Me están solicitando que entregue mis usuarios, claves y firmas de DIAN y SHD así como también un escáner de mi firma autógrafa para que todos puedan firmar por mí.

CONSULTA (TEXTUAL)

“(…) En mi trabajo actual que es una firma dedicada a la revisoría fiscal me están solicitando que entregue mis usuarios, claves y firmas de DIAN y secretaria de hacienda distrital así como también un escáner de mi firma autógrafa para ponerlos a disposición de todo el equipo de trabajo para que todos puedan firmar por mí en caso de que lo requieran. Quisiera consultar si, en el caso de negarme a entregar esos datos sensibles y personales, la empresa pueda iniciar un proceso disciplinario o despedirme con justa causa. Es de anotar que me he comunicado con la junta central de contadores quienes me indicaron que el CTCP me podría orientar en este tema. (…)”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

Es importante recordar lo preceptuado específicamente para los revisores fiscales por el artículo 214 del Código de Comercio el cual establece claramente:

“ARTÍCULO 214. RESERVA DEL REVISOR FISCAL EN EL EJERCICIO DE SU CARGO. El revisor fiscal deberá guardar completa reserva sobre los actos o hechos de que tenga conocimiento en ejercicio de su cargo y solamente podrá comunicarlos o denunciarlos en la forma y casos previstos expresamente en las leyes.”

Igualmente, la Sentencia de la Corte Constitucional 538 de 1997 se refiere al secreto profesional y la única posibilidad de revelación, la cual le dará una mayor claridad sobre la inquietud formulada. Complementariamente se debe tener en cuenta lo ordenado por la Ley 43 de 1990 en sus artículos 9 y 37.5 y la obligación que conlleva la guarda de todo lo actuado por el revisor fiscal para el cumplimiento de sus funciones mientras ejerce o ejerció el cargo.

Un nuevo revisor fiscal deberá también obtener la firma digital correspondiente, cancelándose la anterior, para lo cual es conveniente que dé información escrita tanto a la DIAN como a la Secretaría de Hacienda de que ha dejado de ser el revisor fiscal de la empresa a la cual estaba vinculado, copia de la cual se le recomienda informarlo a la administración de dicha empresa y las obligaciones que tiene de garantizar la confidencialidad que le exige la Ley al revisor fiscal, además que solamente recibe órdenes de la Ley, los estatutos y la asamblea, siempre que estas últimas no vayan en contra de la Ley y los Estatutos.

La posibilidad de entrega de usuarios y claves a personas distintas de las autoridades significaría un riesgo para todo revisor fiscal en caso de darse un uso inadecuado a las mismas o utilizarse para certificar información que no haya sido verificada por el revisor fiscal conforme a sus obligaciones. Todo documento que se firme por parte de un contador público debe garantizarse que está acorde en relación con los artículos 69, 70 y 71 de la Ley 43 de 1990, además del artículo 45 de la misma norma.

Finalmente, frente a cualquier otra duda, se le recomienda solicitar a las autoridades fiscales sus conceptos al respecto para cuando se ha elegido un nuevo revisor fiscal.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.