Es obligación del Revisor Fiscal no solo informar las irregularidades encontradas, sino además comunicar aquellas situaciones que le impidan obtener toda la información necesaria.
Acuso recibo del escrito citado en la referencia por medio del cual presenta una consulta en los siguientes términos:
“Ante la ausencia o falta de actualización del libro de actas de asamblea y/o junta directiva de una compañía, el revisor fiscal en su informe, sólo hará mención de dicho atraso o ausencia del libro de actas de asamblea y/o junta directiva o debido a la ausencia de las actas de junta directiva y/o asamblea para su lectura, debería indicar en su dictamen o informe, una limitación en el alcance de su trabajo o elaborar un párrafo tomando una salvedad sobre el efecto final que pudieran tener los estados financieros de haber tenido la información completa sobre decisiones de la asamblea o junta directiva”
Sobre el particular, es preciso señalar que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020 y el numeral 2.3 del artículo 2 de la Resolución 100-000041 de 2021 de esta Entidad, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de una sociedad determinada.
En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, no comprometen la responsabilidad de la Entidad, no constituyen prejuzgamiento y tampoco pueden condicionar ni comprometer el ejercicio de sus competencias judiciales o administrativas en una situación de carácter particular y concreto.
Con el alcance indicado, se procederá a dar respuesta a su consulta en los siguientes términos:
En primer lugar, es necesario recordar que es obligación de toda sociedad llevar en debida forma el libro de actas, obligación que se encuentra contenida, entre otros, en el artículo 195 del Código de Comercio, el cual dispone lo siguiente:
ARTÍCULO 195. La sociedad llevará un libro, debidamente registrado, en el que se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios.
Asimismo las sociedades por acciones tendrán un libro debidamente registrado para inscribir las acciones; en él anotarán también los títulos expedidos, con indicación de su número y fecha de inscripción; la enajenación o traspaso de acciones, embargos y demandas judiciales que se relacionen con ellas, las prendas y demás gravámenes o limitaciones de dominio, si fueren nominativas.”1
Sumado a lo anterior, se recuerda que uno de los deberes de los administradores es el de “Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias”2; por ende, el no llevar el libro de actas en debida forma constituye un incumplimiento a este deber, lo cual puede acarrear sanciones para el administrador de una sociedad.
Ahora bien, en relación con los informes que debe presentar el revisor fiscal, se tiene que estos deben realizarse conforme a lo dispuesto en los artículos 208 y 209 del Código de Comercio, los cuales son del siguiente tenor:
“ARTÍCULO 208. El dictamen o informe del revisor fiscal sobre los balances generales deberá expresar, por lo menos:
1) Si ha obtenido las informaciones necesarias para cumplir sus funciones;
2) Si en el curso de la revisión se han seguido los procedimientos aconsejados por la técnica de la interventoría de cuentas;
3) Si en su concepto la contabilidad se lleva conforme a las normas legales y a la técnica contable, y si las operaciones registradas se ajustan a los estatutos y a las decisiones de la asamblea o junta directiva, en su caso;
4) Si el balance y el estado de pérdidas y ganancias han sido tomados fielmente de los libros; y si en su opinión el primero presenta en forma fidedigna, de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, la respectiva situación financiera al terminar el período revisado, y el segundo refleja el resultado de las operaciones en dicho período, y
5) Las reservas o salvedades que tenga sobre la fidelidad de los estados financieros. 2
ARTÍCULO 209. El informe del revisor fiscal a la asamblea o junta de socios deberá expresar:
1) Si los actos de los administradores de la sociedad se ajustan a los estatutos y a las órdenes o instrucciones de la asamblea o junta de socios;
2) Si la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas y de registro de acciones, en su caso, se llevan y se conservan debidamente, y
3) Si hay y son adecuadas las medidas de control interno, de conservación y custodia de los bienes de la sociedad o de terceros que estén en poder de la compañía.”3 (Subrayado fuera de texto)
Conforme a lo anterior, es obligación del Revisor Fiscal no solo informar las irregularidades encontradas, sino además comunicar aquellas situaciones que le impidan obtener toda la información necesaria para cumplir a cabalidad con sus funciones.
En los anteriores términos se ha atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y que en la Página WEB de esta Entidad puede consultar directamente la normatividad, y los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, así como el aplicativo Tesauro donde podrá consultar la doctrina jurídica y la jurisprudencia mercantil de la entidad.
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1 COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 410 de 1971. (marzo 27). Asunto: Por el cual se expide el de Comercio. http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo_comercio.html#1
2 Ley 222 de 1995. Artículo 23. Disponible Disponible en: en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0222_1995.html#23
3 COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 410 de 1971. (marzo 27). Asunto: Por el cual se expide el Código de Comercio Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo_comercio.html#1
