventario, que de acuerdo con el artículo 28 "...es aquél que debe elaborarse mediante la comprobación en detalle de la existencia de cada una de las partidas que componen el balance general". De lo antes expuesto, podemos concluir que si bien es cierto que existe la obligación de preparar un estado de inventario, y de conformidad con el artículo 125 del Decreto 2649 ya citado los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes, también lo es que la ley hasta el momento no ha señalado como libro obligatorio el de Inventarios y Balances y por ende tampoco ha reglamentado cual sería el contenido de los registros en los mismos.
En consecuencia, queda a criterio de cada uno de los entes económicos, definir y decidir si de acuerdo a sus necesidades debe llevar el libro tantas veces mencionado, así como la forma de diligenciarlo para atender las exigencias de carácter legal vigentes.".
