Extracto: Respecto a la necesidad de elaborar en las SAS las actas a que hubiere lugar, resulta claro que cuando se trate de una sociedad por acciones simplificada, con accionista único, las actas deben ser suscritas por el mismo o por su representante.

Oficio 220-140496 Supersociedades 14 de Julio de 2017.

Aviso recibo de su comunicación radicada con el número 2017-01-808907, mediante la cual expone una serie de consideraciones sobre el tema de la referencia y con base en ellas solicita aclarar, corregir o complementar el concepto emitido a través de oficio 220-047901 de 2015, en el sentido de indicar que en las sociedades por acciones simplificadas de accionista único, no se requiere la designación, ni firma de secretario en las actas del máximo órgano social y para tal efecto según los artículos 17 y 22 de la ley 1258 de 2008, solo se requiere la firma del accionista único o su representante.

Al respecto basta remitirse al texto del oficio No. 220-050053 del 06 de marzo de 2017, el cual expone el criterio de esta Superintendencia en torno al tema de la elaboración de actas en las SAS con accionista único, y en particular sobre la formalidad de suscribir las mismas por parte de presidente y secretario, aspecto frente al cual la Entidad ha concluido que en ese caso “la figura del presidente y secretario resulta inane, como quiera que se reitera, no existe una reunión propiamente dicha de ese accionista, amén de la obligación que le asiste de hacer constar sus decisiones en un acta”.

En efecto el oficio citado reza:

“De la formalidad de suscribir las actas por parte de presidente y secretario en la sas con accionista único y en otros tipos societarios””

Se recibió el escrito mediante el cual formula los siguientes interrogantes:

“1. En desarrollo de una asamblea de accionistas de una sociedad por acciones simplificada con accionista único, ¿el cargo de presidente y secretario lo puede desarrollar el accionista único simultáneamente, quien a su vez es el representante legal de la sociedad?

2. En desarrollo de una asamblea de accionistas de una sociedad por acciones simplificada con accionista único, ¿el cargo de presidente y secretario lo puede desarrollar una sola persona simultáneamente?

3. En desarrollo de una asamblea de accionistas de una sociedad comercial, cualquiera que sea, anónima, limitada, etc, ¿el cargo de presidente y secretario lo puede desarrollar una sola persona?

Al respecto, es preciso señalar que al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1023 de 2012, esta oficina absuelve las consultas formuladas por los organismos públicos y privados, así como por los usuarios y particulares, de conformidad con las normas que rigen los servicios y funciones de la Superintendencia, en desarrollo de lo cual emite un concepto u opinión de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, cuyo alcance tendrá los efectos previstos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo contencioso Administrativo.

Bajo el anterior postulado, a título meramente ilustrativo procede efectuar las siguientes consideraciones generales:

Como es sabido, las Sociedades por Acciones Simplificadas fueron creadas por la Ley 1258 de 2008, la cual en el parágrafo del artículo 22, expresamente indica:

“En las sociedades con accionista único las determinaciones que le correspondan a la asamblea serán adoptadas por aquel. En estos casos, el accionista dejará constancia de tales determinaciones en actas debidamente asentadas en el libro correspondiente de la sociedad.”

De lo expresado se desprende que en las SAS, todas las decisiones del accionista único deben documentarse en un acta elaborada con sujeción a las reglas establecidas en el artículo 189 del Código de Comercio, obviamente en cuanto sea pertinente.

La norma antes citada establece:

“Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma…”

A su turno, se tiene que de acuerdo con la premisa general consagrada en el artículo 45 de la Ley 1258, a las SAS le aplican en su orden primero, las normas de esta misma ley; segundo las reglas que los estatutos prevean; tercero, las disposiciones de carácter legal que gobiernan las sociedades del tipo de las anónimas y por último, en cuanto no resulten contradictorias, las disposiciones generales que en materia de sociedades regula el Código de Comercio.

Nótese como, aun cuando la regla anterior remite a las disposiciones establecidas en el Código de Comercio, estas no son aplicables en su totalidad a las SAS con accionista único, como quiera que las decisiones que él adopte, deben consignarse en el acta respectiva, sin que ello implique la celebración de una reunión propiamente dicha, pues esta supone la presencia de dos o más accionistas, personalmente o debidamente representados.