Oficio 220-066254
23 de mayo de 2011
Superintendencia de Sociedades
Aprobación de estados financieros
Me refiero al escrito allegado vía correo electrónico el 26 de abril de 2011 con el número 2011-02-014073, mediante el cual consulta sobre el tiempo en que debe convocarse nuevamente a asamblea de accionistas, luego que la primera quedó pendiente la parte de aprobación de informes financieros por falta de requisitos de forma como la indicación del número de matricula profesional y ausencia del dictamen de contador independiente.
Frente al caso planteado no existe una disposición legal que fije un término para volver a convocar al máximo órgano social, a menos que se trate de una suspensión de deliberaciones en los términos del artículo 430 del Código de Comercio, evento en el cual la decisión debe tomarse con cualquier número plural de asistentes que represente el cincuenta y uno por ciento, por lo menos, de las acciones representadas en la reunión. Pero las deliberaciones no podrán prolongarse por más de tres días, si no está representada la totalidad de las acciones suscritas.
Así las cosas, y de tratarse de una suspensión para luego deliberar sobre la aprobación o improbación de los estados financieros y demás informes, deberá quedar constancia de este hecho en el acta que se levante de la sesión, de lo contrario, corresponderá al representante legal en cumplimiento de sus funciones convocar nuevamente al máximo órgano social, para lo cual habrán de tenerse en cuenta las estipulaciones estatuarias sobre convocatoria, o en su defecto lo normado en el artículo 424 del Código de Comercio.
Dispone igualmente el citado artículo que las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con quince días hábiles de anticipación. En los demás casos, bastará una antelación de cinco días comunes.
Este Despacho con base en la citada normatividad, ha conceptuado que: “si los balances sometidos a consideración de la asamblea en la primera reunión, fueron objetados por inconsistencias contables o financieras que impliquen la obligación de efectuar correcciones, el representante legal habrá de convocar para una nueva reunión con quince días hábiles de antelación, a fin de garantizar el ejercicio del derecho de inspección de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 447 del Código de Comercio; en el supuesto que los estados financieros que vayan a ser sometidos a consideración sean idénticos a los presentados en la primera reunión, a juicio de este Despacho basta que el representante legal efectúe la convocatoria con los cinco días comunes de antelación que establece la ley para los demás casos.”
Como se indicó anteriormente, la legislación no contempla una norma específica sobre la oportunidad en que deba convocarse nuevamente cuando por alguna razón no se imparte la aprobación de los estados financieros, que si bien es obligación de los administradores someterlos a consideración de la asamblea, también lo es que a los accionistas les compete adoptar una decisión sobre los mismos, dado que la finalidad del contrato de sociedad prevista en el artículo 98 del Código de Comercio, sólo puede cumplirse en la medida en que cada año se aprueben las cuentas del ejercicio anterior, que permita el reparto de beneficios, desde luego, con fundamento en balances reales y fidedignos, tal como lo señala el artículo 151 del Código de Comercio.
En los anteriores términos doy respuesta a su consulta, observándole que el alcance de este oficio es el mismo al que alude el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo
