Firma de documentos en blanco. Concepto CTCP 396 de 2022

CONSULTA (TEXTUAL)

“(…) ¿Es una práctica autorizada que  los contadores públicos en el ejercicio  profesional, tengan como una práctica reconocida o legal, el dejar  hojas  de  papel  firmadas en  blanco para  su  lleno  o su  diligenciamiento por  parte de terceros respecto a su contenido? (…)”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de  la Contaduría Pública (CTCP) en  su  carácter de  Organismo Orientador técnico- científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento  de   la  Información,  conforme  a  las   normas  legales  vigentes, especialmente  por   lo dispuesto en  la Ley 43 de  1990, la Ley 1314 de  2009, y en  sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de  manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los  siguientes términos:

Con respecto a la pregunta del peticionario, sea lo primero advertir que no existe disposición alguna que permita que un  contador público firme  documentos en  blanco para su  posterior diligenciamiento, por el contrario, las  normas que rigen  el ejercicio profesional, establecen claramente la obligación de  dejar evidencia de  su labor.  Dentro de  éstas tenemos:

Ley 43  de  1990, por  la cual  se adiciona la Ley 145  de  1960  reglamentaria de  la profesión de  Contador Público, se refiere a ello en  los  siguientes artículos:

“Artículo 3° De la inscripción del Contador Público. La inscripción como Contador Público se acreditará por medio de una tarjeta profesional que  será  expedida por la Junta Central  de Contadores. (…)

Parágrafo 3° En todos los actos profesionales, la firma del Contador Público deberá ir acompañado del número de su tarjeta profesional. Resaltado propio  (…)”

Ahora, con  respecto a las responsabilidades del contador público, es importante recordar sus funciones serán las  contempladas en  el contrato de  prestación de  servicios o laboral, según sea el caso, además de  la observancia de  lo establecido en  el artículo 8 de  la Ley 43 de  1990 que establece:

“Artículo 8. De las normas que  deben observar los Contadores Públicos.  Los Contadores Públicos  están obligados a:

  1. 1. Observar las normas de ética profesional.
  2. Actuar con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas.
  3. 3. Cumplir las normas legales vigentes
  4. 4. Vigilar que   el  registro   e  información  contable  se  fundamente en  principios   de  contabilidad  generalmente aceptados en Colomb

Artículo 9° De los papeles de  trabajo. Mediante papeles de  trabajo, el Contador Público  dejará  constancia de  las labores realizadas para emitir su juicio profesional. Tales papeles, que son propiedad exclusiva del Contador Público, se preparan conforme a las normas de auditoría generalmente aceptadas.

Parágrafo.  Los papeles de trabajo podrán ser  examinados por las entidades estatales y por los funcionarios de la Rama  Jurisdiccional  en  los  casos  previstos en  las  leyes.  Dichos  papeles están  sujetos a  reserva y  deberán conservarse por un tiempo no inferior a cinco  (5) años,  contados a partir de la fecha  de su elaboración.

Artículo 10. De la fe pública.  La atestación o firma de un Contador Público en los actos propios de su profesión hará presumir, salvo  prueba en contrario, que  el acto  respectivo se  ajusta a los requisitos legales,  lo mismo que  a los estatutarios en casos de personas jurídicas. Tratándose de balances, se presumirá además que  los saldos se han tomado fielmente de  los  libros,  que  éstos se  ajustan a  las  normas legales  y que  las  cifras  registradas en  ellos reflejan  en forma  fidedigna  la correspondiente situación financiera en la fecha  del balance. Resaltado propio

Parágrafo.  Los Contadores Públicos,  cuando otorguen fe pública  en materia contable, se asimilarán a funcionarios públicos para  efectos de  las  sanciones penales por  los  delitos  que  cometieren en  el ejercicio  de  las  actividades propias de su profesión, sin perjuicio de las responsabilidades de orden civil que hubiere lugar conforme a las leyes.

(…)

Artículo 35. Las siguientes declaraciones de principios  constituyen el fundamento esencial para  el desarrollo de las normas sobre ética  de la Contaduría Pública:

La Contaduría Pública  es  una  profesión que  tiene como fin satisfacer necesidades de  la sociedad, mediante la medición, evaluación, ordenamiento, análisis  e interpretación de  la información financiera de  las  empresas o los individuos y la preparación de informes sobre la correspondiente situación financiera, sobre los cuales se basan las decisiones de los empresarios, inversionistas, acreedores, demás terceros interesados y el Estado acerca del futuro de dichos  entes económicos. El Contador Público como depositario de la confianza pública,  da fe pública  cuando con su firma y número de tarjeta profesional suscribe un documento en que certifique sobre determinados hechos económicos. Esta certificación, hará  parte integral  de lo examinado. Resaltado propio

El Contador Público, sea  en la actividad  pública  o privada es un factor de activa y directa intervención en la vida de los  organismos  públicos  y  privados.   Su  obligación   es  velar  por  los  intereses  económicos de  la  comunidad, entendiéndose por ésta no solamente a las personas naturales o jurídicas vinculadas directamente a la empresa sino a la sociedad en general, y naturalmente, el Estado

La conciencia moral, la aptitud profesional y la independencia mental constituye su esencia espiritual. El ejercicio de  la Contaduría Pública  implica  una  función  social  especialmente  a  través de  la fe  pública   que  se  otorga en beneficio del orden y la seguridad en las relaciones económicas entre el Estado y los particulares, o de éstos entre sí. Resaltado propio  (…)

37.1 Integridad.

El Contador Público deberá mantener incólume su integridad moral, cualquiera que fuere  el campo de su actuación en el ejercicio  profesional. Conforme a esto, se  espera de él rectitud, probidad, honestidad, dignidad  y sinceridad, en cualquier circunstancia.

Dentro  de  este mismo principio  quedan comprendidos otros conceptos afines  que,  sin requerir una  mención o reglamentación expresa,  puedan tener  relación   con  las  normas de  actuación  profesional establecidas.  Tales conceptos pudieran ser  los  de  conciencia moral, lealtad en  los  distintos planos,  veracidad como reflejo  de  una realidad incontrastable, justicia y equidad con apoyo  en el derecho positivo. (…)

37.4 Responsabilidad.

Sin  perjuicio   de   reconocer  que   la  responsabilidad,  como  principio   de   la  ética   profesional,  se   encuentra implícitamente comprendida en todas y cada  una de las normas de ética y reglas de conducta del Contador Público, es conveniente y justificada su mención expresa como principio para  todos los niveles  de la actividad  contable.

En efecto, de ella fluye la necesidad de la sanción, cuyo reconocimiento en normas de ética, promueve la confianza de  los  usuarios de  los  servicios  del  Contador Público, compromete  indiscutiblemente la  capacidad calificada, requerida por el bien común de la profesión. (…)

37.10 Conducta ética.

El Contador Público  deberá abstenerse de  realizar  cualquier acto   que  pueda afectar negativamente la  buena reputación o repercutir en alguna forma  en descrédito de la profesión, tomando en cuenta que, por la función social que implica  el ejercicio  de su profesión, está obligado  a sujetar su conducta pública  y privada  a los más  elevados preceptos de la moral  universal. (…)

Artículo 64. Las evidencias del trabajo de un Contador Público, son documentos privados  sometidos a reservas que únicamente pueden ser conocidos por terceros, previa autorización del cliente y del mismo Contador Público, o en los casos previstos por la ley. (…)

Artículo 70. Para  garantizar la confianza pública  en  sus  certificaciones, dictámenes u opiniones, los  Contadores Públicos  deberán cumplir  estrictamente las  disposiciones legales  y profesionales y proceder en  todo tiempo en forma  veraz,  digna, leal  y de  buena fe, evitando actos  simulados, así  como prestar su  concurso a  operaciones fraudulentas o de cualquier otro tipo que tiendan a ocultar la realidad financiera de sus clientes, en perjuicio de los intereses del Estado o del patrimonio de particulares, sean estas personas naturales o jurídicas.”

Por lo expuesto en  la reglamentación contable anterior es que otras normas aluden a certificaciones  y dictámenes, como:

Ley 222 de  1995:

“Artículo 37. ESTADOS FINANCIEROS CERTIFICADOS.

El  representante  legal  y  el  contador  público   bajo  cuya   responsabilidad  se  hubiesen  preparado  los  estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en  declarar  que   se  han   verificado   previamente  las  afirmaciones contenidas  en  ellos,  conforme  al reglamento, y que  las mismas se han tomado fielmente de los libros. Resaltado propio

Artículo 38. ESTADOS FINANCIEROS DICTAMINADOS.

Son dictaminados aquellos estados financieros certificados que se acompañen de la opinión profesional del revisor fiscal  o, a falta de  éste, del  contador público  independiente que  los  hubiere examinado de  conformidad con  las normas de auditoría generalmente aceptadas.

Estos estados deben ser  suscritos por dicho  profesional, anteponiendo la expresión “ver la opinión adjunta”  u otra similar. El sentido y alcance  de  su  firma  será  el que  se  indique  en  el dictamen correspondiente, que  contendrá como mínimo  las manifestaciones exigidas por el reglamento.

Cuando  los estados financieros se presenten conjuntamente con  el informe  de gestión  de los administradores, el revisor  fiscal  o contador público  independiente deberá incluir en  su  informe  su  opinión  sobre si entre aquéllos y éstos existe  la debida concordancia.”

Código  de  Comercio:

“Artículo 207. Son funciones del revisor fiscal: (…)

2) Dar oportuna cuenta, por  escrito, a la asamblea  o junta  de  socios,  a la junta directiva  o al gerente, según  los casos, de las irregularidades que  ocurran en el funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus  negocios;

3) Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de las compañías, y rendirles los informes a que  haya lugar o le sean solicitados; (…)

7) Autorizar con su firma cualquier balance que  se haga, con su dictamen o informe  correspondiente; (…)

Artículo 208. El dictamen o informe del revisor fiscal sobre los balances generales deberá expresar, por lo menos:

1) Si ha obtenido las informaciones necesarias para  cumplir  sus  funciones;

2) Si en el curso  de la revisión se han seguido  los procedimientos aconsejados por la técnica de la interventoría de cuentas;

3) Si en  su  concepto la  contabilidad se  lleva  conforme a  las  normas legales  y a  la  técnica contable, y si las operaciones registradas se ajustan a los estatutos y a las decisiones de la asamblea o junta directiva, en su caso;

4) Si el balance y el estado de pérdidas y ganancias han sido tomados fielmente de los libros; y si en su opinión el primero presenta  en  forma  fidedigna, de  acuerdo con  las  normas de  contabilidad generalmente aceptadas, la respectiva situación financiera al terminar el período revisado, y el segundo refleja el resultado de las operaciones en dicho período, y

5) Las reservas o salvedades que  tenga sobre la fidelidad  de los estados financieros.

Artículo 209. El informe del revisor fiscal a la asamblea o junta de socios  deberá expresar:

1) Si los actos de los administradores de la sociedad se ajustan a los estatutos y a las órdenes o instrucciones de la asamblea o junta de socios;

2) Si la correspondencia, los comprobantes de  las cuentas y los libros  de  actas y de  registro  de  acciones, en  su caso,  se llevan y se conservan debidamente, y

3) Si hay y son  adecuadas las medidas de control interno,  de conservación y custodia de los bienes de la sociedad o de terceros que  estén en poder de la compañía. (…)

Artículo 211. El revisor fiscal responderá de los perjuicios  que  ocasione a la sociedad, a sus  asociados o a terceros, por negligencia  o dolo en el cumplimiento de sus  funciones.

Artículo 212. El revisor fiscal que,  a sabiendas, autorice balances con inexactitudes graves, o rinda a la asamblea o a la junta  de socios  informes con  tales inexactitudes, incurrirá en las sanciones previstas en el Código Penal  para la falsedad en documentos privados, más  la interdicción temporal o definitiva para ejercer el cargo de revisor fiscal.

(…)

Artículo 214. El revisor fiscal deberá guardar completa reserva sobre los actos o hechos de que tenga conocimiento en   ejercicio   de   su   cargo   y  solamente  podrá   comunicarlos  o  denunciarlos  en   la  forma   y  casos  previstos expresamente en las leyes.”

Como se desprende de  la normativa  relacionada, este Consejo  reitera que no  es propio del  ejercicio profesional de  un  contador público, el dejar  hojas de  papel suscritas en  blanco para que se incorporen en  ellas información no  producida por  éste, lo cual  podría constituir una  violación de  índole legal  y por tanto ética, en los  términos de  los  artículos 8 y 37 de  la mencionada Ley 43 de  1990.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que,  para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por  el consultante y los efectos de  este concepto son  los  previstos por  el artículo 28 de  la Ley 1437 de  2011, modificado por  el artículo 1 de  la Ley 1755 de  2015.

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