Oficio 220-084578
31 de Julio de 2011
Superintendencia de Sociedades
Actas de Junta Directiva carecen de regulación legal.
Se recibió su escrito en referencia, mediante el cual previa información de que “lo requiero dentro del ejercicio de la defensa técnica que ostento, en el proceso No. TUS 59323-20 10 de
1.1.- Cuáles son las condiciones jurídicas que requiere un acta de junta directiva para su existencia y validez. Igualmente cuál es el fin de la misma.
1.2.-Qué elementos materiales la conforman, vale decir, el documento escrito denominado acta o también aquellos que hacen parte de la junta, tales, como documentos presentados y allegados, las grabaciones de audio o audio visuales.
1.3.- Cuál es el régimen jurídico aplicable a la celebración de reuniones de la junta directiva.
1.4.- Cuál es el régimen jurídico aplicable a la conformación y expedición de las actas de estas juntas directivas.
2.- A partir de qué momento se entiende producida o expedida legalmente el acta y si durante ese trámite se reconoce la existencia de proyecto de acta. En caso de existir el proyecto de acta, qué clase de acto se constituiría legaImente.
3.- El acta de junta directiva corresponde o se califica documento público o privado. En caso de ser considerado documento público, cuándo y por qué razón adquiere el carácter de documento público.
4.- Quién o quienes tienen la facultad certificadora respecto del contenido del acta.
5.- Los audios o videos que registran la reunión de la junta directiva, ¿hacen parte del acta que se levanta? ¿Integran un solo documento? En su defecto, qué identidad o aplicación tienen estos medios técnicos.
6.- Quien ejerce el control sobre las actas de las juntas de empresas de servicios públicos conformadas con capital de Estado o las denominadas empresas industriales y comerciales del estado.
6.1.- Qué autoridad es depositaria de estas actas, por vía de ejemplo, Cámara de Comercio, Superintendencia de Sociedades o Superintendencia de Servicios Públicos”.
Sobre el particular, teniendo en cuenta que las inquietudes planteadas se encuentran referidas a la elaboración de las actas y valor probatorio de las correspondientes a reuniones de junta directiva, es pertinente manifestarle que no existe en el ordenamiento mercantil norma especial que desarrolle el tema, de manera especial o diferente al artículo 131 del Decreto 2649 de 1993; como sí existe en la legislación normas para la elaboración de las actas correspondientes a reuniones de la asamblea o junta de socios. (Arts. 189 y 431 del Cód. de Com.). Reiteradamente la entidad ha sugerido que de ser necesario sea elaborado un reglamento de funcionamiento de
Con fundamento en esa circunstancia,
No obstante lo anterior, aunque no existe normatividad legal del tema, la definición de “Acta”, entendida como “Relación escrita de lo tratado o acordado en una junta, asamblea etc.” (Diccionario Enciclopédico, 1998), permite de alguna manera responder algunas de las inquietudes.
De otra parte, la validez de las decisiones se sujeta a las reglas propias de la regulación societaria, cuando se trate de este tipo de persona jurídica, particularmente en los artículos 434 y siguientes del ordenamiento mercantil. En este tema reviste especial importancia el artículo 437, el cual indica el quórum y la mayoría a la que se deben sujetar las decisiones de la asamblea; cuya violación podrá ser perseguida por las acciones relacionadas con decisiones de asamblea según la sanción correspondiente, tal como la de impugnación y el reconocimiento de presupuestos de ineficacia.
Siendo las actas prueba de lo ocurrido en las decisiones, su registro únicamente está obligado cuando la decisión debe reunir tal requisito, como por ejemplo el nombramiento del representante legal, en el caso en que esté atribuida a la junta; por lo demás, de manera general no es obligación registrar actas en cámara de comercio y tampoco en
En resumen, salvo las disposiciones expresamente mencionadas en el ordenamiento mercantil no existe una regulación expresa sobre elaboración de actas, forma en que ella debe constar, validez de los proyectos de actas.
Finalmente frente a su solicitud de calificar su un acta es documento público o privado, tal análisis es ajena al marco de nuestra competencia, razón por la cual no se hará pronunciamiento en tal sentido, el cual habrá de analizarse ante la autoridad y para los fines especiales en que se examine dicho documento..
Para mayor información sobre temas societarios en general, se sugiere consultar la página de Internet de
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
