Oficio 220-167310
02 de Diciembre de 2011
Superintendencia de Sociedades
Junta Directiva – actuación de sus miembros.
Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2011-01-319218, por la cual hace referencia a la junta directiva de la sociedad ASCENSIÓN S.A. en donde usted es miembro principal y plantea las siguientes inquietudes:
“PRIMERO. Si como miembro principal de la Junta Directiva de la sociedad comercialLA ASCENSION S.A. tengo la calidad de administrador y si en tal condición puedo tener acceso físico a todos los documentos que en virtud de tal, se debatan en las reuniones de Junta Directiva de la Entidad.
SEGUNDO. Si como miembro principal de la Junta Directiva de la sociedad comercialLa Ascensión S.A. tengo derecho a solicitar en virtud de mi condición de administrador para revisión y análisis los documentos puestos a consideración de la Junta Directivapara su aprobación, a fin de emitir en votación los conceptos ajustados a la Constitución y a la Ley y especialmente convenientes a los accionistas que me eligieron.
TERCERO. Si la aprobación de entrega de documentos para análisis solicitado por un miembro principal de la Junta Directivo de la sociedad La Ascensión S.A. requiere de la aprobación de la Junta Directiva para su autorización.
CUARTO. Si existen temas vedados para un miembro principal de la Junta Directiva, en relación con asuntos del resorte de la sociedad comercial La Ascensión S.A. y de conocimiento de la mencionada junta.
QUINTO. A que sanciones legales y disciplinarias se hace acreedora la sociedad o el Representante Legal, en caso de la vulneración de los plenos derechos que debe tener un miembro principal de una junta directiva de la sociedad comercial La AscensiónS.A.”
Sobre el particular, resulta oportuno precisar que con fundamento en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, este Despacho profiere conceptos de carácter general y en abstracto a que haya lugar con motivo de las consultas que le son formuladas, sobre las materias de su competencia relacionadas con el cumplimiento de la ley y de los estatutos por parte de las sociedades comerciales, más no le es dable mediante esta instancia emitir pronunciamientos de ninguna índole sobre situaciones particulares y concretas.
Aclarado lo anterior, y toda vez que las inquietudes guardan estrecha relación, exclusivamente con la actuación de un miembro de junta directiva de una sociedad, las mismas serán absueltas dentro de un solo contexto de la siguiente manera:
El cuerpo colegiado denominado junta directiva conforme lo consagrado en el artículo 434 del Código de Comercio, “se integrará con no menos de tres miembros, y cada uno de ellos tendrá un suplente…….”.Igualmente dicho cuerpo “deliberará y decidirá válidamente con la presencia y los votos de la mayoría de sus miembros, salvo que se estipulare un quórum superior” (Artículo 437 ibídem).
Vemos como la junta directiva, puede estar constituida por socios o no socios de la compañía o que incluso estén vinculados laboralmente a la sociedad.
Las personas que entran a formar parte del órgano que nos ocupa, a la luz de lo consagrado en el artículo 22 de la Ley 222 de 1995, son administradores de la compañía a quienes les corresponde en ejercicio de sus funciones esencialmente adelantar sus actuaciones en interés de la sociedad y teniendo en cuenta los intereses de sus asociados.
Ahora bien, es preciso tener en cuenta que los miembros de la junta directiva, individualmente considerados no son el cuerpo colegiado, y solo queda debidamente constituido cuando se instala el mismo, cuando los miembros mínimos que se requieren para que este pueda deliberar y decidir se encuentran presentes y dan inicio a la reunión pertinente
Es por lo anterior, que instalada la junta directiva, este órgano debe funcionar como un todo en interés de la sociedad, ejerce una supervisión sobre la administración, buscando que la compañía desarrolle su objeto social ajustada en un todo a los estatutos y a las normas legales pertinentes, que se de cumplimiento a los objetivos trazados, entre otros asuntos, pero no puede funcionar, resaltamos, en interés de los socios individualmente considerados
Terminadas las sesiones del órgano que nos ocupa, existe la obligación legal de elaborar actas en donde quede plasmado todo lo ocurrido en la sesión. Lo visto tiene sustento legal en el artículo 28 de la legislación mercantil, el cual de manera expresa dispone en el numeral 7, que deben inscribirse en el registro mercantil “Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asamblea y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles”.
Elaboradas las actas de las reuniones, deben ser firmadas por el presidente y el secretario, pues en caso de la ausencia de las firmas respectivas, dicho documento carecen de valor probatorio, lo que no impide que lo ocurrido en una sesión pueda ser ratificado con posterioridad en una próxima reunión.
Valga anotar que en nuestra legislación mercantil no existe norma alguna que regule el tema atinente con la forma de elaborar las actas de las reuniones de la junta directiva de una compañía, lo cual llevo a esta entidad a considerar que la normatividad que regula la elaboración de las actas de las reuniones del máximo órgano social, como lo son la junta de socios o la asamblea general de accionistas, por analogía le son perfectamente aplicables a la construcción de las actas del cuerpo colegiado que hemos tratado a lo largo de este escrito (Artículo 189 y 431 del Código de Comercio).
Ubicados de manera clara y concreta dentro del amplio universo que gobierna a la junta directiva como un todo, en donde la esencia de su proceder es una actuación conjunta y no individual de cada uno de sus integrantes, tenemos que los miembros de la junta directiva son administradores de la sociedad, en donde cada uno de ellos dentro del seno de las reuniones del cuerpo colegiado es participe de los asuntos que se debatan en su entorno y por ende, bien pueden estudiar y analizar los documentos que van a ser objeto de alguna decisión con el fin de poder emitir su voto y es entonces lógico que deben estar enterados de los documentos que se elaboren como consecuencia de lo tratado en las sesiones respectivas.
Ahora bien, lo anterior no faculta a los miembros de la junta directiva, para que actuando de manera individual y ya no colegiada, soliciten en cualquier momento documentos para ser estudiados fuera de las reuniones, cuando han tenido el tiempo necesario para ello, salvo que la junta en pleno lo autorice, independientemente de que los mismos tengan o no el carácter de reservados.
Finalmente, es preciso tener en cuenta que los administradores de la sociedad, (Artículo 22 de la Ley 222 de 1995), deben velar por el cumplimiento, actuar en interés de la sociedad teniendo en cuenta los intereses de los asociados y en caso contrario, serán responsables de manera solidaria e ilimitada de los perjuicios que por dolo o culpa le ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros (Artículos 23 y 24 ibidem.).
En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes anotarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
