Reglas aplicables a las reuniones de asambleas o juntas de socios del máximo órgano social de personas jurídicas. Dcto 176 de 2021

DECRETO 176 DE 2021

“Por el cual se determinan las reglas aplicables a las reuniones de asambleas o juntas de socios del máximo órgano social de personas jurídicas que, en virtud de lo señalado en el parágrafo transitorio del artículo 6 de la Ley 2069 de 2020, se reúnan durante el año 2021”

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA
En uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política y el parágrafo transitorio del artículo 6 de la Ley 2069 de 2020, y

CONSIDERANDO
Que el parágrafo transitorio del artículo 6 de la Ley 2069 de 2020 permite al Gobierno Nacional establecer el tiempo, la forma de la convocatoria y las reglas aplicables a las reuniones ordinarias del máximo órgano social de las personas jurídicas, incluidas las reuniones por derecho propio, las reuniones que se realicen durante el año 2021 y las disposiciones necesarias para el desarrollo de las reuniones pendientes del ejercicio 2020.

Que en atención a lo dispuesto por el artículo 5 del Decreto Legislativo 434 de 2020, las asambleas ordinarias correspondientes al ejercicio del año 2019, se podrán reunir hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional.

Que mediante la Resolución 385 del12 de marzo de 2020, el Ministerio de Salud y Protección Social declaró la emergencia sanitaria por causa del Coronavirus COVID-19, hasta el 30 de mayo de 2020, y adoptó medidas sanitarias con el objeto de prevenir y controlar la propagación del Coronavirus COVID-19 en el territorio nacional y mitigar sus efectos.

Que posteriormente, mediante la Resolución 844 del 26 de mayo de 2020, el Ministerio de Salud y Protección Social prorrogó la emergencia sanitaria declarada mediante la Resolución 385 del 12 de marzo de 2020, hasta el 31 de agosto de 2020 con el objeto de continuar con la garantía de la debida protección a la vida, la integridad física y la salud de los habitantes en todo el territorio nacional.

Que mediante Resolución 1462 del25 de agosto de 2020, el Ministerio de Salud y Protección Social prorrogó una vez más la emergencia sanitaria hasta el 30 de noviembre de 2020, con el objeto de adoptar medidas que sigan contribuyendo en la disminución del contagio, la eficaz identificación de los casos y sus contactos y la recuperación de los casos confirmados.

Que mediante la Resolución 2230 del 27 de noviembre de 2020, el Ministerio de Salud y Protección Social prorrogó nuevamente la emergencia sanitaria en todo el territorio nacional, hasta el 28 de febrero de 2021.

Que por lo anterior el plazo otorgado por el artículo 5 del Decreto Legislativo 434 de 2020 para el desarrollo de las reuniones ordinarias del ejercicio 2019 continúa vigente.

Que en virtud de lo dispuesto en la Ley 2069 de 2020, el Gobierno Nacional se encuentra facultado para determinar el tiempo y la forma de la convocatoria y las reuniones ordinarias del máximo órgano social de las personas jurídicas, lo que incluye las reuniones ordinarias del ejercicio 2019 que no se hayan realizado aún en virtud del plazo máximo otorgado por el artículo 5 del Decreto 434 de 2020.

Que el Gobierno nacional debe promover la certeza de los <asociados, administradores, revisores fiscales y terceros en general sobre las formas y fechas máximas en las que se traten los asuntos propios de las reuniones ordinarias de las personas jurídicas domiciliadas en Colombia.

Que actualmente, todas las personas jurídicas se encuentran habilitadas por el Decreto 398 de 2020, para realizar sus reuniones ordinarias bajo la modalidad presencial, no presencial o mixta, con las disposiciones de quórum allí establecidas. Por lo tanto, personas jurídicas como las copropiedades reguladas en la Ley 675 de 2001 y las pertenecientes al sector solidario, entre otros sectores, pueden realizar sus reuniones ordinarias bajo lo dispuesto en dicho decreto.

Que mediante el Decreto Legislativo 579 del 15 de abril de 2020, se adoptaron medidas transitorias en materia de propiedad horizontal. entre ellas la referente a las reuniones ordinarias de asambleas de edificaciones sujetas al régimen de propiedad horizontal, de la Ley 675 de 2001, para el periodo comprendido entre el 15 de abril de 2020 y el 30 de junio de 2020, en el marco de la emergencia sanitaria como consecuencia de la pandemia Covid19.

Que en el supuesto de que una persona jurídica ya haya realizado su reunión ordinaria del ejercicio 2019 optando por la modalidad de reuniones presenciales, no presenciales o mixtas, no le será aplicable el plazo máximo que se determina mediante el presente Decreto.

Que la regulación prevista en el presente Decreto no modifica los derechos de los asociados y por el contrario facilita su ejercicio, en particular el derecho de participar en las reuniones del máximo órgano social y decidir lo que corresponda.

En mérito de lo expuesto,

DECRETA
Artículo 1. Plazo para realizar las reuniones ordinarias del máximo órgano social correspondientes al ejercicio 2019. Las asambleas o juntas de socios ordinarias de las que trata el artículo 422 del Código de Comercio, correspondientes al cierre del ejercicio contable del año 2019 que aún se encuentren pendientes de realizar, se deberán llevar a cabo a más tardar el 31 de marzo de 2021. Si llegada tal fecha la reunión no fuere convocada, los asociados se podrán reunir por derecho propio el primer día hábil del mes de abril de 2021, a las 10 a.m. en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.

Artículo 2. Reuniones ordinarias del máximo órgano social correspondientes al ejercicio 2020. Las reuniones ordinarias del máximo órgano social correspondientes al ejercicio de 2020, incluidas las reuniones por derecho propio, se deberán llevar a cabo dentro de las fechas y conforme a las reglas previstas en el artículo 422 del Código de Comercio

Artículo 3. Reuniones ordinarias presenciales, no presenciales o mixtas. Cada sociedad podrá escoger si la reunión ordinaria del máximo órgano social será presencial, no presencial o mixta, para lo cual tendrá en cuenta las disposiciones legales o estatutarias aplicables sobre convocatoria, quórum y mayorías, y en particular lo establecido en el Decreto 398 del 13 de marzo de 2020 respecto del quórum de las reuniones no presenciales o mixtas.

La sociedad será responsable de que se cumplan las disposiciones sanitarias aplicables en el evento de que se realice una reunión presencial, y lo será, a su vez, del desarrollo de la reunión para las que se realicen bajo la modalidad no presencial o mixta. Por su parte, cada asociado será responsable de contar con los medios necesarios para participar en la respectiva reunión no presencial o mixta.

Artículo 4. Derecho de inspección. Los administradores de la sociedad deberán poner a disposición de los asociados la información que la ley exige para el ejercicio del derecho de inspección y, adicionalmente a lo señalado en el artículo 447 del Código de Comercio, podrán disponer que se ejerza mediante el uso de repositorios de información digital u otros instrumentos tecnológicos que salvaguarden la reserva de la información.

Artículo 5. Reuniones ordinarias en las que se deban agotar temas de dos ejercicios. Cuando en una misma reunión del máximo órgano social se deban agotar los temarios relacionados con los cierres del ejercicio contable de los años 2019 y 2020, el derecho de inspección sobre la información relacionada con estos ejercicios se ejercerá dentro de un mismo término, según las normas legales y estatutarias aplicables al tipo societario de que se trate.

En todo caso, en desarrollo de la reunión se deberán agotar primero los asuntos relacionados con el ejercicio del año 2019 y luego los del ejercicio 2020.

Artículo 6. Imposibilidad para el desarrollo de la reunión por derecho propio. Cuando por restricciones de movilidad, límites de aforo o, en general, por efecto de cualquier medida adoptada por las autoridades nacionales o territoriales para controlar el riesgo de afectación a la salud pública derivado del Coronavirus COVID-19, aplicables en el lugar donde se encuentran ubicadas las oficinas del domicilio principal donde funciona la administración de la sociedad o el lugar de residencia de los asociados, fuera imposible desplazarse y/o desarrollar una reunión por derecho propio el primer día hábil del mes de abril de 2021, cualquier asociado podrá solicitar a la entidad competente, que ordene al administrador o al revisor fiscal que convoque a una reunión en la que se agoten los temas de la reunión ordinaria del ejercicio correspondiente, y en la cual se aplicarán las reglas de quórum y mayorías previstas para las reuniones por derecho propio.

Sin perjuicio de la solicitud señalada en este artículo, de no ser posible realizar la reunión por derecho propio, no tendrá lugar una reunión de esta naturaleza en el ejercicio correspondiente.

Artículo 7. Entidad competente. En el caso de las sociedades comerciales y demás personas jurídicas sujetas a la supervisión de alguna superintendencia, la solicitud a la que se refiere el artículo anterior se podrá presentar ante la superintendencia que ejerza dicha supervisión, quien deberá atender la solicitud de conformidad con lo dispuesto en el presente decreto.

Artículo 8. Término para presentar la solicitud. La solicitud a la que se refiere el artículo 6 se deberá presentar dentro de los treinta días calendario, siguientes a la fecha de la reunión por derecho propio que por las razones antes señaladas no se pudo realizar. Vencido este término no se podrá presentar la solicitud y la entidad competente no podrá impartir la orden de convocatoria en los términos acá señalados.

Artículo 9. Contenido y forma de presentación de la solicitud. La solicitud a la que se refiere el artículo 6 se podrá presentar por los canales de atención presencial o virtual con que cuenta la entidad correspondiente y deberá incluir lo siguiente:

1. El nombre y el número de identificación tributaria – uNir, de la sociedad cuya reunión por derecho propio no se pudo desarrollar.
2. El nombre y el número de identificación del solicitante, quien deberá acreditar de forma sumaria su condición de asociado.
3. La manifestación de no haber sido posible hacer la reunión por derecho propio el primer día hábil del mes de abril y el motivo de dicha imposibilidad, el cual deberá estar acreditado sumariamente.

La información contenida en la solicitud, se entenderá presentada bajo la gravedad de juramento del solicitante ..

La entidad competente podrá requerir del solicitante la aclaración o adición de la solicitud cuando la misma esté incompleta o contenga errores que no permitan su estudio. Dicho requerimiento no tendrá recursos y la aclaración o adición correspondiente deberá ser presentada dentro de los tres días siguientes a su comunicación al interesado. Vencido el plazo sin que se atienda el requerimiento satisfactoriamente se entenderá que el solicitante ha desistido.

Artículo 10. Orden de convocar. Si la solicitud presentada en tiempo cumple con lo señalado en el presente Decreto, la entidad competente ordenará a los administradores o al revisor fiscal que convoquen a una reunión del máximo órgano social que tenga lugar dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que quede en firme el acto administrativo con la orden correspondiente, con la advertencia de que se deberá incluir en el orden del día los asuntos propios de la reunión ordinaria del ejercicio que estuviere pendiente de ser estudiado. La entidad competente advertirá que, además de los medios legales o estatutarios previstos para la convocatoria del máximo órgano social, la misma debe ser publicada en la página web de la sociedad, si la tuviere, así como en la puerta principal de las oficinas del domicilio principal en las que opera la administración.

Articulo 11. Quórum y mayorías de la reunión. La reunión que se realice en virtud de lo dispuesto en el artículo anterior se realizará de conformidad con las reglas de quórum y mayorías previstas para las reuniones por derecho propio.

Artículo 12. Incumplimiento de los deberes de convocar a una reunión ordinaria y permitir el ejercicio del derecho de inspección. Los administradores que no convoquen las reuniones ordinarias del máximo órgano social o no permitan el ejercicio del derecho de inspección para los ejercicios 2019 y 2020, en los términos de la Ley 222 de 1995 o demás normas que resulten aplicables, podrán ser sancionados o removidos de sus cargos por la entidad competente. Así mismo, el incumplimiento de la orden de convocar dará lugar a la imposición de las sanciones que resulten aplicables.

Artículo 13. Aplicación extensiva a otras personas jurídicas. Salvo lo indicado en el siguiente artículo, todas las personas jurídicas podrán aplicar las reglas previstas en este decreto para la realización de reuniones ordinarias presenciales, no presenciales o mixtas del máximo órgano social, correspondientes a los ejercicios 2019 y 2020, en lo que les fuere aplicable según las normas propias y especiales de cada persona jurídica.

Artículo 14. Asambleas en las propiedades horizontales. Para efectos del quórum necesario para celebrar las asambleas no presenciales, contempladas en el artículo 42 y 43 de la Ley 675 de 2001, se debe tener presente lo mencionado en los artículos 44, 45 Y46 de la Ley 675 de 2001 y el artículo 2.2.1.16.1 del Decreto 1074 de 2015.

Así mismo, podrá darse aplicación a los artículos 1, 2 Y 3 del presente Decreto, siempre y cuando para la celebración de las asambleas se garantice la acreditación de validez de la reunión conforme a las normas establecidas para cada modalidad (presencial o no presencial) en los términos de la Ley 675 de 2001.

Artículo 15. Vigencia. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación. Dado en Bogotá D.C., a los 23 febrero 2021

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