¿Es posible que la junta directiva emita sus decisiones a favor o en contra mediante un grupo de WhatsApp?. Concepto Supersociedades 234527 de 2022

OFICIO 220-234527 DEL 31 DE OCTUBRE DE 2022

ASUNTO:   POSIBILIDAD DE ADELANTAR REUNIONES DE JUNTA DIRECTIVA A TRAVÉS DE APLICATIVOS DE MENSAJERÍA.

Me refiero a su escrito radicado en esta Superintendencia como se anuncia en la referencia mediante el cual, en alusión al uso de mecanismos tecnológicos para la realización de reuniones no presenciales de órganos societarios, consulta si resulta posible que la Junta Directiva emita sus decisiones a través de un grupo de chat de la plataforma WhatsApp.

Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general sobre las materias a su cargo, y sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad.

Con el alcance indicado, este Despacho dará respuesta a su consulta la cual fue planteada en los siguientes términos:

“¿Es posible que la Junta Directiva emita sus decisiones a favor o en contra mediante un grupo de WhatsApp?”

Sobre el particular, en criterio de esta Oficina resulta viable que la junta directiva de una compañía se reúna, delibere y adopte decisiones comunicándose a través de un aplicativo de mensajería como WhatsApp (entre otros), esto, por cuanto los mensajes de datos enviados por tales aplicativos cumplen con las condiciones que la ley prevé para dicho efecto, como se explicará a continuación.

En primer lugar, conforme se cita en el texto de la consulta, el Artículo 19 de la Ley 222 de 19951 contempla la posibilidad de que las reuniones de los miembros de órganos colegiados de dirección y administración de las compañías puedan surtirse en forma no presencial a través de medios tecnológicos que permitan probar con fidelidad la fecha de la reunión, la identidad de los participantes, sus intervenciones simultáneas o sucesivas durante las deliberaciones, la votación, entre otros, condiciones que reúnen las aplicaciones de mensajería, tales como a la que se refiere la consulta.

Resulta que la Ley 527 de 1999 reconoce plenos efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a la información que se encuentra en forma de mensaje de datos, como la contenida en los mensajes de texto enviados a través de los aplicativos de mensajería. Expone dicha ley:

ARTÍCULO 5º. RECONOCIMIENTO JURIDICO DE LOS MENSAJES DE DATOS. No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos.”

Ahora, por mensaje de datos entiende el Artículo 2º de la mencionada ley lo siguiente:

ARTÍCULO 2º. DEFINICIONES. Para los efectos de la presente ley se entenderá por:

  1. a) Mensaje de dato La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax; (…)”

Como puede verse, los mensajes compartidos en los aplicativos de mensajería, como es el caso de WhatsApp, cuentan con la condición de mensaje de datos, según la definición que de éstos da la ley.

Por su parte, esta misma norma, en su artículo 10º reitera y amplía lo previsto en su Artículo 5º, antes transcrito, reconociéndole valor probatorio a los mensajes de datos, incluso, en actuaciones judiciales, veamos:

ARTICULO 10. ADMISIBILIDAD Y FUERZA PROBATORIA DE LOS MENSAJES DE DATOS. Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil.

En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original”.

Así las cosas, siempre que se dé aplicación a las reglas en materia de convocatoria, quórum y mayorías previstas en la ley o los estatutos y que, por supuesto, en la convocatoria se señale el medio tecnológico que será utilizado para adelantar la reunión no presencial y la manera en la cual se accederá a la misma, podrán adelantarse reuniones de junta directiva no presenciales, entre otros medios tecnológicos, a través del aplicativo WhatsApp; por supuesto, corresponde asegurarse a quien convoca que el aplicativo en el

que  se  adelantará  la  reunión  no  presencial,  o mixta,  ofrece  suficientes medidas  de seguridad, mensajes cifrados con estándares de encriptación, avisos de seguridad, así como advertir a los convocados que participen utilizando redes de conexión seguras, todo esto con el fin de asegurar la información de la reunión2 que soportará el contenido del acta correspondiente. Todo lo anterior sin perder de vista que sus miembros deben poder deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva, en concordancia por lo previsto en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995.

De conformidad con lo expuesto, se respondió de manera cabal su consulta. Se reitera que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la página web de esta entidad puede consultar directamente la normatividad, así como los conceptos que la misma ha emitido sobre las materias de su competencia a través del aplicativo Tesauro.

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