Informe de gestión / Libro de actas / Derecho de inspección

Oficio 220-051348

19 de Abril de 2011

Superintendencia de Sociedades

Informe de gestión / Libro de actas / Derecho de inspección

Aviso recibo del escrito en referencia, mediante el cual formula tres (3)interrogantesrelacionados con el informe de gestión; los libros de actas y el derecho de inspección, temas que se abordarán en su orden establecido, a saber:

- “1. Puede un miembro de junta directiva o de Comité Ejecutivo, presentar un informe de gestión a todos los socios, sin que dicho informe haya sido redactado ni mucho menos sometido a discusión y aprobación de los demás miembros de la Junta Directiva o Comité Ejecutivo, y adicionalmente hacerle entrega a los socios y terceros ajenos a la sociedad antes de la fecha de realización de la Asamblea?.”.

Para resolver el asunto, debe tenerse en cuenta que conforme con el Art. 46 de la Ley222 de 1995 “Terminado cada ejercicio contable…. los administradores deberán presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, los siguientes documentos:

1. Un informe de gestión. (….)”, documento que según las voces del artículo 47 Ib. (Modificado por el artículo 1 de la Ley 603 de 2000) debe contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación económica, administrativa y jurídica de la sociedad, pero además ordena de manera expresa que “El informe deberá ser aprobado por la mayoría de votos de quienes deban presentarlo. A él se adjuntarán las explicaciones o salvedades de quienes no lo compartieren”. (Destacado fuera de texto).

Así las cosas, es a todas luces claro que las respuestas a su pregunta son negativas pues el informe debe presentarse a consideración del máximo órgano social, previa aprobación de su contenido, como mínimo, de la mayoría de los miembros de junta directiva, de lo que se infiere que no es viable presentarlo a los socios individualmente considerados ni a terceros ajenos a la sociedad pues se trata de un informe para ser aprobado o no en el seno de la asamblea o junta de socios.

En términos similares lo ha expresado la Entidad, por ejemplo en el Oficio 220-38083 de 30 de julio de 1998, con relación al informe de gestión contenido en el Art. 47 Cit.“…. ante el interrogante que se plantea en torno a la aprobación del informe de gestión al que alude el artículo 47 de la Ley 222 de 1995 por parte de los accionistas que ostentan la condición de administradores, cabe precisar que efectivamente el artículo 46 ibídem ,le impone la obligación a los administradores de presentar al máximo órgano social para su aprobación o improbación al fin de cada ejercicio contable, el respectivo informe, junto con los estados financieros y sus notas, así como un proyecto de distribución de las utilidades repartibles, e cual, al tenor del citado artículo 47, deberá contener la exposición de los hechos y las indicaciones expresamente señaladas por la norma, advertencia explícita de que para ese fin el informe deberá haberse aprobado antes por la mayoría de votos de los administradores que deban presentarlo..

De acuerdo con lo anterior, es claro que las disposiciones citadas en manera alguna establecen para efectos de la aprobación que le corresponde a la asamblea, o junta de socios sobre el denominado informe de gestión, prohibiciones o restricciones, en razón a la calidad de administradores, como tampoco las contempla ninguna otra norma legal.(….).

- “2. Tiene derecho un socio y miembro de junta directiva o comité ejecutivo a guardar las actas de las reuniones y hacerlas públicas?”

La respuesta a sus preguntas también son negativas, por cuanto si bien no existe norma expresa que disponga la guarda del libros de actas y el carácter privado de las mismas, tal situación deviene del análisis de varios artículos del ordenamiento mercantil de donde se desprende que el libro de actas como aquellos que señala la ley como obligatorios, describen la evolución del ente social a partir del momento de su constitución, observación que aunque no está en discusión, sí permite establecer que los mismos son documentos de la sociedad que deben permanecer en la misma, no sólo para que los socios o accionistas puedan ejercer el derecho de preferencia en la sede de la compañía, únicos llamados a examinarlos, sino porque en cualquier momento pueden ser objeto de revisión y análisis cuando las autoridades competentes así lo requieran.

Nótese que el artículo 61 del C. de Co. expresa que “Los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente.

Lo dispuesto en este artículo no restringirá el derecho de inspección que confiere la ley a los asociados sobre libros y papeles de las compañíascomerciales, ni el que corresponda a quienes cumplan funciones de vigilancia o auditoría en las mismas”. (Destacados fuera del texto).

Refuerza lo indicado, artículos como el Art. 60 del Cód. Cit. que concordante con el Art. 134 del Decreto 2649 de 1993 hacen énfasis en la obligación que le asiste a la sociedad para conservar los libros y papeles del comerciante bajo su responsabilidad, lo que de plano excluye a los administradores a título personal.

- “3. Tiene derecho un socio y miembro de junta directiva o comité ejecutivo a ejercer el derecho de inspección en forma permanente, sin limitarse al tiempo de los 15 días hábiles establecidos en la Ley?”.

La respuesta a esta pregunta resulta de la lectura al Art. 379 C. de Co., que señala los derechos que cada acción, confiere al accionista, independiente de que en él se conjugue el cargo de administración en la sociedad; en el numeral 4º del artículo citado se lee “El de inspeccionar, libremente, los libros y papeles sociales dentro de los quince días hábiles anteriores a las reuniones de la asamblea general en que se examinen los balances de fin de ejercicio…”, mandato que se reitera en el Art. 447 Ibídem, donde se establece “Los documentos indicados en el artículo anterior, junto con los libros y demás comprobantes exigidos por la ley, deberán ponerse a disposición de los accionistas en las oficinas de la administración, durante los quince días hábiles que precedan a la reunión de la asamblea”·(Negrilla nuestra).

Son innumerables los pronunciamientos sobre el tema del derecho de inspección, uno de ellos, el Oficio 220- 6397 de 30 de enero de 1999 que sobre el derecho de inspección en las sociedades anónimas expresó:

Para tal efecto, previamente me permito citar el artículo mencionado:

"Art. 48. Derecho de inspección. Los socios podrán ejercer el derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad, en los términos establecidos en la ley, en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad.

En ningún caso, este derecho se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad.

Las controversias que se susciten en relación con el derecho de inspección serán resueltas por la entidad que ejerza la inspección, vigilancia o control. En caso de que la autoridad considere que hay lugar al suministro de información, impartirá la orden respectiva.

Es indiscutible que la calidad de accionista confiere entre otros derechos el de inspeccionar, libremente, los libros y papeles

sociales, derecho que únicamente reconoce los límites que le impone la ley".

Son fundamentales los aportes que en materia de derecho de inspección realizó el artículo en cita, que obligan a desagregar su contenido para ilustrar con más precisión los avances obtenidos.

1. El artículo 48 de la Ley 222 de 1995, reitera lo ordenado por el ordenamiento mercantil en diferentes disposiciones que erigen en derecho esencial del socio el de inspeccionar los libros y papeles de la sociedad, integrándolo al marco normativo particular de cada tipo societario.

Finalmente, y en las sociedades anónimas, el derecho de inspección responde en cuanto al tiempo de su ejercicio a lo exigido en los artículos 379 y 422 del ordenamiento mercantil, que lo ubica en los quince días anteriores a la asamblea en que se examinen los balances de fin de ejercicio.

2. En forma expresa señaló como lugar de ejercicio del derecho, las oficinas de la administración de la sociedad que funcionen en el domicilio principal de la sociedad, y evita definitivamente distorsiones por la ausencia de regulación en la materia. Claro está que la doctrina ya había hecho un reconocimiento al respecto interpretando en forma sistemática el ordenamiento mercantil.

3. Adopta un mecanismo ágil para la solución de controversias que se susciten en relación con el derecho de inspección y otorga competencia para dirimirlo a la entidad que ejerza la inspección, vigilancia o control para resolverlas, y procurar, si fuere el caso, su ejercicio.

4. El administrador y el revisor fiscal que propicie o cohoneste el desconocimiento del derecho de inspección puede ser sujeto de la remoción del cargo en la sociedad, para lo cual, el artículo 48 de la Ley 222 de 1995 otorga competencia a un órgano del mismo ente, y en subsidio podrá hacerla efectiva la entidad gubernamental que ejerza la inspección, vigilancia o control.

Para finalizar, es preciso recordar que los administradores, entre ellos, a los miembros de la junta directiva, que conforme los términos del artículo 22 de la Ley 222 de 1995, deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Es así que el legislador señaló que “En el cumplimiento de su función los administradores deberán:

2. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias” (Art 23 Ib.), so pena de la responsabilidad solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros, así como sujetos a la presunción de culpa en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos por parte de los administradores (Art. 24 Ibídem), sin perjuicio de las sanciones que prevé el Art. 86, Núm. 3º de la misma ley.

Para mayor información sobre éstos y otros temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de la Entidad (www.supersociedades.gov.co), o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.