Oficio 220-121600
24 de Octubre de 2011
Superintendencia de Sociedades
Inconsistencias entre estados financieros presentados dentro de un proceso licitatorio y aquellos inscritos en el Registro Mercantil.
Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2011-01-290099, mediante el cual eleva algunas inquietudes relacionadas con el valor probatorio de los estados financieros que las sociedades inscriben en el Registro Mercantil frente a aquellos certificados y dictaminados presentados a los procesos licitatorios por parte de sociedades proponentes, las cuales paso a resolver en su orden:
1. Hay alguna ley que nos aclare esta situación? En el sentido de estar seguros que cuando un proponente presenta estados financieros diferentes a los que registró en
R/. En primer término, conviene señalar que los estados financieros “… son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico. Mediante una tabulación formal de nombres y cantidades de dinero derivados de tales registros, reflejan, a una fecha de corte, la recopilación, clasificación y resumen final de los datos contables” (artículo 19 Del Decreto 2649 de 1993).
Ahora, según lo preceptuado en el artículo 34 de
En concordancia con lo anterior en el artículo 41 ibídem, se señala que dentro del mes siguiente a la fecha en la cual éstos sean aprobados, se depositará copia de los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, en
Del texto del artículo 41 antes citado, se desprende la obligación para todas las sociedades de dar publicidad a los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, mediante el depósito de una copia de los mismos en
Hasta aquí, esta oficina se ha venido refiriendo a los estados financieros de propósito general correspondientes al corte de un ejercicio social, que ya han sido sometidos a consideración del máximo órgano social para su aprobación, y que la ley obliga sean certificados, es decir, tal como lo establece el artículo 37 de
Ahora bien, en el evento que dentro del proceso licitatorio a que alude en su consulta el proponente en cuestión haya presentado estados financieros certificados y dictaminados que correspondan al mismo corte de ejercicio de aquellos de que da cuenta el Registro Mercantil, los cuales, como se explicó, para su inscripción ante tal autoridad registral también deben haber sido certificados y dictaminados en los casos a que haya lugar, pero que difieran con aquéllos en su contenido, puede entenderse que respecto de los mismos se presentó algunas de las siguientes situaciones:
1. Porque surgió la necesidad de reclasificar las cuentas dentro del mismo balance. La necesidad de reclasificar una cuenta por lo general surge cuando el saldo de dicha cuenta es contrario al de su naturaleza. Ejemplo: las cuentas del activo son de naturaleza debito, luego, si al finalizar el periodo queda alguna cuenta con saldo crédito, pues habrá que reclasificarla ya que no se puede presentar así. En este caso, los estados financieros diferirían en cuentas, más no en saldos y cualquier aclaración sobre la reclasificación se presenta en las notas correspondientes.
2. Porque se presentó la necesidad de reconocer errores de ejercicios anteriores. Es así como, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 106 del Decreto 2649 de 1993, “Las partidas que correspondan a la corrección de errores contables de períodos anteriores, provenientes de equivocaciones en cómputos matemáticos, de desviaciones en la aplicación de normas contables o de haber pasado inadvertidos hechos cuantificables que existían a la fecha en que se difundió la información financiera, se deben incluir en los resultados del período en que se advierten”. Según esta norma, corresponde efectuar las modificaciones a que haya lugar en los estados financieros, así éstos hayan sido objeto de aprobación por parte del máximo órgano social, en el mismo momento en que sea detectada la necesidad modificar los estados financieros. De esta situación, la cual puede traer como consecuencia, incluso, la diferencia en saldos entre estados financieros correspondientes al mismo periodo, también debe darse cuenta en las notas a los mismos.
3. De no presentarse alguna de las situaciones anteriormente planteadas y quienes elaboran y dictaminan los estados financieros carecen de una justificación legal comprobable ante las diferencias contundentes existentes entre estados financieros certificados y dictaminados correspondientes al mismo periodo, puede haber lugar a considerarse como irregularidad atribuible a la administración de la cual puede incluso presumirse en una conducta dolosa, situación que corresponde evaluar y determinar, exclusivamente, a la justicia ordinaria.
No obstante, para dar respuesta a su inquietud y partiendo del hecho que tanto los estados financieros inscritos ante el Registro Mercantil como los presentados ante el proceso licitatorio han sido previamente certificados, es decir, llevan implícita la afirmación de haber sido tomados directamente de los libros de comercio, valga mencionar que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 69 del Código de Comercio, “En las cuestiones mercantiles con persona no comerciante, los libros sólo constituirán un principio de prueba en favor del comerciante, que necesitará ser complementado con otras pruebas legales”, resulta del caso concluir que, salvo opinión en contrario por parte de autoridades en materia de contratación estatal, tal como
2. Al tratarse este caso de contratación estatal, los estados financieros que presente el proponente para el proceso de selección deben coincidir con los registrados en
R/. Como se afirmó en la respuesta anterior, cabe la posibilidad de que los estados financieros depositados en las entidades con las cuales se da lugar a la publicidad de los mismos no coincidan íntegramente con los presentados ante los procesos licitatorios, sin que ello signifique que media algún tipo de fraude. Por lo tanto, procede en cada caso particular analizar las circunstancias que rodean las inconsistencias presentadas entre los estados financieros allegados al proceso y los depositados ante las citadas entidades, pues de ello dependerá si se permite la continuación del proponente en el proceso o se da traslado de cualquier irregularidad en los estados financieros a las autoridades competentes.
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, los cuales tienen el alcance al que alude el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
