Deducción por donaciones a la red Nacional de bibliotecas. Oficio 1782 de 2018

OFICIO Nº 001782

08-10-2018

DIAN

Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina

Bogotá, D.C.

100208221- 001782

Ref: Radicado 000267 del 29/08/2018 y 100053822 del 29/08/2018

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 es función de esta Subdirección absolver de modo general las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de esta entidad.

Para comenzar se deben explicar que las facultades de esta dependencia se concretan en la interpretación de las normas atrás mencionadas, razón por la cual no corresponde en ejercicio de dichas funciones prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar, calificar, avalar o atender procesos o procedimientos que son tramitados ante otras entidades o dependencias, ni examinar las decisiones tomadas en las mismas, menos confirmar o aprobar las interpretaciones que realicen los contribuyentes sobre las disposiciones normativas. Tampoco corresponde determinar la contabilización de los ingresos de los contribuyentes o indicar en qué cuentas contables debe registrarlos ni sugerir o aconsejar el manejo contable, habida cuenta que ello depende de las actividades y operaciones económicas que realiza al sumado a los marcos normativos contables que les resulten aplicables y es de total responsabilidad de los contribuyentes.

En igual sentido, los conceptos que se emiten por este despacho tienen como fundamento las circunstancias presentadas en las consultas y buscan atender los supuestos de hecho y de derecho expuestos en estas en forma general; por ello, se recomienda que la lectura del mismo se haga en forma integral para la comprensión de su alcance, el cual no debe extenderse a situaciones diferentes a las planteadas y estudiadas.

En este contexto las preguntas tributarias serán atendidas en sentido general de acuerdo con el artículo 125 del Estatuto Tributario y las demás remitidas a las autoridades competentes para resolver asuntos que escapan a la órbita de nuestras funciones.

1.- ¿Cómo se contabiliza el ingreso de certificados de Donación Bibliotecario?

La respuesta a esta pregunta no hace parte de nuestras funciones, motivo por el cual se remitirá al Consejo Técnico de la Contaduría Pública, que es la entidad competente como organismo de normalización técnica de normas contables de información financiera y de aseguramiento de la información.

2.- En caso de que esos certificados de Donación Bibliotecaria sean transferidos de acuerdo con lo autorizado por el mencionado artículo 125, ‘¿cómo se contabiliza su ingreso por parte de la entidad a la que fueron transferidos?

En el mismo sentido, que la respuesta a la pregunta No. 1. No es competencia de este despacho determinar cómo se deben contabilizar los ingresos obtenidos por certificados de Donación Bibliotecaria, razón para enviar la pregunta al Consejo Técnico de la Contaduría Pública, que es la entidad competente como organismo de normalización técnica de normas contables de información financiera y de aseguramiento de la información.

3.- Si la entidad a la que se hizo la transferencia hizo un pago por esos certificados, ¿cómo se contabiliza el egreso correspondiente a ese pago? ¿Se trata de un egreso deducible para efectos de la declaración de renta? Igualmente, ¿cómo se contabiliza por parte de quien hizo la transferencia, el ingreso por dicho pago?

Esta pregunta es de naturaleza contable, por tanto, se remitirá al Consejo Técnico de la Contaduría Pública, que es la entidad competente como organismo de normalización técnica de normas contables de información financiera y de aseguramiento de la información.

No obstante, en lo relacionado con las expensas necesarias deducibles se recomienda revisar el contenido del artículo 107 del Estatuto Tributario.

4.- Como los certificados de Donación Bibliotecaria se pueden amortizar a cinco años, ¿se pueden hacer amortizaciones parciales dentro de esos cinco años o hay que amortizarlos todos de una sola vez?

El artículo 125 del Estatuto Tributario dispone:

ARTÍCULO 125. INCENTIVO A LA DONACIÓN DEL SECTOR PRIVADO EN LA RED NACIONAL DE BIBLIOTECAS PÚBLICAS Y BIBLIOTECA NACIONAL. <Artículo modificado por el artículo 75 de la Ley 1819 de 2016.> Las personas jurídicas obligadas al pago del impuesto sobre la renta por el ejercicio de cualquier tipo de actividad, que realicen donaciones de dinero para la construcción, dotación o mantenimiento de bibliotecas de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas y de la Biblioteca Nacional también tendrán derecho a deducir el ciento por ciento (100%) del valor real donado para efectos de calcular el impuesto sobre la renta a su cargo correspondiente al período gravable en que se realice la donación.

Este incentivo solo será aplicable, previa verificación del valor de la donación y aprobación del Ministerio de Cultura. En el caso de las bibliotecas públicas municipales, distritales o departamentales se requerirá la previa aprobación del Ministerio de Cultura y de la autoridad territorial correspondiente.

Para los efectos anteriores, se constituirá un fondo cuenta sin personería jurídica, al que ingresarán los recursos materia de estas donaciones. Dicho fondo será administrado por el Ministerio de Cultura mediante un encargo fiduciario, y no requerirá situación de fondos en materia presupuestal.

En caso de que el donante defina la destinación de la donación, si se acepta por el Ministerio de Cultura de conformidad con las políticas y reglamentaciones establecidas en materia de bibliotecas públicas, tal destinación será inmodificable.

Estas donaciones darán derecho a un Certificado de Donación Bibliotecaria que será un título valor a la orden transferible por el donante y el cual se emitirá por el Ministerio de Cultura sobre el año en que efectivamente se haga la donación. El monto del incentivo podrá amortizarse en un término de cinco (5) años desde la fecha de la donación.

Igual beneficio tendrán los donantes de acervos bibliotecarios, recursos informáticos y en general recursos bibliotecarios, previo avalúo de los respectivos bienes, según reglamentación del Ministerio de Cultura.

Para los efectos previstos en este artículo podrán acordarse con el respectivo donante, modalidades de divulgación pública de su participación.

Considerando que la Ley establecer (sic) que los certificados se pueden amortizar a cinco años, se pueden hacer amortizaciones parciales en esos cinco años, dentro de las limitaciones como son que sean personas jurídicas y se trate del impuesto sobre la renta a su cargo correspondiente al período gravable en que se realice la donación.

Es decir, que se debe imputar la deducción en el 100% de la renta en el año gravable correspondiente a la donación y así sucesivamente si queda saldo del Certificado de Donación Bibliotecaria, hasta su total agotamiento.

5.- Según el artículo 125 los Certificados de Donación Bibliotecaria son un título valor, con la limitación de que no puede ser monetizado. ¿Los Certificados de Donación Bibliotecaria al ser un título valor pueden usarse para hacer pagos tributarios tales como impuesto a la renta, IVA, aduanas, etc., o hay alguna limitación a su uso? Específicamente, aclarar cómo se pueden usar dichos certificados, dentro de los cinco años de amortización que concede la ley. La consulta se hace porque no es claro el uso dentro del artículo mencionado, aunque se podría entender que un título valor puede ser usado sin limitaciones.

De acuerdo con el inciso primero del artículo 125 del E.T., antes transcrito, la deducción con los certificados de Donación Bibliotecaria aplica para el Impuesto sobre la Renta y Complementarios y de acuerdo con las exigencias contenidas en las normas legales y reglamentarias.

Solo debe ser usado por el beneficiario del Certificado en relación con el impuesto de renta, en caso de transferencia debe tenerse en cuenta que este beneficio aplica solo para un contribuyente; es decir, que un certificado no puede utilizarse para dos o más contribuyentes.

6.- Una vez que se desee usar esos Certificados, ¿Cuál es el mecanismo para usarlos? ¿Se pueden entregar a bancos para hacer esos pagos o hay que hacerlos a través de la DIAN, en cuyo caso sírvanse aclarar en qué forma y en qué oficina se entregan para que sean abonados?

Los valores de los certificados de Donación Bibliotecaria se pueden imputar como deducción en el proceso de depuración de renta y deben ser el soporte de esta operación de acuerdo con los artículos 632 y 771-2 del Estatuto Tributario, los cuales se transcriben a continuación.

 ARTÍCULO 632. DEBER DE CONSERVAR INFORMACIONES Y PRUEBAS. <Fuente original compilada: D. 2503/87 Art. 22> Para efectos del control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1o. de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la Administración de Impuestos, cuando esta así lo requiera:

1. Cuando se trate de personas o entidades obligadas a llevar contabilidad, los libros de contabilidad junto con los comprobantes de orden interno y externo que dieron origen a los registros contables, de tal forma que sea posible verificar la exactitud de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos, deducciones, rentas exentas, descuentos, impuestos y retenciones consignados en ellos.

Cuando la contabilidad se lleve en computador, adicionalmente, se deben conservar los medios magnéticos que contengan la información, así como los programas respectivos.

2. Las informaciones y pruebas específicas contempladas en las normas vigentes, que dan derecho o permiten acreditar los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y demás beneficios tributarios, créditos activos y pasivos, retenciones y demás factores necesarios para establecer el patrimonio líquido y la renta líquida de los contribuyentes, y en general, para fijar correctamente las bases gravables y liquidar los impuestos correspondientes.

3. La prueba de la consignación de las retenciones en la fuente practicadas en su calidad de agente retenedor.

4. Copia de las declaraciones tributarias presentadas, así como de los recibos de pago correspondientes.

 ARTÍCULO 771-2. PROCEDENCIA DE COSTOS, DEDUCCIONES E IMPUESTOS DESCONTABLES. <Artículo adicionado por el artículo 3o. de la Ley 383 de 1997> Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.

Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.

Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.

PARÁGRAFO. En lo referente al cumplimiento del requisito establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario para la procedencia de costos, deducciones y de impuestos descontables, bastará que la factura o documento equivalente contenga la correspondiente numeración.

PARÁGRAFO 2o. <Parágrafo adicionado por el artículo 135 de la Ley 1819 de 2016> Sin perjuicio de lo establecido en este artículo, los costos y deducciones efectivamente realizados durante el año o período gravable serán aceptados fiscalmente, así la factura de venta o documento equivalente tenga fecha del año o período siguiente, siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o venta del bien en el año o período gravable.

En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestra base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: http://www.dian.gov.co siguiendo los íconos: “Normativa” – “técnica” y seleccionando los vínculos “doctrina” y “Dirección de Gestión Jurídica.