¿Los pagos laborales cuando provengan de litigios laborales se deben incluir en el documento soporte de pago de nómina electrónica?. Concepto 445 DIAN de 2024

Siempre que los pagos al trabajador provenientes de una sentencia judicial correspondan a pagos laborales, deberán ser incluidos en el documento soporte de pago de nómina electrónica.

CONCEPTO Nº 0445 [001511]

02-03-2024

DIAN

100202208-0445

Bogotá, D.C.

Corresponde a este Despacho evaluar la reconsideración de los conceptos expedidos por la Subdirección de Normativa y Doctrina¹.

Mediante el radicado de la referencia, el peticionario solicita la reconsideración del Oficio 904137 - interno 691 de mayo 25 de 2022 pues, según el literal c) del numeral 2 del artículo 105 del Estatuto Tributario, las multas, sanciones, penalidades, intereses moratorios de carácter sancionatorio y las condenas provenientes de procesos administrativos, judiciales o arbitrales no son deducibles del impuesto sobre la renta.

En el pronunciamiento objeto de disenso la Subdirección de Normativa y Doctrina manifestó:

(…) “(…) ¿los pagos laborales (salariales, prestacionales, etc.) cuando provengan de litigios laborales se deben incluir en el documento soporte de pago de nómina electrónica?”

(…)

El documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste que se derivan del citado documento, se origina por los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina, entendidos ellos como aquellos que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria, así como por los pagos a pensionados a cargo del empleador. A la luz de la normatividad vigente, éste tiene como finalidad constituir el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA de las mencionadas erogaciones para el empleador (cfr. artículo 2º de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021).

Teniendo en cuenta lo anterior, y siempre que los pagos al trabajador provenientes de una sentencia judicial correspondan a pagos derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria, deberán ser incluidos en el documento soporte de pago de nómina electrónica para constituir el soporte del costo, deducción o descontable.

De manera que, los valores señalados en dicha sentencia que cumplan los criterios legales vigentes para ser considerados costos, deducciones e impuestos descontables y que se ajusten a lo explicado en el párrafo anterior (así como a la normativa vigente aplicable), se deberán incluir en el documento electrónico correspondiente al mes dentro del cual se da el pago o abono en cuenta, lo que suceda primero, de los conceptos derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria originados en el fallo correspondiente. Lo anterior, en concordancia con lo dispuesto en los artículos 2 y 3 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021. (subrayado fuera de texto)

Sobre el particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes:

El artículo 105 del Estatuto Tributario en el literal c) de su numeral 2 señala que “Las multas, sanciones, penalidades, intereses moratorios de carácter sancionatorio y las condenas provenientes de procesos administrativos, judiciales o arbitrales diferentes a las laborales con sujeción a lo prevista (sic) en el numeral 3 (sic) del artículo 107-1 de este estatuto” (subrayado fuera de texto) son gastos que no cumplen con los requisitos establecidos en la Ley para su deducción en el impuesto sobre la renta y complementarios, motivo por el cual generan diferencias permanentes.

Nótese que, en el caso de condenas provenientes de procesos administrativos, judiciales o arbitrales, el artículo 105 ibidem no incluye las condenas de carácter laboral, teniendo en cuenta lo señalado en el numeral 2 del artículo 107-1 ibidem, el cual prevé:

ARTÍCULO 107-1. LIMITACIÓN DE DEDUCCIONES. <Artículo adicionado por el artículo 63 de la Ley 1819 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Las siguientes deducciones serán aceptadas fiscalmente siempre y cuando se encuentren debidamente soportadas, hagan parte del giro ordinario del negocio, y con las siguientes limitaciones:

(…)

2. Los pagos salariales y prestacionales, cuando provengan de litigios laborales, serán deducibles en el momento del pago siempre y cuando se acredite el cumplimiento de la totalidad de los requisitos para la deducción de salarios. (subrayado fuera de texto)

Frente a lo señalado en el artículo 107-1 en comento, la Subdirección de Normativa y Doctrina explicó en el Oficio 902649 - interno 108 de marzo 26 de 2021:

(…) son solo los pagos salariales y prestacionales que provengan de litigios laborales los que resultan deducibles, en los términos señalados por el artículo 107-1 del Estatuto Tributario, para lo cual se debe hacer una interpretación armónica con el citado artículo 105.

En consideración a la anterior conclusión, la deducibilidad del pago de las indemnizaciones por despido con o sin justa causa que provienen de una relación laboral o reglamentaria, deberá considerar lo dispuesto en el artículo 107 del Estatuto Tributario, con el fin de analizar en cada caso si se cumplen los presupuestos allí consagrados. Esta norma establece que son deducibles las expensas realizadas durante el año o período gravable en el desarrollo de cualquier actividad productora de renta, siempre que tengan relación de causalidad con las actividades productoras de renta y que sean necesarias y proporcionadas de acuerdo con cada actividad. (subrayado fuera de texto)

Así las cosas, a partir de una interpretación conjunta de los artículos 105 y 107-1 del Estatuto Tributario se concluye que las condenas de carácter laboral, es decir, que ordenen pagos salariales y prestaciones, son deducibles siempre y cuando se satisfagan la totalidad de los requisitos previstos para ello.

Ahora bien, uno de dichos requisitos precisamente consiste en la elaboración del documento soporte de pago de nómina electrónica, tal y como se indicó en el Oficio 904137 - interno 691 de 2022 y se detalla a continuación:

El artículo 1 de la Resolución DIAN 13 de 2021 define el documento soporte de pago de nómina electrónica así:

Es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas (IVA), cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos, el cual se deberá generar y transmitir, para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado. (subrayado fuera de texto)

A su vez, el artículo 4 ibidem señala:

ARTÍCULO 4o. SUJETOS OBLIGADOS A GENERAR Y TRASMITIR PARA VALIDACIÓN, EL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA Y LAS NOTAS DE AJUSTE DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA. Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas (IVA), cuando aplique.

(…) (subrayado fuera de texto)

Visto está que el numeral 2 del artículo 107-1 del Estatuto Tributario exige acreditar “el cumplimiento de la totalidad de los requisitos para la deducción de salarios” (subrayado fuera de texto) para la procedencia de los pagos salariales y prestacionales, cuando provengan de litigios laborales.

Así, tratándose del pago de estos últimos pagos salariales y prestacionales resulta igualmente exigible la generación y transmisión para validación del documento soporte de pago de nómina electrónica, tal y como se regula en la Resolución DIAN 13 de 2021.

Por las razones expuestas, se confirma lo expresado en el Oficio 904137 - interno 691 de mayo 25 de 2022.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

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1. Num. 20, Art. 55, Dec. 1742 de 2020.