Oficio 220-034429 Del 3 de junio de 2010

Asunto: Junta directiva y Actas de Asamblea General o Junta de Socios, y Junta Directiva.


Me refiero a su escrito radicado en este Despacho con el número 2010-01-098198, por medio del cual eleva una consulta en los siguientes términos:

“Comedidamente pido a Usted emitir, respecto a Actas de reuniones de Asamblea General y de Junta Directiva de las sociedades sometidas a la Inspección y  Vigilancia de esa Superintendencia, un concepto en el cual se indique lo siguiente:


01. Cuál es la Validez y Eficacia Jurídica del Acta correspondiente a Reunión Extraordinaria de Junta Directiva cuando ésa Junta estatutariamente aparece integrada exclusivamente por dos socios y, adicionalmente, aparece como integrada por personas que no son socias pero que dentro de la Junta ocupan los cargos auxiliares de Secretario, Tesorero y de Vocal respecto a los cuales los estatutos predican que cumplirán las funciones que le asigne la Junta (integrada exclusivamente por los dos socios) y son de libre nombramiento y remoción de tal Junta. Lo anterior en el evento de que la Reunión Extraordinaria se realice con asistencia de solamente los dos socios haciendo constar en el acta que “asistieron todos los miembros de la Junta Directiva” (sin discriminar quienes, en el entendido que la expresión “todos los miembros “ en este caso se refiere los dos únicos socios que integran la Junta, pues no es necesario mencionar a los auxiliares que por estatutos y por ministerio de la ley , no la integran), y, finalmente, consignando en el acta que la misma “fue aprobada por unanimidad” (expresión referida a los dos únicos socios que integran la Junta).- Luego de lo anterior, sin que nadie (Ni Presidente ni Secretario) hubiese firmado el original del Acta, se expide una “Fiel copia del Original” y dentro de la “fiel copia” se consigna la expresión “Edo) El Presidente XXX “ (Fdo) El Secretario YY”, expresiones cuyo contenido no es cierto por cuanto el Secretario ni asistió ni firmó el Acta. Pero advertido el yerro, la Junta integrada exclusivamente por los dos UNICOS socios que la integran, se reúne dentro de los tres (3) días, DEJA EXPRESA CONSTANCIA de que en realidad el Secretario NO FIRMÓ el Acta y con esa SALVEDAD, mediante PROPOSICION adopta el texto y el contenido del mismo como “acta propia de la Junta de Socios” , “Para efectos de su transferencia al Libro de Actas”, Esta última acta es firmada por el Presidente de la Junta y por el Secretario Ad-Hoc que es el otro socio miembro de la Junta.


02.- Cual es, en general, la validez y eficacia jurídica de las actas de Asamblea General y de Junta Directiva, y de las decisiones que consten en ellas reflejando la voluntad unánime de todos los miembros que integran tales organismos, cuando a falta de secretario, especialmente cuando a falta de secretario auxiliar (articulo 21 ley 222/95) tal acta es firmada,( CON o SIN la previa aclaración de que éste no firmó por no haber asistido o por cualquier otra causa), solamente por el Presidente de la Asamblea o de la Junta Directiva?.


03.- Es legalmente procedente convalidar y/o adoptar, mediante acta de reunión subsiguiente o posterior, determinaciones adoptadas en reuniones anteriores pero consignadas en actas correspondientes de Asamblea General o de Junta Directiva expedidas en forma irregular, con el reconocimiento en el acta subsanatoria del hecho irregular cuya existencia determina la necesidad de convalidación del acta o de la decisión de que se trata?”

En primera instancia resulta oportuno precisar, que con fundamento en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, este Despacho profiere conceptos de carácter general y en abstracto a que haya lugar con motivo de las consultas que le son formuladas, sobre las materias de su competencia relacionadas con el cumplimiento de la ley y de los estatutos por parte de las sociedades comerciales, más no le es dable mediante esta instancia emitir pronunciamientos de ninguna índole sobre situaciones  particulares y concretas.

Aclarado lo anterior, y  no obstante advertirle que las preguntas resultan un poco confusas, el Despacho se ocupará grosso modo del tema de su inquietud, a saber:

Junta Directiva:

Para referirnos a este órgano, basta remitirnos a las normas que rigen sobre la materia:

Artículo 434: esta norma hace alusión a su  conformación, la cual prevé que deberá integrarse por lo menos con tres miembros, cada uno con un suplente, de carácter numérico, salvo en los casos en que en los estatutos se exprese que serán personales. Como puede observarse es facultativo de los asociados plasmar en los estatutos sociales si los miembros suplentes de la junta directiva serán numéricos o personales.

Se entiende como miembro suplente numérico de una junta directiva, la persona que de acuerdo al cuociente electoral entra a conformar dicha junta, ocupando el renglón de suplente, teniendo en cuenta únicamente para ello, el número de votos que se hayan depositado para conformar la junta directiva, sin consideración al nombre de la persona que ocupa el renglón principal.

A su vez, se entiende como suplente personal, el miembro que es elegido por cuociente electoral de la misma lista a la cual pertenece el miembro principal, pues en este caso, el nombre del suplente es escogido de antemano para que integre un renglón con una persona determinada en calidad de miembro principal, valga decir, que la suerte del principal va íntimamente ligada con la de su suplente.

Visto lo anterior, es claro que ante la ausencia de un miembro principal de una junta directiva, y siendo los suplentes numéricos, deberá remplazarlo el suplente que este ubicado en el primer lugar, y a falta de éste, el que ocupe el segundo lugar en la suplencia, y así sucesivamente.

Por su parte el artículo 435, establece una prohibición para  su conformación con personas ligadas entre sí por matrimonio, o parentesco dentro del tercer grado de consanguinidad o segundo de afinidad, o primero civil, excepto en las sociedades reconocidas como de familia.

El artículo 436 prevé que los miembros de la junta directiva (principales y suplentes)  serán elegidos por la asamblea general para períodos determinados, y por cuociente electoral1, sin perjuicio de que puedan ser reelegidos y removidos libremente por la misma asamblea. Con la designación por cuociente electoral pretende el legislador que tengan participación en la administración todos los asociados (mayoritarios y minoritarios) en la consideración de las diferentes planchas que libremente podrán presentar los asociados en cada oportunidad para la conformación de de dicho cuerpo colegiado.   .

Por su parte, el artículo 437 dispone que la junta directiva deliberará y decidirá válidamente con la presencia y los votos  de la mayoría de sus miembros, salvo que se estipule una mayoría superior.

Hecha la reseña anterior, es claro que la junta directiva se  integra mínimo con tres miembros principales y con sus respectivos suplentes, sin que exista disposición legal que restrinja su designación a socios o  no socios de la compañía; así las cosas una junta puede estar integrada por miembros que reúnan o no la calidad de socios o que incluso estén vinculados laboralmente a la sociedad .

Desde luego, debe tenerse en cuenta que la Junta Directiva como cuerpo colegiado es un órgano que funciona en interés de la sociedad y no de los socios individualmente considerados, y ejerce un rol de supervisión sobre la administración, revisando el desempeño de la sociedad, el cumplimiento de sus objetivos, entre otros.

Ahora bien,  cualquier administrador, revisor fiscal, un socio ausente o disidente, podrá, dentro de la oportunidad legal, podrá impugnar2  ante la justicia ordinaria o ante la Superintendencia de Sociedades las actas (de asamblea, junta de socios o junta directiva) contentivas de decisiones que no se ajusten a la ley o a los estatutos, o que al consignar las determinaciones, éstas difieran de las adoptadas en cada oportunidad (artículo 189 del Código de Comercio y artículo 137 de la Ley 446 de 1998).

Actas de Asamblea de asamblea o junta de socios y actas de Junta Directiva:

La obligación legal de elaborar actas del órgano correspondiente y recoger en ellas lo sucedido en la reunión, se encuentra contemplada en el artículo 28 del Código de Comercio, el cual prevé en su ordinal 7º el deber de inscribir en el registro mercantil, entre otros libros, “Los de actas de a asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles.” Por su parte,  el Decreto reglamentario 2649 de 1993 al regular lo concerniente  al registro de libros, en su artículo 131 dispuso, que,  que “Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos  pueden asentar en un  solo libro las actas de todos sus órganos colegiados…”.


Es cierto que si bien las normas legales son claras al prever la necesidad de compulsar actas de las reuniones que celebren los diferentes órganos, no lo es menos que tratándose de reuniones de junta directiva no establece los requisitos y formalidades que se deban tener; sin embargo, este Despacho ha sostenido  que ello no significa en manera alguna se encuentren desprovistas de un régimen aplicable, pues con fundamento en el principio de la analogía que en materia mercantil establece el artículo primero del citado código, resultan predicables en relación con dichas actas, las formalidades de elaboración establecidas para las actas de las asambleas o juntas de socios, de las cuales dan cuenta los artículos 195, 431 y 189, en virtud de los cuales habrá de consignarse en todas y cada una de ellas las diferentes situaciones que las determinan, y que a manera de ejemplo me permito relacionar algunos requisitos: fecha y hora de la reunión; forma en la cual se convocó; lista de asistentes con indicación del número de acciones o cuotas propias o ajenas que representen; asuntos tratados; votos emitidos a favor o en contra o en blanco; fecha de la clausura y desde luego, todas las actas deberán estar firmadas por las personas que hayan actuado como presidente y secretario en cada oportunidad.

Ahora en punto a la inquietud del peticionario, en lo que tienen que ver con la ausencia de firmas del presidente y del secretario en un acta, vale precisar que  tales situaciones deberán sanearse, pues caso contrario, como ya se expresó, las actas que no cumplan con los requisitos exigidos por la ley, carecerán de valor probatorio, imponiéndose la obligación de sanear tal situación; Vr. Gr. la falta de aprobación de las actas.

En todo caso, de no haberse firmado el acta de la junta directiva, lo acontecido en la sesión podrá ser ratificado con posterioridad por el mismo órgano dejando las constancias a que haya lugar.

Desde luego, si existen objeciones atinentes al valor probatorio del acta, a la coincidencia con la realidad o incluso con los suscriptores presuntamente atribuidos a la intención de producir un efecto contrario a la ley, estas irregularidades deben ser discutidas ante la justicia ordinaria, incluida las instancias penales.

Para mayor información e ilustración sobre los temas societarios, se le sugiere consultar la página de Internet de la Entidad () o los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos publicados por la misma.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.