Oficio 340-019340 del 13 de abril de 2007
LAS SOCIEDADES EN LIQUIDACIÓN LA DISTRIBUCIÓN ANTICIPADA DE REMANENTES SE DEBE REGISTRAR EN EL PATRIMONIO.
En primer lugar, es preciso tener en cuenta que la finalidad del proceso de liquidación privada voluntaria una vez disuelta la compañía y previa elaboración del inventario, es la inmediata realización de los activos sociales con el fin de cancelar las obligaciones a cargo de la sociedad respetando las disposiciones legales sobre prelación de créditos que trata el Código Civil, para continuar con el pago del pasivo interno y posteriormente proceder, con la distribución del remanente, si lo hubiere entre los asociados.
Aunque la legislación mercantil expresamente establece la regla general, en virtud de la cual los asociados no podrán pedir el reembolso total o parcial de sus aportes, antes de que disuelta la sociedad se haya cancelado su pasivo externo, en los términos del artículo 144, principio que se reitera en las disposiciones aplicables al trámite social, el artículo 241 del Código de Comercio, consagra como excepción la posibilidad de que el responsable del proceso pueda distribuir entre los asociados “... la parte de los activos sociales que exceda el doble del pasivo inventariado y no cancelado al momento de hacerse la distribución.
En este orden de ideas (...), es claro que al liquidador a quien le corresponde decidir la entrega o no de los activos sociales, pues si el legislador hubiera pretendido una formalidad especial y adicional, así lo hubiera manifestado expresamente o hecho la remisión correspondiente.
De esta forma en opinión del Despacho, no es necesario que la distribución anticipada de activos sociales entre accionistas de una sociedad en liquidación, esté precedida de una autorización por parte de la entidad que ejerza la inspección, vigilancia y control de la sociedad, pero sí debe ser aprobada en el seno del máximo órgano social y posteriormente protocolizada dicha decisión junto con la cuenta final de liquidación e inscribirse en el registro mercantil”.
Igualmente, mediante oficio 220-63614 de octubre 3 de 2003 este Organismo expresó
“...es necesario precisar que las normas que contemplan el proceso liquidatorio, tienen como finalidad proteger a los acreedores sociales, y es por esta razón, que en presencia de un activo que supere en más del doble al pasivo externo inventariado y no cancelado de una sociedad disuelta, la ley permite que sea distribuido entre los asociados en forma anticipada, pues considera que un monto de activos que doble en cuantía al pasivo, garantiza suficientemente a los terceros que contrataron con la compañía el pago de las obligaciones sociales que ella contrajo durante el desarrollo de su objeto.
Ahora bien, en atención a que, como quedó dicho, la aludida distribución anticipada forma parte del proceso liquidatorio, si se hace indispensable que de ella se deje constancia en un acta que se elabore en términos similares a los del acta final de liquidación, y que igualmente sea sometida a la aprobación del máximo órgano social, con el fin de que la aludida repartición y la aprobación de la misma, figure por escrito.
Para proceder de la anterior forma, es imprescindible la correcta elaboración del inventario del patrimonio social que servirá de base para la liquidación de la compañía..
Ahora bien, efectuadas las anteriores consideraciones, para responder su inquietud, es conveniente señalar que esta entidad ha considerado que pese a que ni en la normatividad contable ni en el Plan Único de Cuentas para Comerciantes se contempla la forma como debe reflejarse en la contabilidad la distribución anticipada, podría llevarse en una cuenta de patrimonio contraria a su naturaleza que bien podría denominarse “DISTRIBUCIÓN ANTICIPADA DE REMANENTES” por el valor total de lo distribuido anticipadamente, lo cual hará necesario que en el momento de preparar los estados financieros, las notas a los mismos revelen en detalle el origen de dicha cuenta, así como el número del acta, fecha, y valor aprobado por el máximo órgano social.”
