¿La DIAN para exigir la entrega de copias de las facturas electrónicas o documentos equivalentes?. Concepto DIAN 1260 de 2024

Concepto 1260 [013759]

27-12-2024

DIAN

100208192 - 1260

Bogotá, D.C.

Cordial saludo,

Esta Subdirección está facultada para absolver las consultas escritas, presentadas de manera general, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de la DIAN¹. En este sentido, la doctrina emitida será de carácter general, no se referirá a asuntos particulares y se someterá a lo consagrado en el artículo 131 de la Ley 2010 de 2019².

Problema Jurídico.

1. ¿Está facultada la DIAN para exigir a los contribuyentes la entrega de copias de las facturas electrónicas de venta o documentos equivalentes, aun cuando estas hayan sido previamente validadas y entregadas al adquirente?

Tesis Jurídica.

2. Sí, la DIAN cuenta con amplias facultades de fiscalización e investigación que, en el contexto del Sistema de Facturación Electrónica (SFE), incluyen la posibilidad de solicitar copias de las facturas expedidas, incluso previamente validadas, con el fin de verificar el cumplimiento de las disposiciones tributarias y reglamentarias.

Fundamentación.

3. El artículo 615 del Estatuto Tributario (ET) establece que todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes ejerzan profesiones liberales o presten servicios relacionados con estas, están obligadas a expedir factura o documento equivalente por cada operación realizada³. Estas facturas o documentos equivalentes deben ser conservados por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir de su expedición, y deberán ser puestos a disposición de la administración tributaria cuando esta lo requiera, conforme al artículo 632 del ET.

4. El artículo 616-1 del ET., introdujo el SFE. Este sistema comprende las facturas de venta, los documentos equivalentes y demás documentos electrónicos definidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ⁴.

5. El legislador no solo dispuso que la factura electrónica debía cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 617 del ET, sino que también otorgó facultades al Ejecutivo para reglamentar el sistema y a la DIAN para establecer condiciones adicionales. En desarrollo de estas facultades, el Decreto 358 de 2020⁵, que sustituyó el Capítulo 4 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto 1625 de 2016, dispuso en el numeral 5 del artículo 1.6.1.4.1. que únicamente se entenderá cumplido el deber de expedir factura electrónica de venta cuando esta haya sido previamente validada por la DIAN y entregada al adquirente⁶.

6. Por su parte, el artículo 34 de la Resolución DIAN 165 de 2023⁷, consagró que la validación de la factura electrónica de venta tiene como alcance la verificación de los requisitos establecidos en el artículo 11 de la misma resolución, así como los requisitos contemplados en los artículos 19 y 20 ibídem. Asimismo, la doctrina ha precisado que dicha validación no indica la aprobación del fondo de las operaciones económicas que se soportan con la factura de venta, sino que únicamente se da sobre la forma en la cual se generó el documento electrónico bajo los parámetros técnicos del modelo de validación previa⁸.

7. En este sentido, el inciso 9 del artículo 616-1 del ET aclara que la validación no limita las facultades de fiscalización y control de la Administración Tributaria, las cuales incluyen la verificación del cumplimiento del deber de facturar electrónicamente por parte del obligado.

8. Así las cosas, y en atención a que el artículo 684 del ET otorga amplias facultades de fiscalización e investigación a los funcionarios de la DIAN para garantizar el cumplimiento efectivo de las normas sustanciales, incluyendo la exigencia de documentos que respalden las operaciones económicas⁹, la DIAN está plenamente facultada para verificar el cumplimiento de las disposiciones relativas a la expedición de facturas electrónicas.

9. Lo anterior implica que, en las visitas realizadas por los funcionarios de la entidad, previa autorización o comisión otorgada por el jefe de fiscalización, conforme a lo dispuesto en el artículo 688 del ET, estos están facultados para solicitar las facturas expedidas las cuales deberán ser puestas a su disposición por parte del obligado a facturar en el medio que éste decida conservarlas, ello con el propósito de llevar a cabo las labores de verificación y control.

10. Por lo tanto, una interpretación sistemática e integral¹⁰ de las normas citadas permite concluir que la Administración Tributaria cuenta con amplias facultades de fiscalización e investigación, particularmente en el contexto del SFE. Estas facultades incluyen la posibilidad de solicitar a los sujetos obligados las facturas expedidas, para verificar el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes. Lo anterior, sin perjuicio de que las mismas hayan sido previamente validadas por la DIAN.

En los anteriores términos se absuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.