Concepto 10240 – T168430 
13 de Junio de 2011
Ministerio de la Protección Social
Pagos de seguridad social y libranzas por parte de la empresa

Damos respuesta a la comunicación mediante la cual nos consulta sobre cómo se deben realizar los pagos de seguridad social y libranzas por parte de la empresa, para hacer uso de los servicios oportunamente  y si la empresa de manera unilateral puede cambiar el periodo de pago, en los siguientes términos:

Inicialmente le manifestamos que revisado el sistema de correspondencia interna de este Ministerio, encontrarnos que a su solicitud no se le había dado oportuna respuesta, por lo tanto en este momento se procederá con el trámite correspondiente.

Frente a la afiliación a la seguridad social de los trabajadores, debe señalarse que el Articulo 22 de la Ley 100 de 1993, en materia de pensiones, indica que el empleador será responsable del pago de su aporte y el de los trabajadores a su servicio. Para tal efecto, descontará del salario de cada afiliado, al momento de su pago, el monto de las cotizaciones obligatorias y el de las voluntarias que expresamente haya autorizado por escrito el afiliado, y trasladará estas sumas a la entidad elegida por el trabajador, junto con las correspondientes a su aporte, dentro de los plazos que para el efecto determine el Gobierno.

Ei Articulo 23 de la ley en comento, señala que los aportes que no se consignen dentro de los plazos señalados para el efecto, generarán un interés moratoria a cargo del empleador, igual al que rige para el impuesto de renta y complementarlos. Estos intereses se abonarán en el fondo de reparto correspondiente o en las cuentas individuales de ahorro pensional de los respectivos pensionados según el caso.

En materia de salud, el Artículo 161 de la Ley 100 de 1993, establece como algunos deberes de los empleadores frente a sus trabajadores ante el Sistema General de Seguridad Social en Salud, los siguientes:

“…Como integrantes del sistema general de seguridad social en salud, los empleadores, cualquiera que sea la entidad o institución en nombre de la cual vinculen a los trabajadores, deberán:

1. Inscribir en alguna entidad promotora de salud a todas las personas que tengan alguna vinculación laboral, sea ésta, verbal o escrita, temporal o permanente. La afiliación colectiva en ningún caso podrá coartar la libertad de elección del trabajador sobre la entidad promotora de salud a la cual prefiera afiliarse, de conformidad con el reglamento.

2. En consonancia con el artículo 22 de esta ley, contribuir al financiamiento del sistema general de seguridad social en salud, mediante acciones corno las siguientes:

a) Pagar cumplidamente los aportes que le corresponden, de acuerdo con el  artículo 204:

b) Descontar de los. Ingresos laborales las cotizaciones que corresponden a los trabajadores a su servicio, y

c) Girar oportunamente los aportes y las cotizaciones a la entidad promotora de salud, de acuerdo a la reglamentación que expida el gobierno.

3. Informar las novedades laborales de sus trabajadores a la entidad a la cual están afiliados, en materias tales como el nivel de Ingresos y sus cambios, las vinculaciones y retiros de trabajadores. Así mismo, informar a los trabajadores sobre las garantías y las obligaciones que les asisten en el sistema general cié seguridad social en salud.

4. Garantizar un medio ambiente laboral sano, que permita prevenir los riesgos de trabajo y enfermedad profesional, mediante la adopción de los sistemas de segundad industrial y la observancia de las normas de salud ocupacional y seguridad social.

PARAGRAFO: los empleadores que no observen lo dispuesto en el presente artículo estarán sujetos a las mismas sanciones previstas en los artículos 22 y 23 del libro primero de esta ley. Además, los perjuicios por la negligencia en la información laboral, incluyendo la subdeclaración de ingresos, corren a cargo del patrono. La atención de los accidentes de trabajo, riesgos y eventualidades por enfermedad general, maternidad y ATEP serán cubiertos en su totalidad por el patrono en caso de no haber efectuado la inscripción del trabajador o no gire oportunamente las cotizaciones en la entidad de seguridad social correspondiente (Subrayado fuera de texto)

En este orden de ideas, debe señalarse entonces que el empleador tiene la obligación de afiliar al trabajador a la seguridad social y pagar los aportes a la seguridad social y parafiscales respecto cíe sus trabajadores y si ello no ocurre, el empleador debe asumir las contingencias que por su conducta omisiva no asumirán las entidades administradoras del Sistema General de Seguridad Social Integral, llámese estas EPS AFP o ARP.

Frente al no pago oportuno de los aportes a la seguridad social en salud por parte del empleador, dicha circunstancia debe ser puesta en conocimiento de la Superintendencia Nacional de Salud, entidad que de conformidad con lo previsto en el artículo 5° de la Ley 328 de 2003 aplicará las sanciones administrativas a que hubiere lugar.

Respecto al tema de los descuentos por nomina, es necesario establecer que no existe una norma que establezca la fecha límite en  que el empleador deba realizar los pagos a las entidades bancarías o cooperativas financieras con las cuáles los trabajadores hayan adquirido obligaciones civiles y comerciales, teniendo en cuenta que los descuentos.se hacen por nómina.

No obstante, lo anterior de conformidad con los Artículos 149 y 151 del CST “…los empleadores quedarán obligados a efectuar oportunamente los descuernos autorizados por sus trabajadores que se ajusten a la ley. El empleador que incumpla lo anterior, será responsable de los prejuicios que dicho incumplimiento le ocasione al trabajador o al beneficiario del descuento…” y “…El empleador y su trabajador podrán acordar por escrito el otorgamiento de préstamos, anticipos, deducciones, retenciones o compensaciones del salario, señalando la cuota objeto de deducción o compensación y el plazo para la amortización gradual de la deuda. Cuando pese a existir el acuerdo, el empleador modifique las condiciones pactadas, el trabajador podrá acudir ante el Inspector de trabajo a efecto de que exija su cumplimiento, so pena de la imposición de sanciones…” (Subrayado fuera de texto)

Por lo tanto, si existe una inconformidad respecto al cumplimiento del empleador en el otorgamiento y pago de los préstamos adquiridos, en la afiliación y pago de los aportes al Sistema General de Pensiones, Riesgos y Parafiscales (SENA – ICBF – ESAP) le sugerimos dirigirse a la Dirección Territorial de este Ministerio del lugar de su residencia para que allí el Inspector de Trabajo adelante la Investigación correspondiente y proceda a sancionar si es del caso.

De otra parte, frente al interrogante del cambio de periodo de pago, es necesario establecer que si el empleador de manera unilateral varia el periodo de pago establecido en el contrato de trabajo, esta se constituye en una modificación que debe realizarse de manera concertada entre empleador y trabajador, conforme lo disponen los Artículos 132 y 134 ibídem.  

Por lo anterior, considera esta Oficina que en todo contrato de trabajo las partes deben ponerse de acuerdo sobre las condiciones y términos del mismo, razón por la cual, las modificaciones que el empleador realice deben obedecer a la consensualidad propia del contrato de trabajo y a criterios de justicia y proporcionalidad, a fin de que la situación del trabajador no se vea desmejorada.

En los anteriores términos damos respuesta a las inquietudes planteadas, no sin antes advertir que este concepto tiene los alcances determinados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

JAVIER ANTONIO VSLLARREAL VILLAQUIRÁN

Jefe Oficina Asesora Jurídica y de Apoyo Legislativo