Oficio 220-199385 Supersociedades de 05 deSeptiembre de 2017

Me refiero al escrito radicado en esta Entidad bajo el número 2017-01-391050, a través del cual eleva una consulta en el siguiente sentido:

1. ¿Qué se debe hacer cuando el representante legal de una empresa limitada no convoca a Asamblea desde hace 2 años?

2. ¿Qué se debe hacer cuando el representante legal de una empresa limitada no presenta Estados Financieros desde hace 2 años?

3. ¿Qué pasa cuando se requieren documentos para elaborar una sucesión sobre participación accionaria y se solicitan a la Representante legal de la Sociedad Limitada pero ella se niega a entregarlos?

4. ¿Qué se debe hacer cuando la representante legal de la empresa limitada alega que los documentos solicitados no están en su poder? ¿De quién es la responsabilidad?

5. ¿Hasta dónde llega la responsabilidad de un representante legal de una sociedad limitada sobre los Estados financieros, Actas de Juntas, libros de accionistas, pago de impuestos, etc.?

6. ¿Cuáles son las sanciones administrativas y económicas que pueda poner la Superintendencia a un representante legal de una sociedad limitada que no cumple con las obligaciones establecidas por Ley?

7. ¿Cuáles son las obligaciones y responsabilidades de las socias de una empresa limitada ante la negativa de respuesta de la representante legal a sus diversas solicitudes de información?

8. ¿Cuáles son las obligaciones y responsabilidades de las socias de una empresa limitada ante los manejos administrativos y financieros de una representante legal que se niega a entregar información?’

En primer término es pertinente advertir que de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, esta Superintendencia absuelve las consultas que se le formulen sobre las materias a su cargo y en esa medida emite un concepto u opinión de carácter general, que no está dirigido a resolver asuntos de orden contractual, procedimental o de intervención estatal.

De ahí que no le es dable en esta instancia pronunciarse sobre situaciones particulares y concretas y menos cuando se trata de hechos o conflictos susceptibles de ser ventilados a través de las acciones que la Entidad es competente para conocer en sede administrativa o jurisdiccional.

Para abundar en razones cabe señalar que según Sentencia C-1641 del 29 de noviembre de 2000, M.P. Alejandro Martínez Caballero, no le es dable a la Entidad, como autoridad administrativa, intervenir en asuntos que haya de conocer en ejercicio de facultades jurisdiccionales o administrativas, en relación con los cuales se deba pronunciar en las instancias procesales a que haya lugar.

No obstante lo anterior y con fines puramente informativos, es pertinente señalar que los deberes del representante legal de una sociedad se encuentran descritos en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995. En este sentido, el representante legal de una compañía está sujeto, como todos los administradores, a obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Entre los deberes mencionados está el de velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias, contenido en el numeral 2º. El deber descrito obliga al administrador a celebrar las reuniones ordinarias del máximo órgano social con la periodicidad requerida, con el fin de enterar a los socios acerca de la suerte de los negocios sociales y presentarles las cuentas y balances del último ejercicio.

El desconocimiento de dicho deber puede dar lugar al inicio de una investigación administrativa, de acuerdo con lo normado por el artículo 87, numeral 5º de la Ley 222 ya mencionada, modificada por el artículo 152 del Decreto-Ley 019 de 2012. De acuerdo con la aludida disposición legal, en cualquier sociedad no sometida a la vigilancia de la Superintendencia Financiera, uno o más asociados representantes de no menos del diez por ciento del capital social o alguno de sus administradores, siempre que se trate de sociedades, empresas unipersonales o sucursales de sociedades extranjeras que a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior registren activos iguales o superiores a cinco mil salarios mínimos legales mensuales vigentes o ingresos iguales o superiores a tres mil salarios mínimos legales mensuales vigentes, podrán solicitar a la Superintendencia de Sociedades esta medida, entre otras descritas en tal norma.

En todo caso, de acuerdo con lo dispuesto por el segundo inciso del artículo 422 del Código de Comercio, en concordancia con lo establecido por el artículo 372 del mismo código, si los socios no fueren convocados a la reunión ordinaria del máximo órgano social, se podrán reunir por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10:00 a. m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.

Además, el numeral 6º de la mencionada norma establece como un deber de los administradores el de dar un trato equitativo a todos los socios y respetar el ejercicio del derecho de inspección de todos ellos. Con base en tal disposición legal, el administrador debe poner en conocimiento de todos los socios de lacompañía los libros y documentos sociales con el fin de que sean debidamente informados. El derecho de inspección para los socios de una sociedad de responsabilidad limitada se encuentra consagrado en el artículo 369 del Código de Comercio. Este derecho les confiere la prerrogativa de examinar en cualquier tiempo, por sí o por medio de un representante, la contabilidad de la sociedad, los libros de registro de socios y de actas y, en general, todos los documentos de la compañía. La única excepción a esta prerrogativa es la limitación que se refiere a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad.

La vulneración de tal derecho da lugar a las sanciones previstas en el artículo 48 de la Ley 222 de 1995. En efecto, de acuerdo con la norma citada, los administradores que impidieren el ejercicio del derecho de inspección o el revisor fiscal que conociendo de aquel incumplimiento se abstuviere de denunciarlo oportunamente, incurrirán en causal de remoción. Las controversias que sesusciten en relación con el derecho de inspección serán resueltas por la entidad que ejerza la inspección, vigilancia o control y podrá impartir la orden para que sea permitido su ejercicio. En todo caso, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 86, numeral 3º de la Ley 222 ya mencionada, esta Superintendencia puede imponer multas, sucesivas o no, hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales vigentes, a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos.

Ahora bien, de conformidad con el citado artículo 48, el derecho de inspección se debe ejercer en las oficinas donde funcione la administración de la sociedad. Esto es así en atención a que el mencionado derecho no puede entorpecer el normal funcionamiento de la compañía, razón suficiente para exigir que todos los libros y documentos sociales permanezcan en las oficinas donde funcione la administración del ente jurídico. Cualquier desacato de la mencionada norma genera las sanciones a que ya se ha hecho alusión, sin perjuicio de la atribución que posee este Organismo para impartir órdenes a efectos de que se dé cumplimiento a las disposiciones legales vigentes, de acuerdo con lo establecido por el artículo 87, numeral 5º ya aludido.

Además, deberá tener en cuenta que el artículo 200 del Código de Comercio consagra la responsabilidad solidaria e ilimitada de los administradores por los perjuicios que hubieren ocasionado a la sociedad, a los socios o a terceros, por dolo o culpa en el ejercicio de sus funciones. Igualmente, en los casos de  incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos, se presumirá la culpa del administrador. Así mismo, existe para la sociedad la posibilidad de iniciar una acción social de responsabilidad contra el administrador. Dicha acción se encuentra consagrada en el artículo 25 de la misma Ley 222 de 1995. La determinación de iniciarla se podrá adoptar mediante el voto de la mitad más una de las cuotas representadas en la reunión e implicará la remoción del administrador. La referida decisión puede ser adoptada aunque no conste en el orden del día y, para tal efecto, la convocatoria podrá realizarse por un número de socios que represente por lo menos el veinte por ciento de las cuotas en las que se encuentre dividido el capital social.

Por último, existe también la prerrogativa de iniciar una acción judicial ante esta Superintendencia, la cual, en ejercicio de atribuciones de carácter jurisdiccional, se encuentra facultada para dirimir los conflictos que se presenten al interior de la sociedad, en virtud de lo establecido por el artículo 24, numeral 5º, literal b) del Código General del Proceso. De acuerdo con la citada disposición legal, esta Superintendencia tiene facultades para la resolución de conflictos societarios, las diferencias que ocurran entre los accionistas, o entre estos y la sociedad o entre estos y sus administradores, en desarrollo del contrato social o del acto unilateral.

En los anteriores términos ha sido atendida su solicitud con el alcance señalado por el artículo 28 de la Ley 1755 del 30 de junio de 2015, no sin antes señalar que en la P. Web puede consultar entre otros la normatividad, la Circular Básica Jurídica y a su vez, para documentarse sobre las acciones judiciales, puede ingresar al link de la Delegatura de Procedimientos mercantiles, en la que adicionalmente encuentra la jurisprudencia emitida en el trámite de los procesos verbal y verbal sumario, propios de esta jurisdicción, sobre incumplimiento de los
deberes del representante legal.