Documento soporte de pago de nómina electrónica: pago de cesantías – prestaciones sociales / vacaciones Concepto DIAN 878 (905270) de 2022

Tema:  Procedimiento tributario

Descriptores:   

Sistema de facturación electrónica

Documento soporte de pago de nómina electrónica

Fuentes formales: 

Artículo 56 del Decreto 1742 de 2020

Resolución DIAN No. 000013 de 2021

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, el peticionario comenta y consulta textualmente lo siguiente:

Teniendo en cuenta que el documento soporte de nómina electrónica ya se reglamentó y se ha hecho efectiva su obligatoriedad a través de la Resolución 000013 del 11 de febrero 2021, y que además han surgido muchas dudas por parte de los contribuyentes en relación a su composición y reporte, y que a su vez han sido resueltas a través del Oficio 912416 – int 253 de 2021 octubre 6, el concepto 100202208-08 del 31 de enero 2022, el concepto 100208192-213 del 17 de febrero 2022, ¿Es correcto que aún en el anexo técnico de la Resolución 000013 cuando se refiere al reporte de las prestaciones sociales (en el campo de observaciones) siga mostrando que únicamente se debe reportar lo pagado o debería ser re expresado de acuerdo a las intervenciones aclaratorias emitidas por la oficina de gestión jurídica?”

Sobre el particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes:

Tal y como lo señala el peticionario, el Oficio 900657 de 2022, que confirmó el Oficio No. 912416 de 2021, en relación con el pago de las cesantías, concluyó que:

“(…) la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica  frente al concepto de cesantías deberá efectuarse ateniendo al concepto de devengo, esto es, la realización del respectivo gasto deducible que pretenda imputarse el sujeto obligado (esto siempre y cuando el pago al trabajador no ocurra primero). Lo anterior, teniendo en cuenta el marco legal y reglamentario vigente aplicable, una lectura sistemática de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 y la finalidad misma del documento soporte de pago de nómina electrónica”. (Subrayado y negrilla fuera de texto).

En el mismo sentido, el Oficio No. 901476 de 2022, respecto del concepto de las prestaciones sociales y vacaciones, señaló:

En consecuencia, tratándose del concepto de vacaciones o cualquier otro que haga parte de la retribución que efectúa el empleador al trabajador y que se desprenda de la relación  laboral  o  legal  y  reglamentaria,   dichos  valores  deberán  incluirse  en  la generación del documento electrónico objeto de estudio respecto de cada trabajador de acuerdo con el momento del pago o abono en cuenta, lo que suceda primero, y conforme con las calidades de cada sujeto obligado.

(…)

Ahora, tratándose de los valores a incluir en los documentos soporte de pago de nómina electrónica por conceptos cuyo reconocimiento es anual o por un tiempo determinado laborado, tales como las prestaciones sociales, entre otros, toda vez que la finalidad del documento electrónico es constituir el soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA de los pagos o abonos en cuenta que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria, así como por los pagos a pensionados a cargo del empleador, los citados valores deberán incluirse por el total reconocido (por pago o abono en cuenta, lo que suceda primero), en el periodo gravable que se pretendan imputar”. (Subrayado y negrilla fuera de texto).

Así, mediante la doctrina antes expuesta, este Despacho se ha pronunciado sobre la inclusión en la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica de los conceptos denominados “prestaciones sociales”, realizando la respectiva interpretación jurídica respecto de lo consignado en la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 vigente. Sobre esto, se destaca que los conceptos emitidos por la Subdirección de Normativa y Doctrina, según lo previsto en la normativa vigente, constituyen interpretación oficial para los empleados públicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN (cfr. artículo 131 de la Ley 2010 de 2019 y artículo 56 ibídem).

Esto sin perjuicio de las modificaciones que pudieren efectuarse a futuro a la Resolución referida en el marco de las funciones legales asignadas a esta Entidad.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad” –“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

 

Atentamente,

 

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

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