Oficio 220-031953 Del 25 de Mayo de 2010
ASUNTO: Actas de asamblea- Constancias escritas.
Me refiero a su comunicación radicada con el número 2010-01-098219, mediante la cual solicita un pronunciamiento de este Despacho acerca del trámite de la lectura de comunicaciones o constancias presentadas por los accionistas en el desarrollo de
Para el efecto, formula las siguientes consideraciones: 1. El título Vl, Capítulo lll, Sección l del Código de Comercio, en sus artículos
2. El artículo 431 ( Op..Cit.), con respecto al contenido de las actas de la asamblea, establece entre otras cosas que deben consignarse en ellas “… las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión;…” sin indicar un procedimiento o trámite específico para su lectura.
3. Como es ampliamente conocido por esa apreciable Superintendencia, desde hace más de diez (10) años un accionista minoritario de GM Colmotores Carlos Alfonso Díaz Cáceres, viene me presentando reiteradas constancias escritas en las reuniones del máximo órgano social. Dicho accionista es propietario de 15.214 acciones ordinarias, representativas del 0.05% de las acciones en circulación.
4. Si bien dichas constancias y comunicaciones contienen inquietudes y aportes legítimos, generalmente evidencian un lenguaje ofensivo contra directivos, la revisoría fiscal, la presidencia y la secretaría general de la sociedad.
De igual forma, tal y como consta en el acta número 78 correspondiente a
En razón de lo expuesto y con el mayor comedimiento, me permito solicitar a ese Despacho conceptuar si el Presidente o el Secretario de la asamblea pueden abstenerse de dar lectura a las constancias y comunicaciones de sus accionistas, pero concederles el uso de la palabra para que sean ellos mismos quienes directamente lean sus constancias y proposiciones garantizándoles así su derecho a participar en las deliberaciones de la asamblea general de accionistas ”
En caso de que la respuesta sea afirmativa y en caso de que un accionista se niegue a leer su propia constancia o proposición, confirmar nuestro entendido de que no es procedente transcribir en el acta o someter a votación constancias o proposiciones que no se hayan dado a conocer a los accionistas presentes en la correspondiente asamblea.
Para resolver las inquietudes por usted propuestas, considero del caso formular unas precisiones de orden legal mediante la transcripción de las siguientes normas:
Artículo 189 del código de Comercio: “Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por personas designadas en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y exsecretario de la misma, en as cuales deberán indicarse, además, la forma en que se hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.
La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas “ ( la negrilla no es del texto).
Artículo 431 del Código de Comercio: “Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto por el revisor fiscal.
Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: el lugar, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que presenten; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura. “
De la transcripción de las referidas normas se desprende que las actas constituyen prueba de los hechos que en ellas constan y que las constancias escritas presentadas por los asistentes, deben quedar consignadas en el documento; así pues, comoquiera que los hechos deben consignarse en la forma como sucedieron, resulta claro que si quien lee la constancia es el secretario de la asamblea así debe documentarse.
Sin embargo, en el entendido que en el caso planteado el socio es el autor del la constancia, este sería el llamado a ilustrar las deliberaciones que se susciten, previa autorización de la asamblea, mediante la lectura de las constancias escritas correspondientes, hecho a partir del cual surge para el secretario de la reunión la
obligación de registrar la manifestación expresada y de anexar al acta la respectiva constancia.
En consecuencia, esta Oficina coincide con su opinión en el sentido de que el Presidente y el Secretario pueden válidamente abstenerse de dar lectura a las constancias y comunicaciones de sus accionistas y concederles el uso de la palabra para que sean ellos mismos quienes directamente lean sus propias constancias y proposiciones, garantizándoles así su derecho a “ …participar en las deliberaciones de la asamblea general de accionistas..” y en consecuencia, en el evento en que un accionista se niegue a leer su propia constancia, esta conducta debe documentarse en el texto del acta. Lo anterior, no excluye la posibilidad de que quienes actúan como Presidente y Secretario, puedan allanarse voluntariamente a leer las constancias presentadas.
En los anteriores términos se han atendido sus inquietudes, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
