Oficio 220-120008
22 de Octubre de 2011
Superintendencia de Sociedades
Derecho de inspección de socios en las compañías de responsabilidad limitada.
Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2011-01-272366, mediante el cual, luego de referirse a algunos conflictos internos suscitados entre algunos socios de una compañía de responsabilidad limitada que antaño ejercieron la administración de la compañía y los administradores actuales de la misma, derivados del ejercicio del derecho de inspección de los primeros sobre la documentación social, para lo cual se ha hecho conocedores a los asociados del contenido del Oficio 220-028511 del 16 de junio de 2001 expedido por esta oficina, consulta los límites al ejercicio de dicho derecho por parte de los asociados en dicho específico tipo societario, teniendo en cuenta que los asociados participan en el capital de otras sociedades con idéntico objeto social de la sociedad de su consulta.
R/. Sobre el particular, en lo que concierne a los alcances del derecho de inspección de los asociados en una compañía de responsabilidad limitada, le informo que, como es de su conocimiento, esta oficina se ha pronunciado en varias oportunidades, siendo una de ellas el oficio a que alude en su consulta, el cual puede ser complementado con el Oficio 220-044409 Febrero 27 de 2009, del cual me permito transcribir:
“1.- De conformidad con lo dispuesto en el artículo 369 del Código de Comercio, “Los socios tendrán derecho a examinar en cualquier tiempo, por sí o por medio de un representante, la contabilidad de la sociedad, los libros de registro de socios y de actas y en general todos los documentos de la compañía”. (El llamado es nuestro).
Del estudio de la norma ante transcrita se desprende: i) que los socios de una sociedad de responsabilidad limitada pueden ejercer el derecho de inspección en cualquier tiempo, es decir, en el momento en que el asociado así lo considere conveniente, lo cual significa que dicho derecho no está circunscrito a ningún período o lapso determinado como ocurre en las sociedades anónimas; ii) que este derecho puede ser ejercido directamente o por un representante, esto es, que al titular del derecho es a quien le corresponde determinar si hace uso del mismo personalmente o, por el contrario, designa una persona para tal fin; y iii) que el examen lo puede hacer sobre los libros y documentos de la compañía.
Como se puede apreciar, el legislador no reglamentó la forma cómo se debía ejercer el aludido derecho, v. gr., que la manifestación para hacer uso del mismo deba hacerse por escrito; que éste sea presentado con determinada antelación; que se debe indicar los documentos que van a ser consultados, etc., simplemente estableció una pautas generales para el ejercicio de aquel.
Lo anterior, no obsta para que los asociados deban someterse a las pautas que en este tipo sociedades se fijen en orden a permitir el derecho de inspección, pues, como es sabido, éste no puede convertirse en un hecho perturbador del funcionamiento de la compañía, ni mucho menos en un obstáculo que dificulte el ejercicio de este derecho a los demás asociados.
Ahora bien, es de observar que el derecho de inspección no tiene el carácter de absoluto e ilimitado, toda vez que en ningún caso este derecho se puede extender a documentos que versen sobre secretos industriales o a datos que de ser divulgados, pueden ser utilizados en detrimento de la sociedad (inciso primero del artículo 48 de
2.- Al tenor de lo dispuesto en el artículo 66 del Estatuto Mercantil, “El examen de los libros se practicará en las oficinas o establecimientos del comerciante y en presencia de éste o de la persona que lo represente…” (la subraya por fuera del texto original), norma aplicable por analogía al examen de los documentos.
Del estudio de la disposición antes citada, se colige, de un lado, que el examen de los libros y papeles del comerciante, para el caso que nos ocupa, los libros y documentos de la sociedad de responsabilidad limitada, debe llevarse a cabo en el domicilio principal de ésta, incluido el derecho de inspección que le asiste a sus asociados, y de otro, que dicho examen debe hacerse con la presencia del comerciante o de la persona que lo represente, esto es, tratándose de una sociedad comercial, del representante legal o de la persona que este delegue para tal efecto, esto último, a juicio de esta entidad, con el fin de evitar que se sustraigan documentos o verificar que la entrega de los mismos se haga de conformidad con los que fueron puestos a disposición del asociado (s).
3.- El hecho que no esté el contador de la compañía o que el representante legal de ésta desconozca donde están los libros y documentos de la misma, no es óbice para que dicho representante pueda permitir a los asociados el ejercicio del derecho de inspección sobre aquellos, pues, tal como quedó expuesto, el derecho de inspección debe ser ejercido única y exclusivamente en el lugar donde funcionen las oficinas de administración del domicilio principal de la sociedad, y en tal virtud, el gerente de la sociedad, no puede sustraerse a la obligación de poner a disposición de los interesados los documentos sociales respectivos, so pena de hacerse acreedor a la sanción prevista en la ley.
Es de advertir que es deber de los administradores tener a disposición de los asociados en forma permanente los libros y demás documentos que señale la ley, en otras palabras, dicha información debe encontrarse disponible al momento en que cualquiera de ellos acuda a las oficinas de la sociedad para su inspección. En todo caso, y en el evento de que la administración tenga que ubicar los documentos que no hayan sido suministrados, la búsqueda de los mismos debe adelantarse de manera diligente, procurando siempre dar un trato equitativo a todos los socios y respectar el ejercicio del derecho de inspección a los mismos (numeral 6. del artículo 23 de
4.- El inciso tercero del artículo 48 ejusdem, señala que “Los administradores que impidieren el ejercicio del derecho de inspección o el revisor fiscal que conociendo de aquel incumplimiento se abstuviere de denunciarlo oportunamente, incurrirán en causal de remoción. La medida deberá hacerse efectiva por la persona u órgano competente para ello o, en subsidio, por la entidad gubernamental que ejerza la inspección, vigilancia o control del ente”. (Se subraya).
Del análisis del inciso en mención, se concluye claramente que cuando los administradores impidan el ejercicio del derecho de inspección incurrirán en causal de remoción, medida que hará efectiva la entidad que ejerza inspección, vigilancia o control sobre el ente jurídico, previa verificación de tal hecho a través de una investigación administrativa, si el órgano competente para ello se abstiene de hacerlo, lo que no impide que se impongan las sanciones que de carácter pecuniario autoriza la ley para quienes violen las disposiciones legales o estatutarias o incumplan las órdenes impartidas por
Como puede colegirse de lo expuesto, los socios de una compañía de responsabilidad limitada se encuentran facultados para ejercer el derecho de inspección sobre la documentación social en las oficinas de la administración y en cualquier momento que resulte hábil para ésta, derecho que no se extiende hasta los documentos e información que puedan ser considerados por la administración como de reserva ya porque versen sobre secretos industriales, o porque puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad y que, por supuesto, por tratarse tan sólo de un derecho para la inspección de documentos e información, no incluye la obligación para los administradores de procurar copias de éstos al asociado. Dicho derecho no puede convertirse en un hecho perturbador del funcionamiento de la compañía, ni mucho menos en un obstáculo que dificulte el ejercicio de este derecho a los demás asociados.
Ahora, en lo que corresponde a la posibilidad de que los socios de una compañía de responsabilidad limitada adelanten en forma independiente o a través de otra empresa o compañía el mismo objeto social de la sociedad de la cual es asociado, le informo que dicha situación no está prohibida por la ley para dicho tipo de asociados como sí está contemplada específicamente por el segundo inciso del artículo 297 del Código de Comercio como causal de exclusión de los asociados en las compañías de responsabilidad colectiva, lo cual no obsta para que, como se explicó anteriormente, los administradores de la sociedad de responsabilidad limitada impidan a los asociados que adelanten operaciones idénticas o similares a las de la sociedad, acceder a información que, según se criterio, pueda ser utilizada por éstos en detrimento de la misma.
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, los cuales tienen el alcance al que alude el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
