En atención a la comunicación de la referencia, donde consulta sobre la sanción por no tener reglamento interno de trabajo, si debe la empresa cotizar a la ARP por un trabajador que se encuentra en vacaciones y si la empresa debe expedir una certificación laboral a un trabajador despedido con o sin justa causa, esta oficina se permite manifestar:
En primer lugar, resulta conveniente aclara qué es el Reglamento Interno de Trabajo, quienes tienen la obligación de adoptarlo y cuál su contenido. Para ello, nos remitimos a los artículos 104, 105 y 108 del Código Sustantivo del Trabajo, que señalan:
“Artículo 104. Definición.
Reglamento de trabajo es el conjunto de normas que determinan las condiciones a que deben sujetarse el empleador y sus trabajadores en la prestación del servicio”.
“Artículo 105. Obligación de adoptarlo.
1. Está obligado a tener un reglamento de trabajo todo empleador que ocupe más de cinco (5) trabajadores de carácter permanente en empresas comerciales, o más de diez (10) en empresas industriales, o más de veinte (20) en empresas agrícolas, ganaderas o forestales.
2. En empresas mixtas, la obligación de tener un reglamento de trabajo existe cuando el empleador ocupe más de diez (10) trabajadores”.
“Artículo 108. Contenido.
El reglamento debe contener disposiciones normativas de los siguientes puntos:
1. Indicación del empleador y del establecimiento o lugares de trabajo comprendidos por el reglamento.
2. Condiciones de admisión, aprendizaje y período de prueba.
3. Trabajadores accidentales o transitorios.
4. Horas de entrada y salida de los trabajadores; horas en que principia y termina cada turno si el trabajo se efectúa por equipos; tiempo destinado para las comidas y períodos de descanso durante la jornada. (Subrayas fuera del texto original)
5. Horas extras y trabajo nocturno; su autorización, reconocimiento y pago.
6. Días de descanso legalmente obligatorio; horas o días de descanso convencional o adicional; vacaciones remuneradas; permisos, especialmente lo relativo a desempeño de comisiones sindicales, asistencia al entierro de compañeros de trabajo y grave calamidad doméstica. (Subrayas fuera del texto original)
7. Salario mínimo legal o convencional.
8. Lugar, día, hora de pagos y período que los regula.
9. Tiempo y forma en que los trabajadores deben sujetarse a los servicios médicos que el empleador suministre.
10. Prescripciones de orden y seguridad.
11. Indicaciones para evitar que se realicen los riesgos profesionales e instrucciones, para prestar los primeros auxilios en caso de accidente.
12. Orden jerárquico de los representantes del empleador, jefes de sección, capataces y vigilantes.
13. Especificaciones de las labores que no deben ejecutar las mujeres y los menores de dieciséis (16) años.
14. Normas especiales que se deben guardar en las diversas clases de labores, de acuerdo con la edad y el sexo de los trabajadores, con miras a conseguir la mayor higiene, regularidad y seguridad en el trabajo.
15. Obligaciones y prohibiciones especiales para el empleador y los trabajadores.
16. la de faltas y procedimientos para su comprobación; escala de sanciones disciplinarias y forma de aplicación de ellas
17. persona o personas ante quienes se deben presentar los reclamos del personal y tramitación de éstos, expresando que el trabajador o los trabajadores pueden asesorarse del sindicato respectivo.
18. Prestaciones adicionales a las legalmente obligatorias, si existieren.
19. Publicación y vigencia del reglamento.
En torno a la sanción a la que se ve expuesta la empresa que no lo adopte, será la establecida en el numeral 4° del artículo 123 del mismo estatuto laboral, que refiere: “4. Los empleadores que no cumplan con la obligación que se les impone en este artículo serán sancionados con multas por el Departamento Nacional del Trabajo”.
En cuanto a las cotizaciones a la Administradora de Riesgos Profesionales durante el periodo de vacaciones del trabajador, teniendo en cuenta que dicho seguro cubre el riesgo de posibles accidentes de trabajo o enfermedades profesionales a que se pueda ver expuesto el trabajador con ocasión o como consecuencia de su labor, al no haber labor por encontrarse disfrutando del descanso remunerado de vacaciones, durante la duración de las mismas el trabajador no se vería afrontando a riesgo laboral alguno, razón por la cual, no habría lugar al pago de cotización alguna a la ARP.
Por último, en cuanto a la Certificación Laboral, señala el numeral 7° del artículo 56 del Código Sustantivo del Trabajo: “7 Dar al trabajador que lo solicite, a la expiración del contrato, una certificación en que conste el tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado; (…)”. Esta obligación se encuentra en cabeza del empleador, independientemente de los motivos que originaron la terminación del contrato de trabajo.
El presente concepto tiene el alcance que determina el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
Cordial saludo,
NELLY PATRICIA RAMOS HERNÁNDEZ
Jefe Oficina Asesora Jurídica y de Apoyo Legislativo
