El documento con el que se nombra al representante de la sucesión debe estar autenticado ante notario o autoridad competente para la actualización del RUT

OFICIO Nº 326 [003159]

14-03-2023

DIAN

100208192-326

Bogotá, D.C.

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, la peticionaria solicita precisar la conclusión expuesta en el Oficio 917076 - interno 1380 del 15 de noviembre de 2022, así:

“Frente a la expresión: “Así las cosas, aún cuando no se haya dado inicio al proceso de sucesión, le corresponde al heredero que pretenda adelantar el trámite de inscripción / actualización del RUT acreditar su condición de tal mediante documento autenticado ante notario o autoridad competente, como lo prevé el parágrafo del artículo 572 del Estatuto Tributario; documento que se entiende presentado bajo la gravedad del juramento”.

A la luz del parágrafo del artículo 572 del Estatuto Tributario, el cual contempla la representación en caso de no haber iniciado el proceso de sucesión ante notaría o juzgado, tenemos que: “... los herederos, de común acuerdo, podrán nombrar un representante de la sucesión mediante documento autenticado ante notario o autoridad competente, en el cual manifiesten bajo la gravedad de juramento que el nombramiento es autorizado por los herederos conocidos"; se observa que la conclusión planteada en la respuesta a nuestra consulta se aparta de la norma en lo siguiente: (i) el nombramiento de un representante que deben hacer de común acuerdo los herederos conocidos, (ii) Se da la posibilidad para que cualquier heredero pueda adelantar los trámites del RUT y (iii) establece un nuevo requisito, tal como lo es acreditar la condición de heredero mediante documento autenticado ante notaria o autoridad competente.

De la norma, se entiende que el requisito de suscribir un documento debidamente autenticado ante notario o autoridad competente a través del cual manifieste que ostenta dicha condición, está dado solamente cuando exista un único heredero.

Por lo anterior es necesario tener aclaración de su despacho, sobre si la primera conclusión contenida en el oficio se refiere a los casos en que no se ha iniciado proceso de sucesión y existe un único heredero o si opera igualmente cuando existan varios herederos.” (subrayado fuera de texto)

Asimismo, se pregunta:

“Sobre el documento a que hace referencia el inciso 2 del parágrafo del artículo 572 del Estatuto Tributario (...)

• Debe ser autenticado ante notaria o autoridad competente o se entiende presentado bajo la gravedad del juramento sin requerir autenticación?
• Cuando no se ha iniciado proceso de sucesión, la facultad conferida por el artículo 572 del Estatuto Tributario y el numeral 3.3.2. del artículo 1.6.1.2.11 del Decreto Único Reglamentario, para nombrar un representante, ¿podría estar en cabeza de un tercero en cualquier calidad, ostente o no la calidad de heredero?
• Cuando no se ha iniciado el proceso de sucesión y se presenta un cónyuge argumentando que la persona fallecida no tuvo hijos, por el orden sucesoral, el cónyuge podría sucederle como heredero (…) En estos casos, para acreditar la calidad de heredero y no de cónyuge supérstite ¿se requiere que dicha condición de heredero esté reconocida por autoridad competente? (...)” (subrayado fuera de texto)

Sobre el particular, son consideraciones de este Despacho:

En el mencionado pronunciamiento, esta Subdirección manifestó:

“(...) aún cuando no se haya dado inicio al proceso de sucesión, le corresponde al heredero que pretenda adelantar el trámite de inscripción / actualización del RUT acreditar su condición de tal mediante documento autenticado ante notario o autoridad competente, como lo prevé el parágrafo del artículo 572 del Estatuto Tributario; documento que se entiende presentado bajo la gravedad del juramento.

(...)” (subrayado fuera de texto)

Dicha conclusión debe entenderse enmarcada en aquellos casos en los cuales no se ha iniciado el proceso de sucesión ante notaría o juzgado, independientemente que exista o no un único heredero, considerando que se fundamentó en el artículo 572 del Estatuto Tributario (en particular, su parágrafo).

Ahora bien, sin perjuicio de lo antes reseñado y frente al 1° interrogante, resulta oportuno mencionar que, a partir de un análisis sistemático del parágrafo del artículo 572 del Estatuto Tributario y el artículo 5 del Decreto Ley 19 de 2012, es posible concluir que el documento con el que se nombra al representante de la sucesión debe estar autenticado ante notario o autoridad competente para los casos relacionados con el trámite de inscripción o actualización del RUT de la sucesión ilíquida (cfr. numeral 3.3.2. del artículo 1.6.1.2.11. del Decreto 1625 de 2016).

En efecto, el parágrafo del citado artículo 572 señala:

“PARÁGRAFO. <Parágrafo adicionado por el artículo 268 de la Ley 1819 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Para efectos del literal d), se presumirá que todo heredero que acepte la herencia tiene la facultad de administración de bienes, sin necesidad de disposición especial que lo autorice.

Cuando no se haya iniciado el proceso de sucesión ante notaría o juzgado, los herederos, de común acuerdo, podrán nombrar un representante de la sucesión mediante documento autenticado ante notario o autoridad competente, en el cual manifiesten bajo la gravedad de juramento que el nombramiento es autorizado por los herederos conocidos.

De existir un único heredero, este deberá suscribir un documento debidamente autenticado ante notario o autoridad competente a través del cual manifieste que ostenta dicha condición.

(...)” (subrayado fuera de texto)

Por su parte, el artículo 5 del Decreto Ley 19 de 2012 indica:

“ARTÍCULO 5. ECONOMÍA EN LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS. (...) las autoridades administrativas y los particulares que cumplen funciones administrativas no deben exigir más documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentación personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa, o tratándose de poderes especiales (...)” (subrayado fuera de texto)

Así pues, aunque el artículo 5 antes transcrito prevé que las autoridades administrativas y los particulares que cumplen funciones administrativas no deben exigir más documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentación personal, también señala que esta exigencia será posible cuando la ley así lo ordene en forma expresa, tal y como ocurre con lo contemplado en el parágrafo del artículo 572 en comento.

En cuanto al 2° interrogante, el artículo 1.6.1.2.11. del Decreto 1625 de 2016 establece:

“ARTÍCULO 1.6.1.2.11. DOCUMENTOS PARA LA FORMALIZACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (RUT). <Artículo modificado por el artículo 8 del Decreto 678 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Para efectos de la formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario -RUT se deberán adjuntar los siguientes documentos:

(…)

3. Sucesiones ilíquidas:

(…)

3.3.2. Cuando no se haya iniciado el proceso de sucesión ante notaría o juzgado, los herederos de común acuerdo podrán designar entre ellos mismos a un heredero como representante de la sucesión, el cual se entiende presentado bajo la gravedad del juramento. En el mencionado documento se deberá manifestar que el nombramiento es autorizado por los herederos conocidos.

De existir un único heredero, este deberá suscribir un documento a través del cual manifieste que ostenta esta condición, el cual se entiende presentado bajo la gravedad del juramento.

(...)” (subrayado fuera de texto)

Nótese que el numeral 3.3.2 del mencionado artículo 1.6.1.2.11. faculta a los herederos para que, de común acuerdo, designen a uno de ellos como representante de la sucesión, lo cual se pone en evidencia con el empleo del verbo “poder” que implica tener la facultad o potencia de hacer algo (cfr. Diccionario de la lengua española); sin embargo, ello no impide que también puedan nombrar a un tercero en tal calidad tal y como lo permite el parágrafo del artículo 572 del Estatuto Tributario.

Para efectos del 3° interrogante, se reitera la conclusión plasmada en el Oficio 917076 - interno 1380 de 2022.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”-“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

ALFREDO RAMÍREZ CASTAÑEDA

Subdirector de Normativa y Doctrina