Oficio 340-071080 del 14 de diciembre de 2006

 

 

CUANDO LAS SOCIEDADES UTILICEN INTERNAMENTE PARA EL REGISTRO DE SUS OPERACIONES CÓDIGOS Y DENOMINACIONES DIFERENTES, DEBERÁN ELABORAR UNA TABLA DE EQUIVALENCIAS ENTRE ESTAS Y EL DECRETO 2650 DE 1993

 

Para atender su inquietud es necesario manifestar lo siguiente:

 

1.  Al respecto es necesario precisar que el Decreto 2649 de 1993, en su artículo 1º señala: “Se entiende por principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observadas al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas.

 

Apoyados en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente económico en forma clara, completa y fidedigna”.

 

Para que un hecho económico pueda ser reconocido se requiere que corresponda con la definición de un elemento de los estados financieros, que pueda ser medido, que sea pertinente y que pueda representarse de manera confiable.

 

Así mismo, el artículo 53 del mismo decreto señala: “Los hechos económicos deben ser apropiadamente clasificados según su naturaleza, de manera que se registren en las cuentas adecuadas.

 

Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, la clasificación se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaborado por el ente económico.

 

2. Concordante con lo anterior el Decreto 2650 del 29 de diciembre de 1993, Plan Único de Cuentas para Comerciantes, y sus modificatorios, en el CAPITULO I - Disposiciones generales, en el artículo 5º - Campo de aplicación, señala que “El Plan Único de Cuentas deberá ser aplicado por todas las personas naturales o jurídicas que estén obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio. Así mismo, el artículo 6º - Normas de aplicación; dispone entre otros que:

 

a) Catálogo de Cuentas. El catálogo de cuentas y su estructura, serán de aplicación obligatoria y en la contabilidad no podrán utilizarse clases, grupos, cuentas o subcuentas diferentes a las previstas en él.

 

No obstante, los entes económicos que lo consideren necesario podrán utilizar internamente, para el registro de sus operaciones, códigos y denominaciones diferentes, caso en el cual deberán elaborar una tabla de equivalencias entre éstas y las contenidas en el catálogo del plan único de cuentas, la cual estará a disposición de las personas o entidades que de conformidad con la ley tengan la potestad de inspeccionar o examinar los libros y papeles del ente económico. Sin embargo, en los libros registrados se deberá asentar la información contable conforme al catálogo de cuentas del mencionado plan. (Resaltado fuera de texto)

 

Los entes económicos que decidan utilizar la tabla de equivalencias, deberán informarlo de manera inmediata a la entidad vigilada correspondiente.

 

Las cuentas y subcuentas identificadas únicamente por el código numérico, podrán ser utilizadas y denominadas por el ente económico, dentro del rango establecido, dependiendo de sus necesidades de información,   conservando la misma estructura del plan único de cuentas.

 

b) Dinámicas y descripciones; En todo caso, las dinámicas y descripciones serán de uso obligatorio y todos los asientos contables deberán efectuarse de conformidad con lo establecido en ellas.

 

3.      De igual forma, ésta Superintendencia emitió la Circular Externa No. 003 del febrero 23 de 1994, en la cual se hicieron algunas precisiones respecto a la aplicación de la tabla de equivalencias. Es así, como en el numeral 1º quedó contemplado que el manejo de ésta será exclusivamente interno y quienes la utilicen podrán hacerlo permanentemente, sin estar obligados a realizar los registros en comprobante contable con la codificación establecida en el Decreto 2650 de 1993.

 

De lo anteriormente expuesto, y para atender su inquietud, es procedente que a nivel interno y para el envió de la información a la casa matriz pueden adoptar el Plan Corporativo adoptado por ésta, es decir que en los comprobantes de contabilidad y hasta el registro de los hechos económicos en los libros auxiliares, utilicen la codificación y descripción respectiva del plan corporativo; en tanto que para los libros oficiales entendiendo por ellos los registrados en la cámara de comercio del domicilio social, deben dar cumplimiento a los códigos y denominaciones contenidas en el Decreto 2650 de 1993 y sus modificatorios.