CONSULTA (TEXTUAL)

“(…) Debido a los altos volúmenes requeridos, la gran cantidad de oficinas que posee a nivel nacional; así como la alta rotación del personal que se presenta durante el año, y con el propósito de obtener grandes descuentos por volumen de parte de sus proveedores debido a los valores tan representativos de la compras; una sociedad opta por realizar al inicio de cada año (en enero) las compras anticipadas de uniformes para la dotación al personal, dotación que por ley debe entregar cada que contrata personal nuevo que así lo requiere y/o cada cuatro meses (abril, agosto y diciembre); igualmente, al tener múltiples oficinas para atención a sus diferentes clientes a nivel nacional, opta también por comprar anticipadamente los elementos de aseo y cafetería; los cuales, en cumplimiento de lo establecido en la Sección 13 (la sociedad en cuestión aplica el marco normativo de la NIIF para PYMES), los reconoce dentro del rubro de inventarios bajo el concepto de suministros (elementos consumibles), y en la medida en que realiza los correspondientes consumos de los elementos de aseo y cafetería, y entrega la dotación a los empleados, baja dichas partidas del inventario y las reconoce dentro del estado de resultados del periodo en el cual se presentan los consumos.

Pregunta: ¿Es correcto el tratamiento como inventarios por tratarse de elementos requeridos para el consumo posterior por parte de la compañía, o se deben reconocer como gastos pagados por anticipado por tratarse de compras realizadas de forma anticipada, para ser registradas posteriormente dentro del estado de resultados vía consumos de las mismas? (…)”.

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

De acuerdo con lo previsto en la Sección 13 – Inventarios, en cuanto a su reconocimiento, los inventarios son activos:

“ (a) poseídos para ser vendidos en el curso normal del negocio; (b) en proceso de producción con vistas a esa venta; o

(c) en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios”.

En este sentido, ni la dotación al personal ni los elementos de aseo y cafetería cumplen con esta definición.

Por otro lado, respecto a la dotación al personal, estas se enmarcan en lo establecido en la Sección 28 – Beneficios a empleados, como una contraprestación:

“28.1  Los beneficios a los empleados comprenden todos los tipos de contraprestaciones que la entidad proporciona a los trabajadores, incluyendo administradores y gerentes, a cambio de sus servicios. (…)

28.3   Una entidad reconocerá el costo de todos los beneficios a los empleados a los que éstos tengan derecho como resultado de servicios prestados a la entidad durante el periodo sobre el que se informa: (…)

(b)     Como un gasto, a menos que otra sección de esta Norma requiera que el costo se reconozca como parte del costo de un activo tales como inventarios o propiedades, planta y equipo. (…)”.

Ahora bien, tomando en cuenta que la entidad adquiere anticipadamente la dotación para entregarla cuando se configure la obligación legal, como menciona el peticionario, la entidad debe evaluar la materialidad del hecho económico. Con base en el juicio de la gerencia, puede establecer una política contable que, para propósitos de control, reconozca estos valores en una cuenta separada de naturaleza de activo, por ejemplo: "otros activos" o "activos no financieros", y determine cómo amortizarlos a medida que se realice la entrega de la dotación.

“Materialidad o importancia relativa

2.6     La información es material—y por ello es relevante—, si su omisión o su presentación errónea pueden influir en las decisiones económicas que los usuarios tomen a partir de los estados financieros. La materialidad (o importancia relativa) depende de la magnitud y la naturaleza de la omisión o inexactitud, juzgada en función de las circunstancias particulares en que se hayan producido. Sin embargo, no es adecuado cometer, o dejar sin corregir, desviaciones no significativas de la NIIF para las PYMES, con el fin de conseguir una presentación particular de la situación financiera, del rendimiento financiero o de los flujos de efectivo de una entidad. (…)

Del mismo modo, la entidad deberá evaluar la relevancia de las compras anticipadas de elementos de aseo y cafetería, y establecer una política contable que defina si estas son susceptibles de diferirse en el tiempo y cómo su consumo se reconocerá en el estado de resultados.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.