Aviso recibo del escrito en referencia, remitido a esta Entidad por el Grupo de Doctrinas Dos de la Superintendencia Financiera de Colombia, a través del cual  pregunta “si de acuerdo con la ley 222 de 1985 y normas concordantes, los miembros de la junta directiva de una sociedad anónima están en la obligación de responder las solicitudes escritas a ellos formuladas por un accionista, cuya finalidad sea establecer el posible desconocimiento de su calidad de accionista como consecuencia de irregularidades en las anotaciones y soportes documentales del libro de registro de accionistas de la sociedad”. (Destacado fuera del texto original).

 En primer lugar, es pertinente aclararle al consultante que vía consulta no pueden resolverse situaciones de carácter particular y concreto, la Entidad en ejercicio de tal facultad realiza un análisis de la normativa que regula el tema aportando elementos de juicio al interesado para los fines a que hubiere lugar.

Efectuada la anterior precisión, de conformidad con el artículo 22 de la Ley 222 de 1995, los miembros junta directiva ostentan la calidad de administradores, condición por la que el legislador les ha impuesto, entre otras deberes, la de “Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutaria” (Art. 23, Núm. 2º Ib.), atribución que obviamente no se limita a las disposiciones del Ordenamiento Mercantil y demás que regulan las distintas relaciones comerciales derivadas del desarrollo del objeto social, sino a todas aquellas que regulan el normal funcionamiento al interior de la empresa, entre ellas, las relacionadas directamente con los derechos que la ley le otorga a quienes ostenten la calidad de accionistas, lo que incluye obviamente que las anotaciones en el libro de accionistas como los soportes que la sustenten se ajusten a las prescripciones de orden legal como reglamentación interna si lo hubiere.

En otras palabras, los miembros de la junta directiva en su condición de administradores son responsables del cumplimiento de las normas, reglas y principios establecidos en el Decreto 2649 de 1993, que reglamenta la contabilidad en Colombia, que con relación al libro de acciones el legislador dispone que diariamente se deben anotar los datos que sean necesarios para identificar adecuadamente cada movimiento de los aportes, documentados mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. (Arts. 123 y 130 Ibídem).

En resumen de lo expuesto, dado que a los administradores, entre ellos, los miembros de la junta directiva, les corresponde velar por el cumplimiento de las disposiciones legales, estatutarias y/o reglamentaciones de orden interno, si lo hubiere, frente a posibles irregularidades que advierta directamente o a través de los accionistas o terceros en general están en la obligación de adoptar las medidas que fueren pertinentes para subsanarlas e impartir las instrucciones que la situación amerite, so pena de la responsabilidad solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los accionistas o a los terceros en general, responsabilidad a la que también esta sometido el representante legal de la compañía a quien también corresponde vigilar que se cumpla la ley (Art. 24 de la Ley 222 de 1995).

Pese a que la junta directiva está en la obligación de investigar las posibles violaciones a la ley y/o estatutos y/o reglamentos internos de las que tenga conocimiento por cualquier medio, inclusive escritos a ella dirigidos por los accionistas de la empresa, es preciso indicar que su actuación como las decisiones que se adoptan al interior de la misma, deben ajustarse al quórum y mayorías previstas en los estatutos sociales o a los términos que señala el artículo 437 de Código de Comercio.

No debe olvidar el consultante que velar por el cumplimiento de la ley; porque se lleve regularmente la contabilidad de la empresa, entre otras funciones, corresponde también al revisor fiscal de la compañía (Art. 207, numerales 1º y 4º del C. de Co.), so pena de las sanciones por los perjuicios que ocasione a la sociedad, a los accionistas o a terceros, por negligencia o dolo en el ejercicio de sus funciones (Art. 211 y 216 del Cód. Cit. concordante con el Núm. 3º, Art. 86 de la Ley 222 Ib.)

Resuelta la inquietud planteada, solo queda por comunicarle que a través de la Ley 1450 de 2011 o Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014, en el artículo 252 se asignó a la Superintendencia de Sociedades las funciones jurisdiccionales previstas por el legislador en el artículo 44 de la Ley 1258 de 2008, respecto de todas las sociedades sujetas a su supervisión, de ahí que esta Entidad es competente para conocer de conflictos societarios, en los siguientes términos: “Las diferencias que ocurran a los accionistas entre sí, o con la sociedad o sus administradores, en desarrollo del contrato social o del acto unilateral, incluida la impugnación de determinaciones de asamblea o junta directiva con fundamento en cualquiera de las causas legales, podrán someterse a decisión arbi tral o de amigables componedores, si así se pacta en los estatutos.

Si no se pacta arbitramento o amigable composición, se entenderá que todos los conflictos antes mencionados serán resueltos por la Superintendencia de Sociedades, mediante el trámite del proceso verbal sumario” (Art. 40 Ley 1258 Cit. – Destacados fuera de texto).

Sin perjuicio de lo expuesto, el socio o accionista frente a presuntas irregularidades en el funcionamiento de la sociedad también está facultado para solicitar una visita a la compañía en los términos del artículo 84 de la Ley 222 de 1995 siempre que la sociedad de la cual es accionista esté vigilada conforme las causales previstas en el Decreto 4350 de 2006; en cambio, si la sociedad se encuentra en inspección, podrá solicitar la medida administrativa consistente en la investigación administrativa contemplada en el numeral 3º del artículo 152 del Decreto- 0019 de 2012, que modifica el Art. 87 de la Ley 222 Cit., evento en el que habrán de observarse las condiciones que allí se exigen para el efecto.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su escrito, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

Para mayor información e ilustración sobre temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de la Entidad () o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad

Cordialmente