Oficio 220-065892
20 de Mayo De 2011
Superintendencia de Sociedades
Derecho de inspección- medidas administrativas – representación de cuotas de socio fallecido
Me refiero a su comunicación radicada con el número 2011-01-112188, mediante la cual manifiesta que es heredera de las cuotas de una sociedad limitada pertenecientes a mi madre quien falleció, actualmente por ser heredera deseo realizar un derecho de inspección del año 2010 y 2009, que alcance tiene este derecho de inspección? Hasta donde puedo indagar porque pienso que hay irregularidades? Si se opone a entregar información contable que debo hacer? Adicionalmente voy a asistir a la asamblea de dicha sociedad el jueves 31 de marzo como representante de la sucesión, aún no he recibido los estados financieros a sabiendas de que vivo fuera de Bogotá y no puede asistir a revisarlos en el domicilio que debo hacer?
Frente a la consulta formulada es conveniente precisar que las cuotas de un socio fallecido pueden ser representadas por el heredero siempre que haya sido reconocido como tal en juicio sucesoral y sea designado como representante de la herencia por todos aquellos a quienes les asiste la vocación hereditaria.
La Entidad se ha ocupado del tema, particularmente en la Circular Externa 100- 004 de 10 de marzo de 2008, contentiva de instrucciones relacionadas con la representación de acciones de sucesiones y de sociedades conyugales ilíquidas, criterio que se adopta luego del análisis del inciso tercero del artículo 378 del Código de Comercio que a la letra dice “(…) El albacea con tenencia de bienes representará las acciones que pertenezcan a la sucesión ilíquida. Siendo varios los albaceas designarán un solo representante, salvo que uno de ellos hubiere sido autorizado por el juez para tal efecto. A falta de albacea, llevará la representación la persona que elijan por mayoría de votos los sucesores reconocidos en el juicio”.
Pese a que en su integridad la Circular Externa 100- 004 de 10 de marzo de 2008, puede ser consultada en la página de Internet, se trae a colación algunos apartes que tratan el tema en consulta, a saber:
“I. REPRESENTACIÓN DE LAS ACCIONES DE UNA SUCESIÓN ILÍQUIDA
1. Representación de las Acciones de la Sucesión Ilíquida una vez abierto el proceso de Sucesión
El régimen de representación de las acciones que pertenecen a la sucesión ilíquida de un accionista fallecido se encuentra determinado en el inciso tercero del artículo 378 del Código de Comercio el cual expresa:
El albacea con tenencia de bienes representará las acciones que pertenezcan a la sucesión ilíquida. Siendo varios los albaceas designarán un solo representante, salvo que uno de ellos hubiere sido autorizado por el juez para tal efecto. A falta de albacea, llevará la representación la persona que elijan por mayoría de votos los sucesores reconocidos en el juicio.”
Teniendo en cuenta esta previsión legal de carácter especial, será preciso establecer si existe albacea con tenencia de bienes en la sucesión o si las personas que pretenden representar las acciones de la sucesión ilíquida tienen el carácter de herederos reconocidos. Para determinar si los sucesores han sido reconocidos y por tanto tienen capacidad de representar las acciones de la sucesión ilíquida, es necesario remitirse a lo dispuesto por el Código de Procedimiento Civil que regula la materia relativa al reconocimiento de los sucesores del causante.
En efecto, el Código de Procedimiento Civil en su artículo 590 modificado por el artículo 1 num. 318 del decreto 2282 de 1989 establece el procedimiento para el reconocimiento de los interesados en el proceso de sucesión y expresa:
“Para el reconocimiento de interesados se aplicarán las siguientes reglas:
1) En el auto que declare abierto el proceso se reconocerá a los herederos, legatarios, cónyuge sobreviviente y albacea que hayan solicitado la apertura, si aparece la prueba de su respectiva calidad.
Desde que se declare abierto el proceso hasta antes de proferirse la sentencia aprobatoria de la partición o adjudicación de bienes, cualquier heredero o legatario, el cónyuge sobreviviente o el albacea podrán pedir que se les reconozca la calidad. Si se trata de heredero, se aplicará lo dispuesto en el numeral 5 del artículo 587. (…)”
A este respecto el artículo 587 numeral 5 indica que la petición de reconocimiento del heredero, debe incluir: “(…) 5. La manifestación de sí acepta la herencia pura y simplemente o con beneficio de inventario cuando se trate de heredero. En caso de guardarse silencio sobre este punto se entenderá que se acepta en la segunda forma.”
Para el caso del trámite de liquidación sucesoral ante notario, el Decreto 902 de 1988 modificado por el Decreto 1729 de 1989, señala que en acta de aceptación de la solicitud se efectuará el reconocimiento de las personas que de común acuerdo se presentan como herederos, legatarios y el cónyuge sobreviviente o los cesionarios de estos, previa la afirmación de que aceptan la herencia y bajo juramento expresan que no conocen otros interesados de igual o mejor derecho.
El artículo 378 del Código de Comercio, impone a los interesados en ejercer la representación de los derechos de acciones de una sucesión ilíquida, la carga de acreditar el carácter de albacea con tenencia de bienes, o de sucesor reconocido en el juicio. Para ello será preciso promover el respectivo trámite sucesoral y solicitar el reconocimiento que lo habilita para ejercer durante el trámite de la liquidaciónsucesoral los derechos correspondientes a las acciones de la sucesión que representa.
DIFERENCIAS ENTRE ACTOS DE ADMINISTRACIÓN O CONSERVACIÓN DE LOS BIENES DE LA HERENCIA Y LA REPRESENTACIÓN PROPIAMENTE DICHA DE LOS DERECHOS DE ACCIONES QUE LE CORRESPONDEN A LA SUCESIÓN
En cuanto se refiere a la representación de las acciones de la sucesión ilíquida, por mandato de la ley, corresponde a las siguientes personas según el caso:
1) Cuando hay albacea con tenencia de bienes corresponde a él la representación.
2) Siendo varios los albaceas, debe designarse un solo representante, salvo que uno de los haya sido autorizado por el juez para el efecto.
3) Si no hay albacea, o habiéndolo este no acepta el encargo, corresponderá la representación a la persona que por mayoría de votos designen los sucesores reconocidos en el juicio o el respectivo trámite sucesoral.
4) En el evento de que no existan sucesores reconocidos, la representación le corresponderá al curador de la herencia yacente designado por el juez, cuando la herencia haya sido declarada yacente (Artículo 1297 del Código Civil).
5) Cuando ninguna de las situaciones anteriormente expuestas se verifique, no existe una persona que pueda representar válidamente los derechos de acciones de la sucesión ilíquida, por lo cual será necesario promover ante el juez la declaratoria de la herencia yacente y la designación del curador que la representa.
Los actos de administración y conservación o custodia realizados por los legitimarios no reconocidos como herederos, no les confiere la representación de la herencia, ni la facultad de elegir por mayoría de votos la persona que represente las acciones de la sucesión.
Para el caso del cónyuge sobreviviente, la representación y administración de los bienes que conforman la sociedad conyugal ilíquida le corresponde ejercerla a éste, conjuntamente con el albacea o con los herederos que hayan aceptado la herencia, en los términos del artículo 595 del Código de Procedimiento Civil”. (Negrilla fuera del texto original).
Si la calidad de representante de la sucesión le ha sido debidamente deferida, podrá ejercer los derechos que confiere la calidad de socio, entre ellos ejercer el derecho de inspección, que en el caso de las sociedades de responsabilidad limitada es en cualquier tiempo, asistir a las reuniones, elegir y ser elegido para órganos de administración y solicitar investigaciones administrativas a las entidades de supervisión entre otros.
Finalmente, debe tener en cuenta que uno o más asociados representantes de no menos el diez por ciento del capital social o alguno de sus administradores, podrán solicitar a la Superintendencia la adopción de una medida administrativa, como la que se concreta en la posibilidad de practicar investigaciones cuando se presenten irregularidades o violaciones legales o estatutarias. Para tal efecto, las personas interesadas deberán hacer una relación de los hechos lesivos de la ley o de los estatutos y de los elementos de juicio que tiendan a comprobarlos. (Artículo 87 numeral 5° de la Ley 222 de 1995).
En los anteriores términos considero haber atendido sus inquietudes, no sin antes advertirle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
