Reserva de información – Registro Único Tributario

Concepto 64620

23 de Agosto de 2011

DIAN

Tema Procedimiento

Subtema Reserva de la información – Registro Único Tributario

Fuentes formales Ley 1450 de 2011, artículo 227

En la consulta de la referencia plantea inquietudes referidas a la información contenida en el RUT y la reserva de la misma, en los siguientes términos

– ¿Cuáles datos del RUT pueden suministrarse a las entidades públicas?

Frente al punto, la Ley 1450 del 16 de junio de 2011, “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010 – 2014”, efectuó modificaciones de fondo sobre la obligación de suministro de información a las entidades públicas por parte de las entidades que la producen.

En efecto, el artículo 227 de la norma referida establece la obligatoriedad de suministro de información en los siguientes términos:

“Para el desarrollo de los planes, programas y proyectos incluidos en el presente Plan y en general para el ejercicio de las funciones públicas, las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas pondrán a disposición de las demás entidades públicas, base de datos de acceso permanente y gratuito, con la información que producen y administran. Las entidades productoras y usuarias de la información deben garantizar la observancia de las limitaciones de acceso y uso referidas al derecho de habeas data, privacidad, reserva estadística, los asuntos de defensa y seguridad nacional, y en general, todos aquellos temas a los que la ley les haya otorgado el carácter de reserva. (…)” (Énfasis añadido)

Así mismo dispone la norma que dicha obligación constituye un deber para los servidores públicos en los términos del artículo 34 del Código Disciplinario único; que el acceso a las bases de datos y la utilización de su información serán gratuitos, y que los términos para la entrega de la información deberán sujetarse a lo previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

Por lo tanto, conforme a las previsiones de la noma señalada, el suministro de información entre entidades públicas relativa a base de datos según lo permitido en la norma en estudio, deberá enmarcarse en los términos y condiciones allí establecidos.

Ahora bien, todo lo anterior es igualmente aplicable a los particulares que ejerzan funciones públicas en los términos y condiciones establecidos en la Ley.

¿Qué información de la contenida en el RUT, puede publicarse en la web de la DIAN?

Sobre el punto, estima el Despecho que las consideraciones efectuadas por la Honorable Corte Constitucional en Sentencia T-729 de 2002, al examinar un caso concreto frente al tema relativo a la publicación de datos personales en una página de internet y la vulneración de derechos fundamentales , son pertinentes frente a la publicación en la web de la Entidad, de la información contenida en el RUT, atendiendo en primer término las normas relativas a reserva tributaria.

Al respecto, manifestó el órgano constitucional: “…Ante el surgimiento del poder informático, la existencia de un número único de identificación de los nacionales colombianos se ha constituido hoy en un factor de riesgo para el ejercicio de los derechos fundamentales. Esta situación se hace evidente, ante la relativa facilidad efectuar los llamados “cruces de datos”, de tal forma que con la digitación de un solo dato (el número de identificación) y la disponibilidad de varias bases de datos personales, es posible en contados minutos elaborar un “perfil virtual” de cualquier persona.

“(…)

“Esta situación afecta sus derechos fundamentales, no solo en lo que concierne a la autodeterminación informática, sino también en lo relativo a su intimidad, libertad e integridad física, entre otros.

“Considera entonces la Sala que, ante la posibilidad de acceso a múltiples bases de datos personales (publicada ahora en la internet), el fortalecimiento del poder informático (caracterizado por su titularidad en ocasiones anónima) , y la carencia casi absoluta de controles, se han incrementado los riesgos de vulneración efectiva no solo del derecho a la autodeterminación informática, sino de los demás derechos fundamentales puestos en juego en el ámbito informático: la intimidad, la libertad e incluso la integridad personal.”

“(…)”

– Al tenor de lo dispuesto en el artículo 583 del Estatuto Tributario, en los eventos en que deba entregarse información reservada en los procesos penales, es suficiente la “orden de trabajo” emitida por la policía judicial en la cual se menciona el proceso y el fiscal responsable de la investigación, o se requiere la firma de este último?

Al respecto, como se menciona en la consulta, mediante el concepto No. 46978 de 1999, se señaló: “… En consecuencia, ejerciendo la Fiscalía General de la Nación funciones judiciales de acuerdo con los artículos 67 y 179 de la Constitución Política y siendo la investigación preliminar parte del proceso penal, se concluye que la Administración puede expedir copia de las declaraciones tributarias, cuando lo solicite la Fiscalía General de la Nación dentro de dicha etapa, siempre y cuando la solicitud se haga mediante la providencia respectiva en la cual conste que la declaración se tendrá como prueba dentro del proceso.” (Resaltado fuera de texto).

No obstante la modificación introducida por la Ley 906 de 2004, esta interpretación debe mantenerse si se considera que este ente público según el artículo 200 y demás normas concordantes del nuevo código de Procedimiento Penal, continúa siendo un ente auxiliar de la Fiscalía. Al respecto, dispone el artículo 200 íbidem:

“ÓRGANOS.

“…En desarrollo de la función prevista en el inciso anterior de la Fiscalía General de la Nación, por conducto del fiscal director de la investigación, le corresponde la dirección, coordinación, control jurídico y verificación técnico – científica de las actividades que desarrolle la policía judicial, en los términos previstos en este código.

“Por policía judicial se entiende la función que cumplen las entidades del Estado para apoyar la investigación penal y, en el ejercicio de las mismas, dependen funcionalmente del fiscal General de la nación y sus delegados según el artículo 205 del mismo texto legal”.

De igual manera, según el artículo 205 del mismo texto legal “…En cualquier caso, las autoridades de policía judicial harán un reporte de iniciación de su actividad para que la Fiscalía General de la Nación asuma inmediatamente esa dirección, coordinación y control.”

En este contexto, se requerirá de la providencia respectiva en la cual conste que la declaración se tendrá como prueba dentro del proceso, calidad que a consideración de este Despacho no cumple una “orden de trabajo”.

La providencia que decreta la prueba relativa a información sujeta a reserva, debe llevar la firma del fiscal encargado de la investigación, o se requiere adicionalmente la firma del juez de garantías?

La Honorable Corte Constitucional mediante sentencia C-396 de 2007 señaló en algunos de sus apartes, al referirse a la prohibición para el juez de decretar pruebas de oficio:

“…A juicio de esta Sala, la prohibición contenida en el artículo 361 del Código de Procedimiento Penal no es absoluta, en tanto que los jueces de control de garantías sí pueden decretar y practicar pruebas de oficio en casos en los que sea indispensable para garantizar la eficacia de los derechos que son objeto de control judicial…”

En tal contexto, frente a la información tributaria de carácter reservado que deba suministrarse a estas autoridades penales, habrá de mirarse en cada caso la legitimidad para tal actuación, teniendo en cuenta la independencia de la mismas en el proceso penal y que la actividad instructiva de la fiscalía no se encuentre supeditada a autorización del Juez de Control de Garantías, siendo este último según consideración de la H. Corte Constitucional, igualmente legitimado para solicitar pruebas que le permitan ejercer su función de “guardián de los derechos y libertades en tensión en el proceso penal…”

Atentamente,

YOLANDA GRANADOS PICON

Subdirectora de Gestión de Normativa y Doctrina (E)