Oficio 340-028555 del 25 de mayo de 2006
EN LA CONTABILIDAD DEL MANDATARIO-FACTOR NO DEBE INCLUIRSE LA CONTABILIDAD DE LOS ESTABLECIMIENTOS ADMINISTRADOS.
1. El artículo 1332 del Código de Comercio, define el contrato de Preposición como:”... una forma de mandato que tiene por objeto la administración de un establecimiento de comercio de una parte o rama de la actividad del mismo. En este caso, el mandatario se llamará factor.”
De igual manera, señala la información que debe contener dicho contrato, como es entre otras, el nombre y ubicación del establecimiento de comercio, nombre, domicilio y documento de identidad del factor (quien recibe la administración del establecimiento), nombre, domicilio y documento de identidad del proponente (quien otorga la administración del establecimiento), facultades del factor y límites de gestión.
2. El Decreto 2649 de 1993, contentivo de las normas o principios de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia, señala:
2.1 Artículo 6. El ente económico es la empresa, esto es, la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente económico debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes.
2.2 Artículo 34. Son elementos de los estados financieros, los activos, los pasivos, el patrimonio, los ingresos, los costos, los gastos, la corrección monetaria y las cuentas de orden.
Los activos, pasivos y el patrimonio, deben ser reconocidos en forma tal que al relacionar unos con otros se pueda determinar razonablemente la situación financiera del ente económico a una fecha dada.
La sumatoria de los ingresos, los costos, los gastos y la corrección monetaria, debidamente asociados, arroja el resultado del periodo.
2.3 Artículo 38. Los ingresos representan flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestación de servicios o por la ejecución de otras actividades, realizadas durante el período, que no provienen de los aportes del capital.
2.4 Los artículos 47 y 53, disponen que para que un hecho económico realizado pueda ser reconocido en la contabilidad, se requiere que corresponda a un elemento de los estados financieros, pudiendo ser medido y representado de manera adecuada, lo que permite una correcta clasificación según su naturaleza, de manera que se registre en las cuentas apropiadas.
2.5 Artículo 57. Verificación de las afirmaciones: Antes de emitir estados financieros, la administración del ente económico debe cerciorarse que se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explícitas e implícitas, en cada uno de sus elementos.
Las afirmaciones que se derivan de las normas básicas y de las normas técnicas, son las siguientes:
Existencia. Los activos y pasivos del ente económico existen en la fecha de corte y las transacciones registradas se han realizado durante el período.
Integridad. Todos los hechos económicos realizados han sido reconocidos.
Derechos y Obligaciones. Los activos representan probables beneficios económicos futuros ( derechos) y los pasivos representan probables sacrificios económicos futuros (obligaciones), obtenidos o a cargo del ente económico en la fecha de corte.
Valuación. Todos los elementos han sido reconocidos por los importes apropiados.
Presentación y revelación. Los hechos económicos han sido correctamente clasificados, descritos y revelados.
3. El Decreto 2650 de 1993 y sus modificatorios contentivo del Plan Único de Cuentas para comerciantes, estableció en el grupo 41 – Ingresos operacionales, la cuenta 4140 Hoteles y Restaurantes, rubro en el cual deben registrarse el valor de los ingresos obtenidos por un ente económico, en la prestación del servicio de hotelería, campamentos y otro tipo de hospedaje, así como de restaurantes, bares y cantinas y actividades conexas, durante el ejercicio.
Para efectos de registrar el valor de los costos incurridos por el ente económico en las actividades que tiene relación de causalidad con los ingresos percibidos por los citados conceptos, dicho plan incorporó el rubro 6140.
Expuesto lo anterior, sobre los puntos por usted consultados damos respuesta en el mismo orden en que fueron presentados así:
En cuanto al primer interrogante no es procedente que el Operador Hotelero registre en su contabilidad la de los establecimientos de comercio (hoteles), recibidos para su administración, como un solo ente económico, cuando únicamente ha sido encargado para ejecutar tal labor de acuerdo con los contratos mencionados de Preposición ó Secuestre, encontrándose incorporados en ellos sus deberes, derechos y responsabilidades, y específicamente administrar un establecimiento de comercio.
Es decir, que cuando dentro del contrato de operación esté determinada la obligación de llevar contabilidad del establecimiento(s) administrado(s), ello no significa que deba incorporar todos y cada uno de los hechos económicos ejecutados en su contabilidad, toda vez que cada ente económico como unidad independiente debe llevar su propia contabilidad, con esto queda atendido el tema relacionado con la segunda inquietud.
Respecto al registro en cuentas de orden de cada uno de los establecimientos administrados, sólo procederá en los casos en que haya quedado estipulado en alguna de las cláusulas de los contratos suscritos y de los cuales se pueden derivar obligaciones a cargo del operador hotelero.
Por último, en cuanto al manejo contable de la actividad hotelera, esta Entidad no ha emitido ningún pronunciamiento al respecto, por lo tanto, debe ceñirse a las normas o principio de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.