Documento soporte de pago de nómina electrónica requisitos y periodicidad. Concepto 213-901476 DIAN de 2022

Tratamiento en la generación del reporte del pago o abono en cuenta por concepto de vacaciones

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante los radicados en referencia, se plantean varías inquietudes acerca de la aplicación y vigencia del documento soporte de pago de nómina electrónica, las cuales se sintetizan en cuatro puntos a desarrollar, así: i) Tratamiento en la generación del reporte del pago o abono en cuenta de las vacaciones; ii) Tratamiento en la generación del reporte del pago o abono en cuenta por concepto de liquidación definitiva de un trabajador; iii) Periodicidad de la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste; iv) Obligatoriedad y vigencia del documento soporte de pago de nómina electrónica.

i. Tratamiento en la generación del reporte del pago o abono en cuenta por concepto de vacaciones

Tal como se ha explicado en la doctrina vigente (Oficios Nos. 912416 y 908125 de 2021, entre otros) el documento soporte de pago de nómina electrónica se origina por los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina, entendidos ellos como aquellos que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria, así como por los pagos a pensionados a cargo del empleador. A la luz de la normatividad vigente, éste tiene como finalidad constituir el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA de las mencionadas erogaciones para el empleador (cfr. artículo 2 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021).

Así las cosas, para la inclusión en la generación del documento electrónico del concepto de vacaciones, debe tenerse en cuenta que el artículo 2 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 establece que el documento soporte de pago de nómina electrónica se origina en razón a: (i) los pagos o (ii) abonos en cuenta, y que como lo señaló este Despacho mediante Oficio No. 912416 de
2021 “Dicha diferenciación tiene su fundamento en el concepto de devengo, el cual a efectos del impuesto sobre la renta y complementarios debe entenderse de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 21-1 del Estatuto Tributario”.

Sumado a lo anterior, debe tenerse en cuenta, tal como lo ha explicado el Consejo de Estado, que las deducciones en que incurran las sociedades que llevan contabilidad por el sistema de causación “se entienden realizadas en el año o período en que se causen, aun cuando no se hayan pagado”. (Cfr. Sentencia de la Sección Cuarta. CP. Jorge Octavio Ramirez del 12 de noviembre 2015 Radicación 19708)

Nótese como en dicho pronunciamiento, el máximo tribunal de lo Contencioso Administrativo sobre el concepto de vacaciones y la procedencia de la deducción en el impuesto sobre la renta, explicó:

“2.6. (…) De acuerdo con lo dispuesto en el CST, las vacaciones se causan en el período de un año (…) y, por ello, esa erogación debe solicitarse como deducción en esa anualidad, (…).
(…)

2.8. Como en el momento en que se causan las vacaciones el ente económico no tiene certeza de cuando realizará el pago de las mismas, el artículo 76 del Decreto 2649 de 1994 permite que se realice una estimación de esa erogación. Las cantidades así estimadas se deben ajustar al cierre del período, determinando el monto a favor de cada empleado de conformidad con las disposiciones legales y los acuerdos laborales vigentes.

Empero, es del caso enfatizar que, de acuerdo con las normas del sistema de causación, el ajuste de las vacaciones solo puede llevarse como deducción cuando surge para la sociedad la obligación de pagarlas, que en los términos de la legislación laboral, se presenta cuando la sociedad realiza el pago con el último salario devengado por el trabajador, pues es en ese momento en que se causa esa diferencia.

2.9. En ese orden de ideas, las sociedades pueden llevar como deducción por vacaciones en un período gravable: i) las causadas en esa vigencia y, ii) el ajuste que surge por la diferencia del valor de las vacaciones causadas en períodos anteriores y el pagado por estas en ese período”. (Subrayado fuera de texto.)

En consecuencia, tratándose del concepto de vacaciones o cualquier otro que haga parte de la retribución que efectúa el empleador al trabajador y que se desprenda de la relación laboral o legal y reglamentaria, dichos valores deberán incluirse en la generación del documento electrónico objeto de estudio respecto de cada trabajador de acuerdo con el momento del pago o abono en cuenta, lo que suceda primero, y conforme con las calidades de cada sujeto obligado.

ii. Tratamiento en la generación del reporte del pago o abono en cuenta por concepto de liquidación definitiva de un trabajador

Teniendo en cuenta lo explicado en el punto anterior y, toda vez que la liquidación de las prestaciones sociales y demás conceptos derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria que se paguen o abonen en cuenta por parte del empleador a los trabajadores debe ser incluida en el documento soporte de pago de nómina electrónica para constituir el soporte del costo, deducción o descontable; los valores de dicha liquidación se deberán incluir en el documento electrónico correspondiente al mes dentro del cual se da el pago o abono en cuenta de los conceptos derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria que se originan por el retiro del trabajador. Lo anterior en concordancia con lo dispuesto en los artículos 2 y 3 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021.

iii. Periodicidad de la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste

Respecto al plazo para el cumplimiento periódico de la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica para su validación y las notas de ajuste del documento soporte de nómina electrónica, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la mencionada Resolución DIAN No. 000013 de 2021, se señala que:

Los sujetos obligados de qué trata el artículo 4 de esta resolución, tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual
corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, debiéndose generar la información-, de conformidad con lo señalado en el artículo 3 de esta resolución, para efecto de que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN realice la validación del mismo”.

De manera que, la transmisión del documento electrónico objeto de análisis deberá efectuarse dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador. Nótese que la norma no dispone la calidad de los días a tener en cuenta para la transmisión, por lo tanto, estos se deben entender como días hábiles de conformidad con lo establecido en el artículo 62 de la Ley 4 de 1913.

De otra parte, tratándose del plazo para la generación de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica se debe tener en cuenta que las mismas están definidas por el numeral 12 del artículo 1 de la Resolución DIAN No. 00013 de 2021, así:

“12. Notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica: Son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, y que el sujeto obligado deberá ajustar o corregir, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN”.

Por su parte, el artículo 8 previamente citado dispuso que la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste debe efectuarse “dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador”, sin distinguir dicha transmisión para cada uno de los documentos electrónicos y, específicamente, sin que se pueda cumplir con la finalidad de las notas de ajuste que, tal como se expresa en la definición regulatoria, es por medio de las cuales “se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido” (Subrayado fuera de texto).

Así, entiende este Despacho que al tratarse de la posibilidad de corregir errores aritméticos o de contenido, dichos errores pueden ser advertidos por el sujeto obligado con posterioridad al mes al cual corresponde el pago o abono en cuenta objeto del documento electrónico originario del ajuste. Lo anterior puesto que, de lo contrario, no se cumpliría con la finalidad de que la nota de ajuste permita corregir errores aritméticos y de contenido una vez validado el documento electrónico que fue previamente transmitido a la DIAN, objetivo que es la esencia de la existencia del documento electrónico denominado “nota de ajuste”.

De manera que, de conformidad con los criterios de interpretación sistemático y teleológico de las normas jurídicas, para esta Subdirección la limitación temporal que se impone al obligado de transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina electrónica dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta objeto del documento electrónico, aplica para el documento soporte de pago de nómina electrónica originario y no para las notas de ajuste al mismo.

En consecuencia, tratándose del límite temporal que tiene el sujeto obligado para generar y transmitir para validación las notas de ajuste a los documentos soporte de pago de nómina electrónica, deberá tenerse en cuenta lo explicado por esta Subdirección en el Oficio No. 914809 de 2021: “toda vez que las notas de ajuste son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, una vez se conoce el error por parte del sujeto obligado, éste deberá dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente generar y transmitir para validación la nota de ajuste correspondiente”. (Subrayado fuera de texto)

En cualquier caso, al momento de presentar la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios deberá el contribuyente contar con los documentos soporte de los costos, deducciones e impuestos descontables que se pretendan imputar en la referida declaración presentada ante la Administración Tributaria, los que, a su vez, deben ser congruentes y tener la
vocación de soportar los valores de las operaciones económicas que se pretendan hacer valer. Adicionalmente, se informa que dichos soportes deberán conservarse por el término establecido en el articulo 632 del Estatuto Tributario, tal como lo dispone el artículo 23 de la citada Resolución DIAN 000013 de 2021

iv. Obligatoriedad y vigencia del documento soporte de pago de nómina electrónica

La vigencia del documento soporte de pago de nómina electrónica está dispuesta en el artículo 37 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021.

Respecto a la obligatoriedad de contar con los documentos soporte de pago de nómina electrónica, ésta aplica para cada sujeto obligado en los términos del calendario de implementación de que trata el artículo 6 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 con sus modificaciones y el plazo especial dispuesto en la Resolución DIAN No. 000151 de 2021 para empleadores que tienen a cargo entre uno y diez trabajadores.

Ahora, tratándose de los valores a incluir en los documentos soporte de pago de nómina electrónica por conceptos cuyo reconocimiento es anual o por un tiempo determinado laborado, tales como las prestaciones sociales, entre otros, toda vez que la finalidad del documento electrónico es constituir el soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA de los pagos o abonos en cuenta que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria, así como por los pagos a pensionados a cargo del empleador, los citados valores deberán incluirse por el total reconocido (por pago o abono en cuenta, lo que suceda primero), en el periodo gravable que se pretendan imputar.

Para finalizar, respecto a las inquietudes sobre el tratamiento en la generación del reporte del pago o abono en cuenta por concepto de cesantías y conexos, se remite el Oficio No. interno 100202208- 08 del 31 de enero de 2022 por medio del cual se confirmó el Oficio No. 912416 radicado interno No. 253 del 6 de octubre de 2021.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad” –“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.