Junta directiva – Reuniones universales –Actuación de los suplentes.

Oficio 220-126597
31 de Octubre de 2011
Superintendencia de Sociedades

Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2011-01-273707, por medio de la cual desea “conocer la posición de la Superintendencia respecto a la posibilidad de que se celebren reuniones universales de la Junta Directiva cuando están presentes solo los miembros Suplentes de dicho organismo. ¿Es necesario que en el acta se plasme una justificación a la ausencia de los miembros Principales?”.

Sobre el particular es pertinente señalar lo considerado por la Entidad en el Comité de Integración Jurídica y Doctrinal, del 29 de septiembre de 2009, en el cual se llegó a la siguiente conclusión:

La junta directiva como órgano de administración en el que están representados todos los asociados, gracias al esquema de elección de sus miembros, que le garantiza a los distintos grupos de interés existentes en la compañía tener asiento en ella, se integra con no menos de tres miembros principales, cada uno de los cuales por disposición expresa de la ley tiene un suplente personal o numérico, según se acuerde en los estatutos, en el entendido que si bien los principales como los suplentes son en común delegatarios directos de la voluntad de unos mismos accionistas, los segundos en atención a las reglas generales que gobiernan el ejercicio de las suplencias, solamente está llamados a reemplazar al principal respectivo en los casos de ausencia definitiva o temporal.

En esa medida, debe ser claro que aun cuando a los suplentes les asiste en principio una mera expectativa de intervenir, ésta se concreta y se traduce en facultad y correlativa obligación para actuar una vez se verifica el supuesto de hecho que determina su participación, que no es otro que la ausencia definitiva o temporal del principal respectivo, lo que implica que cuando el suplente ante esa circunstancia actúa, queda investido para todos los efectos de las mismas calidades y atribuciones que le corresponden a los principales y, adicionalmente, explica porqué el ejercicio de las funciones, y no la sola aceptación del cargo, es lo que hace al suplente sujeto del régimen de responsabilidad previsto para los administradores en la Ley 222 de 1995, y destinatario, entre otros, de inhabilidades legales como la consagrada en el artículo 185 del C. de Comercio.

Sumadas éstas a las consideraciones que le han servido de fundamento a la Superintendencia para conceptuar en los términos del Oficio 220-23264 de marzo de 2000, que son viables las “reuniones universales de la junta directiva” cuando quiera que sin mediar convocatoria, se encuentren presentes todos los miembros principales y voluntariamente decidan declarar instalada la sesión para tratar asuntos concretos de su competencia, es posible también afirmar que en circunstancias iguales procede realizar ese tipo de reuniones y tomar las decisiones a que haya lugar, cuando entre los asistentes participe alguno o alguno de los miembros suplentes, siempre que para ese efecto estén actuando todos como principales y, por unanimidad, consientan en celebrar la sesión y adoptar las decisiones que correspondan, teniendo en cuenta que la validez de una y otras, se supedita en todo caso al cumplimiento estricto de las disposiciones legales y estatutarias pertinentes, entre ellas las que determinan la participación de los miembros suplentes del órgano social tantas veces citado.

Ahora bien, es necesario precisar el evento en que la reunión universal sea de aquellas integradas sin previa convocatoria, evento en el cual se requiere que el miembro principal conozca de la posibilidad de hacer parte del órgano colegiado y pueda optar entre asistir o no

Así las cosas, en el último caso mencionado, es necesario que el principal haya conocido con anticipación y por cualquier medio de la integración del órgano y haya manifestado o se conozca de manera fehaciente la imposibilidad de ejercer como directivo, para que el suplente desempeñe sus funciones

En consecuencia, las reuniones universales de junta directiva, sin convocatoria previa, deben estar integradas por principales, salvo que exista constancia de que el principal manifestó la imposibilidad de asistencia temporal o conste la falta absoluta de aquél, que habilite la integración con el suplente.

La imposibilidad del miembro principal debe constar en el acta respectiva con el objeto de que la misma de fe de la procedencia de la comparecencia del suplente a la reunión universal de junta directiva sin previa convocatoria.

En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes anotarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.