CONSULTA
“(…) Quisiera que la(sic) CTCP emitiera su concepto sobre una contabilidad de un edificio comercial de 44 unidades en donde la contabilidad se lleva en sofware(sic) legal y paquete contable licenciado a nombre de la contadora, en donde la contabilidad no está digitada por terceros, no se pone el número de identificación en el sistemas; esta por cuentas auxiliares en donde se detalla todo su movimiento tanto en recibos de caja como en los comprobantes de egreso, pero la cuenta discrimina por auxiliar el debido movimiento.
Existe alguna norma que obligue a llevar la contabilidad por terceros o este es más por control Esta consulta la hago debido a que hay cambio de administrador y contador pero en vista de que no está por terceros no la aceptan así. (…)”
RESUMEN:
La incorporación de la identificación del tercero dentro de la contabilidad es una mejor práctica habitual, toda vez que suministra la historia clara, completa y fidedigna de los hechos económicos de la entidad.
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en su calidad de organismo permanente de normalización técnica de Normas de Contabilidad, Información Financiera y Aseguramiento de la Información, adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y conforme a las disposiciones legales vigentes, principalmente las contempladas en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009 y los decretos que las desarrollan, procede a dar respuesta a la consulta de manera general, sin pretender resolver casos particulares, en los siguientes términos:
Respecto de su pregunta, el artículo 50 del Código de Comercio establece que la contabilidad se deberá llevar de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno.
Entendiendo que un tercero es cualquier persona natural o jurídica ajena a la empresa, como un cliente, un proveedor, un trabajador, un banco, etc. cada vez que se realice una transacción con un tercero se debe registrar en la contabilidad de forma individual, a fin de poder identificar los hechos económicos relacionados con dicho tercero. Es así como la omisión en la identificación del tercero puede ser considerada una falla de control interno dentro del proceso de gestión documental contable, de acuerdo con las directrices establecidas en el anexo 6 del DUR 2420 de 2015, que indica que los comprobantes de contabilidad deben prepararse con fundamento en los soportes, que según el tipo de acto de que se trate, instrumentan el hecho económico que debe ser reconocido dentro de la contabilidad, de forma que permita el conocimiento de las transacciones individuales dentro de los libros de contabilidad.
De otra parte, el documento de orientación técnica DOT-15, menciona que dentro del contenido de los libros de contabilidad está el registro cronológico de todas las operaciones, en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes, así como el deber de llevar, entre otros, los libros auxiliares necesarios para conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global.
En los términos expuestos, se absuelve la consulta, señalando que este organismo se ha basado exclusivamente en la información proporcionada por el peticionario. Los efectos de este concepto se encuentran enunciados en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.