Oficio 220-195806 SuperSociedades 13 de Octubre de 2016.

Se recibió su escrito radicado con el No. 2016-01-455053, mediante el cual describe el procedimiento que utiliza una SAS para registrar las actas del máximo órgano social en el libro respectivo, frente a lo cual formula los siguientes interrogantes:

1. Si tomando en consideración el escenario señalado en los antecedentes, el procedimiento indicado para asentar las actas de los órganos de administración de una SAS, contraría la normatividad que regula las obligaciones del comerciante de asentar en debida forma todas las actas de asamblea o junta de socios.

2. Si llevar el procedimiento descrito en los antecedentes afecta su valor probatorio.

Sobre el particular es necesario advertir que el derecho de petición en la modalidad de consulta, tiene por objeto conocer un concepto u opinión general de la Entidad sobre las materias a su cargo y, por ende, sus respuestas en esta instancia no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad.

En consecuencia, no es la vía para pronunciarse sobre la legalidad de los actos o procedimientos que se adelanten al interior de una sociedad en particular, pues se repite, el alcance de la función consultiva señalado en el numeral 2 del artículo 11 del decreto 1023 de 2012 es : “Resolver las consultas formuladas por los organismos públicos y privados, así como por los usuarios y particulares, de conformidad con las normas que rigen servicios y funciones de la Superintendencia.” (resaltado fuera de texto).

Bajo ese presupuesto, antes que una respuesta puntual, es pertinente efectuar algunas consideraciones generales de orden normativo y conceptual que le servirán de base para los fines de su inquietud.

Tratándose de las SAS, el artículo 45 de la Ley 1258 de 2008, consagra la regla general de remisión, al tenor de la cual se tiene que “En lo no previsto en la presente ley, la sociedad por acciones simplificada se regirá por las disposiciones contenidas en los estatutos sociales, por las normas legales que rigen a la sociedad anónima y, en su defecto, en cuanto no resulten contradictorias, por las disposiciones generales que rigen a las sociedades previstas en el Código de Comercio. Así mismo, las sociedades por acciones simplificadas estarán sujetas a la inspección, vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades, según las normas legales pertinentes”

A su vez, en materia de actas y libro de registro, el Código de Comercio establece las reglas contenidas en los artículos 189, 195 y 431, a cuyo tenor se tiene:

“ARTÍCULO 189. <CONSTANCIA EN ACTAS DE DECISIONES DE LA JUNTA O ASAMBLEA DE SOCIOS>. Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.

La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.

“ARTÍCULO 195. <INSCRIPCIÓN DE REUNIONES EN LIBRO DE ACTAS Y ACCIONES>. La sociedad llevará un libro, debidamente registrado, en el que se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios…”


ARTÍCULO 431. <CONTENIDO DE LAS ACTAS Y REGISTRO EN LIBROS>. Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal.


Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura.” (subrayado fuera de texto)

Nótese como las disposiciones citadas establecen en su orden que: i)las actas deben ser aprobadas por el máximo órgano social o las personas designadas para ello y firmadas por el secretario o algún representante de la sociedad; ii)La sociedad llevará un libro de actas de las reuniones de asamblea o junta de socios, las cuales serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios; iii), Y se reitera que las actas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario, o en su defecto por el revisor fiscal.

A ese propósito esta Entidad se ha pronunciado en varias oportunidades, entre otras mediante oficio 220-130431 del 28 de septiembre de 2015, algunos de cuyos apartes expresan:

“(…)

“(i). LIBRO DE ACTAS

“Las actas son documentos donde se consignan los temas tratados y decididos en las reuniones de los órganos colegiados de las diferentes clases de personas jurídicas, sean éstas sociedades comerciales, civiles o entidades sin ánimo de lucro.

“El Libro de actas tiene por finalidad dar testimonio de lo ocurrido en las reuniones de los órganos colegiados del ente, constituyéndose en el relato histórico, aunque resumido, de aspectos administrativos, económicos, jurídicos, financieros, contables, y en general los aspectos relacionados con el desarrollo del objeto social de la entidad.

“Para que tengan valor probatorio, las actas deben estar firmadas por el presidente y el secretario o en su defecto por el revisor fiscal (Artículo 431 del Código de Comercio).

“Las normas mercantiles establecen para las sociedades la obligación de llevar un libro debidamente registrado para anotar en orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. En el mismo sentido, de acuerdo con el artículo 131 del Decreto 2649 del 29 de diciembre de 1993, se podrán asentar en un solo libro las actas de los órganos de dirección, administración y control, distinguiendo cada una con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos.

“Los hechos que consten en las actas serán probados con copias de las mismas autorizadas por el secretario o por algún representante de la sociedad. Sin embargo, la copia o el acta correspondiente podrán ser tachadas de falsedad, en los términos del Artículo 189 del Estatuto Mercantil.