CONSULTA (TEXTUAL)

“Me desempeño como Revisora Fiscal de una cooperativa, en donde el Consejo de Administración me exige firmar los estados financieros mensuales expedidos por la Administración de la misma, basados en el siguiente artículo del estatuto: “Funciones del Revisor Fiscal: ……”8. Firmar verificando con exactitud todos los balances y cuentas que deben rendirse tanto al Consejo de Administración, a la Asamblea General o a la Superintendencia de la Economía Solidaria o la entidad gubernamental que ejerza la función de vigilancia y control…”

Con este antecedente tengo las siguientes inquietudes:

  1. ¿Es válido si les solicito Certificación expedida por Gerente y Contador sobre los estados financieros al corte mensual para firmarlos?
  2. ¿En qué situaciones puedo negarme a firmar los estados financieros mensuales?
  3. ¿Realmente la contabilidad no está al día, por ejemplo las conciliaciones bancarias de todo el año no las han elaborado, y en otras operaciones presentan atrasos y errores, con estas razones es válido si me niego a firmar estados financieros mensuales?
  4. ¿Si al iniciar el contrato les entregué la planeación del año, es procedente si por cualquier situación inusual la debo modificar?
  5. Se han presentado hallazgos en las auditorías realizadas sobre salidas de dinero que quedan registradas en el mes siguiente, lo cual evidencia que no se están realizando los registros contables al momento de presentarse la salida de dinero, esta situación me genera incertidumbre al firmar estados financieros que resulta imposible auditar en su totalidad en solo mes y continuamente todo el tiempo con la misma periodicidad.
  6. ¿Qué documento puedo diligenciar para salvar responsabilidad en este caso específico?”.
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

En referencia a las inquietudes y de acuerdo con el párrafo anterior, es importante señalar que el CTCP no tiene competencia para dirimir conflictos o desacuerdos entre los profesionales contables (Contador Público o Revisor Fiscal), los administradores y el Consejo de Administración, relacionados con el cumplimiento de las funciones que el máximo órgano les haya asignado en su contrato.

En general, un Contador Público que actúe como Revisor Fiscal debe cumplir con lo estipulado por mandato legal, incluyendo lo señalado en los artículos 207, 208 y 209 del Código de Comercio sobre sus funciones y el contenido de sus informes, y lo establecido en el artículo 10° de la Ley 43 de 1990 en relación con la firma de los estados financieros. Además, deberá cumplir con los estatutos aprobados por el máximo órgano de la entidad (ESAL – Cooperativa), siempre y cuando no contravengan la ley o la normatividad vigente.

Es importante destacar que existen, en general, dos tipos de estados financieros:

Estados financieros de propósito especial:

“los estados financieros de propósito especial, que sé que se preparan para satisfacer las necesidades específicas de ciertos usuarios de la información contable, ellos no han sido eliminados, ni prohibidos; dichos estados (…) son distintos de los estados financieros de propósito general1 (…), los de propósito especial tienen circulación restringida a un grupo específico de usuarios (Ver mayor detalle en la NIA 800)”. (Concepto CTCP 2020-0310).

Estados financieros de propósito general:

son aquellos elaborados para cumplir con los requisitos de rendición de cuentas anuales. Esto significa que deben ser emitidos al menos una vez al año debidamente certificados2 y dictaminados3 y tienen como objetivo proporcionar información sobre la situación financiera, el rendimiento y los flujos de efectivo de la entidad que sea útil para la toma de decisiones económicas de una amplia gama de usuarios (inversores, prestamistas, acreedores, entre otros)4.

Con base en lo expuesto, los estados solicitados al Revisor Fiscal por el Consejo de Administración, conforme a los estatutos de la entidad, corresponden a informes o estados financieros mensuales de propósito especial, que no representan un juego completo de estados financieros con su dictamen y certificación. Aunque no son exigidos de manera general por las normas, se podría incluir al pie de la firma la indicación “Mi auditoria se encuentra en proceso al 31 de diciembre de 20xx”.

Por otro lado, es importante señalar la normativa emitida por la Superintendencia de la Economía Solidaria, como ente de inspección, vigilancia y control. Esta entidad establece lineamientos sobre la presentación de información en su Circular Básica Contable y Financiera, que el revisor fiscal debe cumplir.

En relación con sus preguntas 1, 2 y 3 sobre la certificación de los estados financieros mensuales, el Revisor Fiscal debe asegurar que estos se elaboren conforme a los marcos técnicos normativos aplicables a las cooperativas, cumpliendo con el artículo 37 de la Ley 222 de 1995. Esto debe tener en cuenta a los usuarios de dichos estados financieros de propósito especial (Consejo de Administración, Asamblea General, la Superintendencia de la Economía Solidaria u otras entidades gubernamentales encargadas de vigilancia y control).

Respecto a negarse a firmar los estados financieros mensuales, el Revisor Fiscal deberá revisar las obligaciones adquiridas en la carta de acuerdo o contrato firmado con el usuario de sus servicios. De existir tales obligaciones, el incumplimiento podría constituir una violación del contrato.

En el concepto 2024-0191, con fecha de radicación 15 de abril de 2024, el Consejo precisó lo siguiente:

“(…) Adicionalmente, es importante precisar que los Estados Financieros deben contener la firma del representante legal, el contador público y, si lo hubiere, el revisor fiscal. En este caso, tal como lo precisó la Corte Constitucional en Sentencia C-290 de 1997:“estos estados deben ser suscritos por dicho profesional, anteponiendo la expresión “ver la opinión adjunta” u
otra similar. El sentido y alcance de su firma será el que se indique en el dictamen correspondiente”.

(…)

El dictamen del revisor fiscal también deberá incluir salvedades o párrafos de énfasis, señalando las limitaciones en la auditoría debido a la falta de conciliación y las diferencias no identificadas. El revisor fiscal deberá evaluar si estas limitaciones son lo suficientemente significativas como para abstenerse de emitir una opinión”. Destacado fuera de texto.

El Revisor Fiscal deberá basar su opinión en las NIA 700 y la 705, incorporadas en el Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015, Anexo 4.

En relación a la contabilidad que no se encuentra al día, el Consejo precisó en el concepto 2018-0288 que:

“Todas las entidades que estén obligadas a llevar contabilidad deben aplicar lo normado en el Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015 y sus modificaciones, deben tener la contabilidad al día (…)”. Destacado fuera de texto.

En relación con la pregunta 4, en cuanto a la planificación de su trabajo, el Revisor Fiscal debe:

  • Diseñar los procedimientos y estrategias de auditoría, e
  • Identificar consideraciones de cambios significativos en la organización.

tal como se establece en la NIA 300 Párrafo A10 sobre la planificación de la auditorías.

En relación con las preguntas 5 y 6, sobre las funciones del Revisor Fiscal, el Consejo aclaró que:

“En general se puede afirmar que las funciones de impartir instrucciones incluidas en los numerales 4) y 6) del artículo 207 del Código de Comercio, se entenderán como la facultad del revisor fiscal para comunicar recomendaciones a la entidad a la que preste sus servicios. Tal facultad no implicará injerencia alguna del revisor fiscal en las decisiones administrativas o financieras que tome la administración de la entidad”. (Concepto CTCP 2023-0169).

“El revisor fiscal deberá obtener evidencia de auditoría valida y suficiente que soporte su opinión frente a la existencia o no de incorrecciones materiales respecto de la información financiera. La evidencia que debe obtener dicho profesional es un tema de juicio profesional”. (Concepto CTCP 2019-0846).

Ahora bien, aunque existen situaciones relacionadas con el incumplimiento de la administración que, a juicio del Revisor Fiscal, pueden ser identificadas como hallazgos de auditoría, dichos aspectos debieron ser comunicados oportunamente a la administración y reportados en el informe del Revisor Fiscal dirigido a la Asamblea General de la cooperativa. Esto con el fin de que se adopten las acciones necesarias para mitigar su impacto en los estados financieros.

En cuanto al documento puedo que puede diligenciarse para exonerarse de responsabilidad, el CTCP indicó en el concepto No. 2018-343:

“la NIA 580 – Manifestaciones escritas, en sus numerales 3,4 y del 10 al 12,

(…) En caso de que el revisor fiscal, no reciba la carta de representación o no satisfaga los requerimientos exigidos para su emisión, esto podrá originar un efecto en la opinión del Revisor Fiscal, con lo cual podría conllevar a una opinión modificada (con salvedades o negación)”. 

Finalmente, se recuerda la obligación de cumplir con la Ley 43 de 1990, reglamentaria de la profesión contable, en particular con los artículos 9, 64 y el parágrafo del artículo 67, los cuales establecen:

“Artículo 9. De los papeles de trabajo. Mediante papeles de trabajo, el Contador Público dejará constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional. Tales papeles, que son propiedad exclusiva del Contador Público, se preparan conforme a las normas de auditoría generalmente aceptadas.

Parágrafo . Los papeles de trabajo podrán ser examinados por las entidades estatales y por los funcionarios de la Rama Jurisdiccional en los casos previstos en las leyes. Dichos papeles están sujetos a reserva y deberán conservarse por un tiempo no inferior a cinco (5) años, contados a partir de la fecha de su elaboración.

Artículo 64. Las evidencias del trabajo de un Contador Público son documentos privados sometidos a reservas que únicamente pueden ser conocidos por terceros, previa autorización del cliente y del mismo Contador Público, o en los casos previstos por la ley.

Artículo 67. (…)

Parágrafo. Las revelaciones incluidas, los estados financieros y en los dictámenes de los Contadores Públicos sobre los mismos, no constituyen violación de la reserva comercial, bancaria o profesional”.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.