Documento soporte de costos y gastos en operaciones con no obligados a expedir factura o documento equivalente. Oficio 0141 (002675)

OFICIO Nº 0141 (002675)

10-02-2020

DIAN

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y cambiarias, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Solicita orientación sobre el manejo más adecuado de los soportes tributarios de costos y gastos en la compra de material de reciclaje adquirido de recicladores y habitantes de calle, los cuales no generan “recibo, cuenta de cobro y mucho menos facturas de venta, de hecho muchos de ellos no tienen RUT, el pago se realiza en efectivo y el hecho económico se realiza cada vez que ellos llevan material.”

De acuerdo con las competencias de este Despacho, las consideraciones tributarias son las siguientes:

1. Requisitos generales

En relación con los documentos soporte de las operaciones, el artículo 771-2 del Estatuto Tributario establece los requisitos para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables, así:

Artículo 771-2. Procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) del artículo 617 y 618 del Estatuto Tributario.

Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d) e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.

Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el gobierno nacional establezca.

/.../.” (Subrayado fuera de texto)

El anterior artículo, en el inciso tercero, se refiere explícitamente a la prueba que tiene lugar para efectos de sustentar los costos y gastos, cuando el vendedor no tenga la obligación de expedir factura o documento equivalente, el cual fue reglamentado de la siguiente forma por el Gobierno nacional:

“Artículo 1.6.1.4.44. Requisitos para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables por operaciones realizadas con no obligados a facturar. De conformidad con lo estipulado en el inciso 3° del artículo 771-2 del Estatuto Tributario, el documento soporte para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables por operaciones realizadas con personas no obligadas a expedir facturas o documento equivalente, será el expedido por el vendedor o por el adquirente del bien y/o servicio, y deberá reunir los siguientes requisitos:

1. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad beneficiaria del pago o abono.

2. Fecha de la transacción

3. Concepto

4. Valor de la operación

/.../.” (Subrayado y resaltado fuera de texto)

Ahora bien, nótese que existen ciertas disposiciones normativas que establecen quiénes deben inscribirse en el RUT, así como la obligación de solicitar dicho documento. En efecto, de conformidad con el artículo 177-2 del Estatuto Tributario, los adquirentes de bienes y servicios deberán exigir y conservar una copia del RUT de sus proveedores no responsables del impuesto para efectos de que sean aceptados los costos y gastos por pagos de operaciones gravadas con IVA, así:

"ARTÍCULO 177-2. NO ACEPTACIÓN DE COSTOS Y GASTOS. No son aceptados como costo o gasto los siguientes pagos por concepto de operaciones gravadas con el IVA:

(...)

Sin perjuicio de lo previsto en los literales a) y b) de este artículo, la obligación de exigir y conservar la constancia de inscripción del responsable del Régimen Simplificado (no responsable) en el RUT, operará a partir de la fecha que establezca el reglamento a que se refiere el artículo 555-2.

En el mismo sentido, el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario dispone:

“PARÁGRAFO 3o. (...)

Cuando los no responsables realicen operaciones con los responsables del impuesto deberán registrar en el Registro Único Tributario (RUT) su condición de tales y entregar copia del mismo al adquirente de los bienes o servicios, en los términos señalados en el reglamento.

(...)" (Negrilla y subraya fuera de texto)

A su vez, el Decreto 1625 de 2016 establece que:

ARTÍCULO 1.6.1.2.6. Obligados a inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT). Están obligados a inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT):

(...)

1. g) Los responsables del impuesto sobre las ventas -IVA y no responsables del impuesto sobre las ventas -IVA;

(...)” (Negrilla y subraya fuera de texto)

De acuerdo con lo anterior, tanto los responsables como no responsables del impuesto sobre las ventas se encuentran obligados a registrarse en el RUT. En ese orden de ideas, cuando los sujetos no responsables del impuesto sobre las ventas realicen actividades gravadas con responsables del impuesto, se encontrarán obligados a estar inscritos en el RUT, indicando en la casilla correspondiente su calidad de no responsables y entregar una copia de dicho documento al adquirente de los bienes y servicios.

Sin perjuicio de lo anterior, cabe mencionar que actualmente se tramita un proyecto de decreto a través del cual se reglamentan, entre otras, las normas sobre facturación del Estatuto Tributario, incluido el artículo 771-2 aludido. Este proyecto en el artículo 1.6.1.4.12 se refiere al “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente”, estableciendo su contenido y requisitos. Este proyecto se puede consultar en la página web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

2. Factura electrónica

Frente a la obligatoriedad de soportar impuestos descontables y costos o gastos deducibles con factura electrónica, es una obligación gradual a partir del año 2020 acorde con el parágrafo transitorio 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario. Sin embargo, dicho sistema de facturación admite unos porcentajes residuales que no se soportan con factura electrónica. Esto permite considerar situaciones en las cuales el soporte respectivo podría ser otro, como sería el caso de las operaciones efectuadas con sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta e incluso con no obligados a facturar.

3. Información exógena

En relación con la información exógena y la forma de reportar las operaciones de compra, se observa en general que, la Resolución 000070 de 2019 en el Capítulo 2 se refiere a los “Pagos o abonos en cuenta y retenciones en la fuente practicadas”, precisando en el artículo 17 la información de pagos o abonos en cuenta y retenciones en la fuente practicadas, en los siguientes términos.

"Las personas naturales y sus asimiladas, las personas jurídicas y sus asimiladas y, demás entidades públicas y privadas enunciadas en los literales d), e), f), g) e í) del artículo 1 de la presente resolución, de acuerdo con lo establecido en los literales b) y e) del artículo 631 del Estatuto Tributario, deberán informar: los apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección y país de residencia o domicilio de cada una de las personas o entidades beneficiarías de los pagos o abonos en cuenta (devengo) que constituyan costo o deducción o den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles y los pagos o abonos en cuenta (devengo) no solicitados fiscalmente como costo o deducción, los valores de las retenciones en la fuente practicadas o asumidas a título de los impuestos sobre la Renta, IVA y Timbre, según el concepto contable a que correspondan en el Formato 1001 Versión 10 - Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas (...)”

Enseguida la norma precisa la información que debe entregarse por cada concepto de pago. Sin embargo, en el parágrafo 1 dispone lo siguiente:

“Parágrafo 1. El valor mínimo a reportar por cada beneficiario de un pago o abono en cuenta es de cien mil pesos ($100.000), no obstante que al discriminar el pago por concepto los valores a reportar sean menores.

Sin embargo, a opción del informante, podrán reportarse pagos o abonos en cuenta menores a dicha cuantía, cumpliendo con las especificaciones técnicas establecidas.

Los pagos que acumulados por beneficiario por todo concepto sean menores a cien mil pesos ($100.000), se informarán acumulados en un solo registro, con identificación 222222222, razón social “CUANTÍAS MENORES” y tipo documento 43, en el concepto a que correspondan, reportando la dirección del informante.”

Ahora bien, nótese que la información que se reporte, para efectos de la procedencia del costo o gasto en el impuesto de renta, debe contar con el respectivo documento soporte acorde con la normatividad vigente, según lo analizado en el punto 1.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad” –“técnica”-, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.