Obligaciones formales – Documento soporte de pago de nómina electrónica Oficio DIAN 459 (902973) de 2022

Tema: Sistema de facturación electrónica

Obligaciones formales

Descriptores: Documento soporte de pago de nómina electrónica

Finalidad y sujetos obligados

Fuentes formales: Artículo 616-1 del Estatuto Tributario

Resolución DIAN No. 000013 de 2021

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado en referencia, el peticionario consulta acerca de la aplicación del documento soporte de pago de nómina electrónica y sus especificidades cuando los trabajadores vinculados por medio de una relación laboral o legal y reglamentaria desempeñan sus obligaciones para un consorcio o unión temporal, enfocando su petición en la siguiente pregunta: ¿cómo debe un consorciado o unido temporalmente, que es contribuyente del impuesto sobre la renta, soportar el costo o deducción, cuando en ejecución del contrato de colaboración empresarial el consorcio o unión temporal es quien contrata directamente a los trabajadores?

Al respecto, las consideraciones generales de este Despacho son las siguientes:

  1. Sobre la capacidad que tienen los consorcios y uniones temporales para contratar personal mediante una vinculación laboral y legal

Toda vez que el problema jurídico de la consulta implicaba un concepto oficial del Ministerio del Trabajo en materia laboral, se hizo necesario oficiar a la citada cartera ministerial para que informara la vigencia de su doctrina y se pronunciara sobre los aspectos sustanciales de su competencia.

Dicha comunicación fue enviada por este Despacho por medio del Oficio No. 100208192-518 de 2021. Posteriormente, el pasado 01 de marzo de 2022 el citado Ministerio se pronunció con Oficio No. 08SE202212030000007582 del Grupo de Atención de Consultas en Materia Laboral, concluyendo lo siguiente:

“(…) en la actualidad a consorcios y uniones temporales se les reconoce la capacidad de ser empleadores, adquirir obligaciones de tipo laboral y reconocer salarios y prestaciones sociales, así como, el ser parte de procesos judiciales ante la jurisdicción laboral”. (Subrayado y negrilla fuera de texto).

De la misma manera, la jurisprudencia vigente ha interpretado respecto de los consorcios que “(…) el artículo 6º de la Ley 80 de 1993 les otorga capacidad plena para celebrar contratos con las entidades estatales. En ese orden, es el propio legislador en el marco de su libertad de configuración el que plantea la idea de que para tener capacidad contractual no se requiere necesariamente ser persona moral. Así, es claro que, si bien los consorcios y uniones temporales son entidades sin personería jurídica, la ley los considera legalmente capaces para los efectos anotado” (Cf. Corte Suprema de Justicia, Sentencia del 10 de febrero de 2021, MP. Iván Mauricio Lenis Gómez, SL676 de 2021).

Igualmente, se ha expuesto que “si la ley le reconoce atributos específicos a las uniones temporales y consorcios para celebrar contratos estatales y tal capacidad contractual trasciende a la de ser parte y comparecer al proceso en tanto titulares de derechos y obligaciones, no tendría sentido alguno afirmar que son ajenos a los derechos y obligaciones que se deriven de las relaciones laborales en las que tales entes se ven involucrados para cumplir los compromisos contractuales de los proyectos públicos que emprendan” (Cf. Corte Constitucional, Sentencias C-414-1994 y C-949- 2001).

Por lo anterior, con base en la jurisprudencia y la doctrina vigente en materia laboral -la cual se adjunta para su conocimiento- se puede concluir que los consorcios y las uniones temporales son sujetos capaces jurídicamente de actuar como empleadores en una relación laboral.

  1. Generación y transmisión para validación del documento soporte de pago de nómina electrónica cuando el costo o deducción para el contribuyente de renta -en calidad de consorciado o unido temporalmente- deviene de la vinculación laboral de personal que contrata directamente el contrato de colaboración empresarial

A efectos de la generación y transmisión para validación del documento soporte de pago de nómina electrónica, debe tenerse presente que este es un soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, por los pagos o abonos en cuenta derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria.

Así las cosas, cuando dicho documento electrónico es requerido por la persona natural o jurídica consorciada o unida temporalmente -contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios quien necesita probar el costo o deducción susceptible de ser soportado por el documento soporte de pago de nómina electrónica, ya que la relación laboral que origina el pago o abono en cuenta se efectúa por medio del consorcio o la unión temporal del cual es miembro, la forma en la cual debe darse cumplimiento a la obligación formal de generar y transmitir el citado documento soporte deberá tener en cuenta que:

  1. Las figuras de consorcios y uniones temporales obedecen a contratos de colaboración empresarial de conformidad con lo dispuesto en el artículo 18 del Estatuto Tributario. Al respecto, debe precisarse que esta norma dispone que: “Las partes en el contrato de colaboración empresarial deberán suministrar toda la información que sea solicitada por la DIAN, en relación con los contratos de colaboración empresarial(subrayado fuera de texto).

Así mismo, dicha norma precisa que: “(…) En los contratos de colaboración empresarial el gestor, representante o administrador del contrato deberá certificar y proporcionar a los partícipes, consorciados, asociados o unidos temporalmente la información financiera y fiscal relacionada con el contrato” (subrayado fuera de texto).

  1. Por su parte, el artículo 22 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 “por medio de la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento”, dispone:

Artículo 22. Representantes que deben cumplir con el documento soporte de pago de nómina electrónica. Cuando el sujeto obligado que genera y transmite el documento soporte de nómina electrónica realice este proceso, a través de un tercero, el citado tercero deberá estar previamente habilitado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN; de conformidad con dispuesto en los artículos 572 y 573 del Estatuto Tributario.

Parágrafo Transitorio. Cuando el sujeto obligado de que trata el artículo 4 de esta resolución, realice la generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica a través de un representante o tercero, este último deberá inscribir esta calidad en el Registro Único Tributario -RUT una vez la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN realice los ajustes informáticos necesarios.

Cuando la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica sea cumplida por un tercero, las partes deberán conservar el documento que lo acredite para tal fin por los términos legales que le corresponda, para que sean exhibidos o enviados cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN lo requiera. (Subrayado fuera de texto).

Así las cosas, cuando el contribuyente del impuesto sobre la renta en su calidad de unido temporalmente o consorciado necesite soportar los costos o deducciones derivados de los pagos o abonos en cuenta por una relación laboral que mantiene el contrato de colaboración empresarial en su nombre, es el tercero gestor, representante o administrador del consorcio o la unión temporal quien deberá -en razón a su actuación como tercero representante de sus consorciados o unidos temporalmente- generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina electrónica, el cual constituirá el soporte del costo y deducciones a que tienen derecho los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que hacen parte del mencionado contrato.

  1. El citado soporte deberá generarse y transmitirse para validación en los términos que dispone la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 o la norma que la modifique o sustituya.
  2. Por su parte, la certificación que expida el gestor, representante o administrador del consorcio o unión temporal al contribuyente de renta unido o consorciado, de acuerdo con la normatividad vigente antes citada (cfr. Artículo 18 del Estatuto Tributario), deberá especificar la proporción asignada de dicho soporte en los términos pactados en el contrato de colaboración empresarial.
  3. Respecto a la forma en la cual debe el tercero gestor, representante o administrador del consorcio o la unión temporal cumplir con la generación y transmisión para validación del citado soporte, se informa que el mismo deberá habilitarse dentro de la plataforma de facturación electrónica y cumplir con las características, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos que se disponen en la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 y se describen en el Anexo técnico del documento soporte de nómina electrónica versión 1.0 adoptado por dicho acto administrativo
  4. Finalmente, se advierte que lo explicado anteriormente es aplicable para efectos de las relaciones laborales que se celebren directamente por parte de los consorcios y uniones temporales.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

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