CONSULTA (TEXTUAL)
“(…) mayor de edad y domiciliado en Medellín, identificado con la cedula de ciudadanía (…) de Medellín, me permito solicitar concepto del CONSEJO TECNICO DE LA CONTADURIA PÚBLICA sobre cómo se efectúa la contabilización de los ingresos recibidos por donaciones de particulares a una campaña electoral, para lo cual le informo lo siguiente:
- 1. Es requisito dentro de la normativa electoral que en toda contabilidad de una campaña, los ingresos siempre deben ser iguales a los gast
- 2. La campaña puede recibir ingresos por donaciones en dinero, las cuales ingresan a la cuenta bancaria abierta para manejo de la campaña y son un ingreso por donacione
- La campaña puede tener ingresos por donaciones en especie, las cuales entran a la contabilidad de la campaña como un ingreso y un gasto.
- 4. De los ingresos recibidos por donaciones en dinero, los cuales estaban consignados en la cuenta bancaria, se hizo el pago de servicios prestados a la campaña, a una persona, por valor de $25.000.000
- 5. Las cuentas de la campaña generan los siguientes resultados:
INGRESOS
Ingresos recibidos por la campaña:
| Donaciones en dinero | 147.871.692 |
| Ayudas en especie valoradas a su precio comercial | 53.814.811 |
| Sobregiro Bancario, que según las normas, debe
contabilizarse como un ingreso |
213.979 |
| TOTAL INGRESOS | 201.900.482 |
Dentro de los donantes está la Corporación Medellín Cuenta Conmigo, quien entregó ayudas en especie, valoradas a su precio comercial, por valor de $22.803.938
EGRESOS
Gastos realizados por la campaña:
| Desembolsos en dinero realizados a través de la cuenta
única de la campaña por valor de |
148.085.671 |
| Gasto contabilizado de las ayudas en especie | 53.814.811 |
| TOTAL GASTOS REALIZADOS EN LA CAMPAÑA | 201.900.482 |
Dentro de los gastos se encuentran dos pagos hechos al señor (…) por concepto de suministro de personal para encargarse de la recolección de las firmas, los cuales se desembolsaron de la cuenta bancaria de la campaña y a nombre de (…), así:
| El día 31 de julio de 2021, se le giraron según comprobante de egreso número 33, | 14.700.000 |
| El día 4 de agosto de 2021, se le giraron según
comprobante de egreso número 44, |
10.300.000 |
| TOTAL | 25.000.000 |
Este valor fue girado desde la cuenta única de la campaña, a nombre de (…), giros que se encuentran debidamente registrados en los extractos bancarios de la cuenta única, en los que se puede leer que fueron pagados a nombre de (…), extractos que se adjuntan.
En oficio entregado al Consejo Nacional Electoral, se informa a los Señores Magistrados que este valor de $25.000.000 pagado a (…), corresponde a una donación de la Corporación Medellín Cuenta Conmigo, hecho que no es cierto por lo que el gasto de los $25.000.000 se realizó desde la cuenta única de la campaña y no de ninguna donación en especie.
Por lo anterior, solicitamos comedidamente se conceptúe sobre la contabilización de los ingresos y del gasto de los 25 millones pagados desde la cuenta bancaria”
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico- científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:
La Resolución 5881 de 2021, expedida por el Consejo Nacional Electoral, por medio de la cual se establece el procedimiento para el registro de libros contables, la presentación de informes de ingresos y gastos de campañas electorales, y la reposición de gastos de campaña para las elecciones de las 16 Circunscripciones Transitorias Especiales de Paz para la Cámara de Representantes 2022-2026 y 2026- 2030, establece:
“CAPITULO I
DEL REGISTRO Y DILIGENCIAMIENTO DE LOS LIBROS CONTABLES
ARTÍCULO PRIMERO. RESPONSABLES. Los candidatos y gerentes de campaña de las listas inscritas para la elección de Representantes a la Cámara por la Circunscripciones Especiales Transitorias de paz por parte de las Organizaciones de Víctimas, Organizaciones Campesinas, Organizaciones Sociales, Organizaciones de Mujeres, Grupos Significativos de Ciudadanos, Consejos Comunitarios, Resguardos y Autoridades Indígenas y las Kumpañy, deberán registrar por separado, un libro destinado a asentar los ingresos y gastos que se realicen durante la campaña.
ARTÍCULO SEGUNDO. REGISTRO. Los libros destinados a los ingresos y gastos de la campaña deberán registrarse el mismo día de la inscripción de la candidatura ante la misma autoridad electoral encargada de la inscripción de la lista. También podrán registrarse libros conformados por hojas continuas.
El libro de ingresos y gastos soportará el informe público de ingresos y gastos a que se refieren el literal c) del artículo 18 de la Ley 130 de 1994 y el artículo 25 de la Ley 1475 de 2011.
Para ser utilizados como prueba, los libros de ingresos y gastos de las campañas deben registrarse previamente a su diligenciamiento ante la autoridad electoral, en el lugar y oportunidad, señaladas en el presente acto administrativo.
(…)
ARTÍCULO CUARTO. DILIGENCIAMIENTO DEL LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS. El diligenciamiento del libro de ingresos y gastos debe efectuarse en forma adecuada y oportuna, de tal manera que revele los hechos económicos debidamente documentados mediante soportes contables, de origen interno o externo, de conformidad con las disposiciones que sobre la materia contengan las normas contables y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. En todo caso los asientos contables se realizarán a más tardar durante la semana siguiente al día en el cual se hubieren efectuado los hechos económicos. Además de las categorías establecidas en los literales de los artículos 20 y 21 de la Ley 130 de 1994 que le sean aplicables a estas campañas, el procedimiento a cumplir para el diligenciamiento del libro será el siguiente:
- 1. A cada uno de las diversas categorías de ingresos y clases de gastos que contiene el formulario correspondiente, deben destinarse los folios que se consideren necesarios, con el objeto de informar separadamente la contabilización de cada uno de los códigos que aparecen en el formulario.
- Registrar cronológicamente las operaciones realizadas en relación con cada uno de los conceptos, indicando la fecha, los intervinientes, el detalle y el valor.
- 3. Cada concepto debe ser totalizado, determinando su saldo. Su valor debe ser anotado en el renglón asignado para el efecto en el respectivo formulario. Todos estos valores deben coincidir con el mencionado formulario.
- 4. En el diligenciamiento de los libros de contabilidad, no se podrá incurrir en las siguientes irregularidades:
- Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones.
- Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones.
- Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos contables.
- Borrar o tachar en todo o en parte los asientos contables.
- Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
ARTÍCULO QUINTO. REGISTRO DE INGRESOS Y GASTOS. Los registros de ingresos y gastos deberán consignarse en los formatos diseñados por el Consejo Nacional Electoral, los cuales estarán a disposición en software aplicativo “CUENTAS CLARAS”, en la página web del Consejo Nacional Electoral (https://www.cne.gov.co/fondo-nacional-de-financiacion-politica - Formularios) y/o en los Tribunales Electorales Transitorios de Paz dispuestos para cada circunscripción.
PARÁGRAFO. El Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales, habilitará el módulo de ingresos y gastos de campaña para las Circunscripciones Especiales Transitorias de Paz, y por conducto del Administrador del Software Aplicativo “Cuentas Claras”, remitirá a los correos electrónicos registrados en el formulario E-6 de inscripción de las Organizaciones Promotoras de la lista, el usuario y contraseña para el registro de la información.
El uso del software aplicativo “Cuentas Claras” para el registro de la información será opcional.
ARTÍCULO SEXTO. TÉRMINO DE CONSERVACIÓN. Los libros, facturas, comprobantes de contabilidad y demás documentos que soporten la información financiera y contable de las campañas electorales a las Circunscripciones Transitorias Especiales de Paz, deberán conservarse físicamente en poder de la Organización Promotora de la Lista, por un término mínimo de cinco (5) años, para los efectos de la realización de las auditorías externas señaladas en el artículo 49 de la Ley 130 de 1994 o de cualquier requerimiento administrativo o judicial a que hubiere lugar. Con posterioridad a dicho término deberán conservarse en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta, por un término no inferior a diez (10) años. En todo caso deberán cumplirse las normas de conservación de libros y soportes tanto para efectos contables como fiscales.”
Así mismo, el artículo 49 de la Ley 130 de 1994, citado, establece:
“ARTICULO 49 — Auditoría interna y externa. Los partidos, movimientos o candidatos, que reciban aportes del Estado para financiar su sostenimiento o sus campañas electorales, deberán crear y acreditar la existencia de un sistema de auditoría interna, a su cargo. Sin perjuicio de las sanciones establecidas en otras disposiciones legales, el auditor interno será solidariamente responsable del manejo ilegal o fraudulento que se haga de dichos recursos, cuando no informe al Consejo Nacional Electoral sobre las irregularidades cometidas.
La Registraduría Nacional del Estado Civil contratará, de acuerdo con las normas vigentes, un sistema de auditoría externa que vigile el uso dado por los partidos, movimientos o candidatos a los recursos aportados por el Estado para financiar sus gastos de sostenimiento y sus campañas electorales. El costo de tal auditoría será sufragado por los beneficiarios de los aportes estatales en proporción al monto de lo recibido.”
De igual forma, el artículo 25 de la Ley 1475 de 2011, Por la cual se adoptan reglas de organización y funcionamiento de los partidos y movimientos políticos, de los procesos electorales y se dictan otras disposiciones, establece:
“Artículo 25. Administración de los recursos y presentación de informes. Los recursos de las campañas electorales cuyo monto máximo de gastos sea superior a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales originados en fuentes de financiación privada serán administrados por los gerentes de campaña designados por los candidatos a los cargos uninominales y a las corporaciones públicas cuando se trate de listas con voto preferente. En los casos de listas cerradas el gerente será designado de común acuerdo por los candidatos o, en su defecto, por el partido, movimiento o comité promotor del grupo significativo de ciudadanos.
Los recursos en dinero se recibirán y administrarán a través de una cuenta única que el gerente de campaña abrirá en una entidad financiera legalmente autorizada, quien podrá igualmente, bajo su responsabilidad, abrir las subcuentas que considere necesarias para la descentralización de la campaña. Estas cuentas estarán exentas del impuesto a las transacciones bancarias. La Superintendencia Financiera establecerá un régimen especial de control y vigilancia que garantice la transparencia en el manejo de dichas cuentas.
El partido o movimiento político con personería jurídica podrá adoptar reglas especiales para la financiación y administración de las campañas, la designación de los gerentes de campaña, y demás aspectos que consideren necesarios para garantizar la transparencia, la moralidad y la igualdad. Dicha reglamentación deberá ser registrada ante el Consejo Nacional Electoral para efectos de la vigilancia y control que le corresponde.
El Consejo Nacional Electoral reglamentará el procedimiento para la presentación de informes de ingresos y gastos de las campañas, en el que establecerá las obligaciones y responsabilidades individuales de los partidos, movimientos, candidatos o gerentes, el cual permitirá reconocer la financiación estatal total o parcialmente de acuerdo con los informes presentados. El procedimiento establecido deberá permitir determinar la responsabilidad que corresponde a cada uno de los obligados a presentar los informes, en caso de incumplimiento de sus obligaciones individuales.
Los partidos, movimientos políticos y grupos significativos de ciudadanos presentarán ante el Consejo Nacional Electoral los informes consolidados de ingresos y gastos de las campañas electorales en las que hubiere participado dentro de los dos meses siguientes a la fecha de la votación. Los gerentes de campaña y candidatos deberán presentar ante el respectivo partido, movimiento político o grupo significativo de ciudadanos los informes individuales de ingresos y gastos de sus campañas dentro del mes siguiente a la fecha de la votación.
Parágrafo 1°. Los informes que corresponde presentar a los partidos y movimientos políticos ante el Consejo Nacional Electoral se elaborarán con base en los informes parciales que les presenten los gerentes y/o candidatos, de conformidad con la reglamentación a que se refiere el artículo anterior. Dichos informes incluirán el manejo dado a los anticipos y los demás gastos realizados con cargo a los recursos propios.
Parágrafo 2°. Los partidos políticos, movimientos o grupos significativos de ciudadanos, designarán un grupo de auditores, garantizando el cubrimiento de las diferentes jurisdicciones, que se encargarán de certificar, durante la campaña, que las normas dispuestas en el presente artículo se cumplan.”
El Consejo Nacional Electoral, en el enlace https://www.cne.gov.co/informes-de-ingresos-y-gastos-de- campana establece los requisitos para el proceso de pagos a organizaciones políticas y define las categorías manejadas por las campañas electorales en cuanto a ingresos y egresos:
“Clases de ingresos
Código 100 Registrará el total de los ingresos recibidos por el comité promotor.
Código 101 En este código se registrarán las contribuciones y donaciones en dinero que realicen los familiares de los representantes del comité promotor, información que automáticamente es llevada al anexo.
Código 102 En este código se registrarán las contribuciones y donaciones en dinero que realicen los particulares, información que automáticamente es llevada al anexo.
Código 103 Rendimiento de inversiones. Registra el valor de los ingresos obtenidos por el comité por concepto de rendimientos de capital
Código 104 Registrará los ingresos provenientes de actos públicos, publicaciones y/o cualquier otra actividad lucrativa del comité.
Código 105 Anotará los créditos obtenidos por los comités de campaña en entidades financieras. Código 106 En este código se registrarán los créditos en dinero que realicen con los particulares.
Código 107 En este código se registrarán las ayudas en especie que realicen los particulares a su valor comercial.
Código 108 Anotará los ingresos por concepto de recursos propios de origen privado que los comités destinen para el financiamiento del proceso de recolección de firmas.
Clases de gastos
Código 201 Gastos de administración
Código 202 Gastos de oficina y adquisiciones Código 203 Inversión en materiales y publicaciones Código 204 Actos públicos
Código 205 Servicio de transporte y correo
Código 206 Gastos de capacitación e investigación política Código 207 Gastos judiciales y de rendición de cuentas Código 208 Gastos propaganda electoral
Código 209 Costos financieros
Código 210 Gastos que sobrepasen la suma fijada por el CNE Código 211 Otros gastos”
De acuerdo a los hechos detallados dentro de la consulta, la información reportada al Consejo Nacional Electoral, debe reflejar la realidad de las transacciones desarrolladas por parte de las campañas políticas, en cuanto a los ingresos recibidos por los diferentes conceptos y los egresos-inversiones, costos y gastos- en los cuales se utilizaron dichas cuantías. Los informes de ingresos y gastos, deben estar acordes con lo señalado en el artículo 25 de la Ley 1475 de 2011 y registrados en las categorías antes citadas. Como se define normativamente, deben existir los libros para el registro de los ingresos, de los gastos, costos e inversiones, identificados en forma específica con los códigos numéricos publicados en la página del Consejo Nacional Electoral, única autoridad normativa que ha reglamentado lo relacionado con el manejo contable concordante con la Ley 1475 de 2011 y conforme a los códigos indicados en la página web bajo los cuales donde deben anotarse en forma cronológica la razón y cuantía de los mismos.
Como se desprende de la normativa antes indicada y la técnica contable los ingresos se manejarán a través de una cuenta bancaria única, la cual se afectará con los desembolsos para el pago de los gastos, costos e inversiones necesarios, los cuales se registrarán en los libros respectivos, teniendo en cuenta para ello lo establecido en el artículo 4º de la Resolución 5881 de 2021 y que únicamente en relación a los soportes que respaldan los asientos, como lo entiende el CTCP, remite de contera al Decreto 2270 de 2019 compilado en el anexo 6º del DUR 2420 de 2015 cuyos movimientos deben técnicamente ser conciliados con los extractos bancarios de la respectiva cuenta, para determinar si existieren diferencias entre los registros contables y los bancarios mostrados en los respectivos extractos que permitan hacer los ajustes a que haya lugar, si fueren necesarios.
De lo reglado por el Consejo Nacional Electoral, como se indicó y conforme a la consulta, entiende este Consejo Técnico que los ingresos según su origen, deben registrase bajo los códigos 101 o 102 y su utilización clasificarse como gastos o costos, en los códigos determinados por la autoridad electoral del 201 al 211 según su aplicabilidad.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
Cordialmente:
Jose Maria Peña
Consejo - CTCP
