Oficio 115-035282 del 13 de mayo de 2008
Ref.: Correcion de Estados Financieros
Se recibió su escrito radicado con el número 2008-01-074091 el 15 de abril de 2008, mediante el cual consulta que, si siendo abril de 2008, una empresa puede entrar a corregir un error que se presentó durante el año 2007 en la cuenta de socios y como se reportaría de manera legal a la Superintendencia de Sociedades.
Previo a atender su solicitud, es necesario aclararle que las consultas que se presentan a esta Entidad se resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas en ejercicio de las atribuciones de inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales expresamente señaladas en la Ley 222 de 1995 y se circunscribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto, ciñéndonos en un todo a las normas vigentes sobre la materia.
Sobre el motivo de la consulta, considera este Despacho lo siguiente:
El artículo 57 del Decreto 2649 de 1993 establece que antes de emitir estados financieros, la administración del ente económico debe cerciorarse que se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explícitas e implícitas, en cada uno de sus elementos.
A su turno el artículo 58 del mismo decreto señala que antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos y corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente.
De otra parte, el artículo 106 ibídem contempla, que las partidas que correspondan a la corrección de errores contables de períodos anteriores, provenientes de equivocaciones en cómputos matemáticos, de desviaciones en la aplicación de normas contables o de haber pasado inadvertidos hechos cuantificables que existían a la fecha en que se difundió la información financiera, se deben incluir en los resultados del período en que se advierten.
Concordante con lo anterior, si después de haber preparado y presentado los estados financieros al Máximo Órgano Social, se establece que se incurrió en errores u omisiones como el expuesto en la consulta, la administración del ente económico deberá evaluar la materialidad e importancia relativa de las inconsistencias y dependiendo de las mismas, se presentan dos opciones:
a. Reabrir los libros del año inmediatamente anterior, hacer las correcciones y convocar al máximo órgano social para la aprobación de los nuevos estados financieros, ó,
b. Efectuar las correcciones en el período en que se advierten, haciendo las revelaciones en las notas a los estados financieros.
Para este segundo caso, si las correcciones afectan el estado de resultados, el Plan Único de Cuentas para Comerciantes contenido en el Decreto 2650 de 1993 y sus modificatorios, dispone que la cuenta a utilizar, relacionada con este tema, cuando la corrección afecta los ingresos, es la denominada e identificada con el código PUC 4265-Ingresos de Ejercicios Anteriores y en caso contrario, es decir, si afecta los gastos, la cuenta es la 5375 Gastos Extraordinarios, subcuenta 531515 costos y gastos de ejercicios anteriores.
Finalmente, en el evento de que la sociedad hubiera reportado información financiera a esta Entidad, si la administración de la sociedad escoge la opción de modificar los estados financieros, deberá solicitar autorización para la retransmisión indicando claramente las circunstancias que obligan a dicha rectificación y sus efectos, así como los rubros y valores que se modifican.
