Los documentos que cumplan con lo señalado anteriormente podrán ser considerados como soportes para efectos contables.
CONSULTA (TEXTUAL)
“(…) Me dirijo muy respetuosamente para elevar la siguiente consulta:
¿Es obligatorio para una empresa obligada a llevar contabilidad, tener impreso en papel los comprobantes y soportes contables (facturas de venta, egresos, recibos de caja, etc.) o es posible tener almacenados éstos soportes en algún medio magnético?
¿Qué normatividad hay respecto a este tema?
¿Qué entidad vigilia el cumplimiento de estos requisitos en Colombia?”
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:
El CTCP emitió el concepto 2022-02701 sobre “impresión de documentos soportes contables”, en el que manifestó lo siguiente:
“(…) Acerca de la pregunta objeto de consulta, este Consejo le recuerda que el artículo 6° del título tercero del anexo No. 6 del D.U.R. 2420 de 20152, establece
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1 https://www.ctcp.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=c8b4fdfb-6366-4f83-a366-e26d7b33d275
2 https://www.ctcp.gov.co/publicaciones-ctcp/compilaciones-normativas/anexo-6-del-dur-2420-de-2015-normas-sobre-sistema-/compilacionanexo-6-a-diciembre-31-de-2020-normas
“ARTICULO 6. SOPORTES.
Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de orígenes internos o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación. Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle”.
Por lo anterior, los documentos que cumplan con lo señalado anteriormente podrán ser considerados como soportes para efectos contables, debidamente impresos o en medio virtuales, siempre que se garantice su verificación. Ejemplos de este tipo de soportes pueden ser: facturas o documentos equivalentes, recibos de caja, cuentas de cobro, contratos, escrituras públicas, notas debido o crédito, notas de contabilidad, comprobantes de ingreso o egreso, recibos de caja, consignaciones, remisiones, órdenes de compra, pagares, entradas o salidas de almacén, entre otros.
Así mismo, es pertinente se tenga en cuenta lo establecido en la Ley 527 de 19993 sobre la validez jurídica de los mensajes de datos, lo cual puede complementar con el concepto CTCP 0700 de 20214, emitido por este Organismo”. Subrayado fuera de texto.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
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3 https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=4276
4 https://www.ctcp.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=ecb54a24-95cd-4c5b-9adc-e01d2020ac1a
