El registro de libros de contabilidad por medios electrónicos depende de la implementación del sistema tanto en el registro mercantil como en los sujetos obligados a llevar contabilidad.

Oficio 220-038621 del 27 de Junio de 2010

ASUNTO: El registro de libros de contabilidad por medios electrónicos depende de la implementación del sistema tanto en el registro mercantil como en los sujetos obligados a llevar contabilidad.


Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2010-01-123400, mediante el cual, luego de traer a colación lo expuesto, de una parte, por esta oficina en el Oficio , en el sentido que la Ley 527 de 1999 no regula asuntos de naturaleza contable, y de otra, por el Archivo General de la Nación en su Oficio No. 1570/09 (1704) del 24 de junio de 2209, que a propósito de los documentos con valor histórico expuso “…La eliminación de los documentos originales dependerá de los resultados del proceso de valoración documental…”, solicita  “…se emita un concepto sobre el tema de consulta, en el cual se adopte una posición armónica entre las dos entidades,…”.

No se considera pertinente discutir los términos del oficio expedido por el Archivo General de la Nación, en la medida en que lo expresado no contradice la posición de esta oficina respecto de la imposibilidad de que los sujetos obligados a llevar contabilidad lo hagan utilizando exclusivamente medios electrónicos, debido a los obstáculos prácticos existentes.

Esta oficina se ha referido en varias oportunidades a la citada imposibilidad presente, para que nuestras supervisadas lleven su contabilidad con exclusividad en medios electrónicos, lo cual ha sustentado en el hecho de que la misma debe llevarse en libros físicos registrados en la Cámara de Comercio, dadas las actuales condiciones de tecnología para el registro de los mismos, en la medida en que conforme lo establecido en el artículo 39 del Código de Comercio y dada las herramientas para este efecto, el requisito se surte respecto de libros físicos y no electrónicos.

Ahora bien, seguramente en el mediano plazo las Cámaras de Comercio, así como las plataformas tecnológicas de las compañías permitirán el registro de base de datos que permitan dotar de los requisitos exigidos en la Ley 527 de 1999, de autenticidad, inalterabilidad, integridad y confiabilidad de la información financiera, con lo cual se permitirá que los libros de contabilidad sean llevados por medios electrónicos tal como lo ha previsto el artículo 1 de la Ley 1314 de 2009, a la espera de desarrollo regulatorio, el cual dispuso lo siguiente:

“…Mediante normas de intervención se podrá permitir u ordenar que tanto el sistema documental contable, que incluye los soportes, los comprobantes y los libros, como los informes de gestión y la información contable, en especial los estados financieros con sus notas, sean preparados, conservados y difundidos electrónicamente. A tal efecto dichas normas podrán determinar las reglas aplicables al registro electrónico de los libros de comercio y al depósito electrónico de la información, que serían aplicables por todos los registros públicos, como el registro mercantil. Dichas normas garantizarán la autenticidad e integridad documental y podrán regular el registro de libros una vez diligenciados.”


Desde luego, cuando se ofrezca un sistema de registro de libros electrónicos, será posible llevar la contabilidad aprovechando herramientas tecnológicas y lograr así lo que el Archivo General en su oficio señaló como una posibilidad: “… que podrá lograrse siempre y cuando se cumplan las condiciones y requisitos señalados por la misma ley o por las normas que la reglamenten.”

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes advertirle que el alcance de los mismos es aquel al que alude el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

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