Manual de políticas contables. Concepto 627 de 2017

Resumen: No es responsabilidad de la Asamblea de Copropietarios aprobar las políticas contables de una copropiedad, pero esto no significa que ella no pueda ser informada sobre ellas, las cuales, se entiende, que cumplen los requerimientos del marco de información financiera aplicado por la copropiedad. La responsabilidad es de la administración de la copropiedad.

 

Concepto 627 CTCP 18 de Julio de 2017.

 

CONSULTA (TEXTUAL)

De manera respetuosa solicito a ustedes se sirvan brindarme la información que consideren pertinente respecto a la siguiente inquietud: Teniendo en cuenta que para la definición de las políticas contables que se adopten en su proceso de aplicación de normas NIIF, en una copropiedad residencial de más de cien propietarios, resulta demasiado dispendioso discutirlas en Asamblea General, esta delegó entonces al Consejo de Administración, al Representante legal(sic) y a tres propietarios conocedores del tema, para que elaboraran el manual de políticas, así como para hacer el seguimiento a todo el proceso.

 

Como por razones laborales no he podido reunirme con estas personas, solicité entonces copia del borrador del manual de las políticas contables, hasta ahora elaborado y la representante legal me respondió que el Consejo negó mi solicitud aduciendo que este manual es un “documento privado” de dominio exclusivo de la administración.

 

  • * ¿Es cierto que el “manual de políticas contables” es un documento privado y de dominio exclusivo de la administración?
  • * ¿Yo como propietaria de un inmueble no tengo derecho a conocer ese manual?
  • * ¿Una vez elaborado el manual y hechos los ajustes contables a que haya lugar según el nuevo marco legal, este debe someterse a aprobación de la Asamblea o simplemente se socializa y deja a su conocimiento?
  • * ¿Los gastos derivados de este proceso y que cobran por su extemporaneidad quien los asume, teniendo en cuenta que esta era obligación del responsable de la contabilidad (administrador), durante los años 20 Id y 2015?
  • * ¿Es viable repetir estos gasf05 contra el representante legal de los años 2014 y 2015, por su negligencia en dar cumplimiento a la norma?

 

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA

Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.

 

La responsabilidad por la elaboración de los estados financieros que se colocan a disposición de los copropietarios, en una copropiedad, es de la Administración de la copropiedad y, por ende, le corresponderá a ella, con fundamento en el marco de información financiera que resulte aplicable, establecer las políticas contables que deben ser aplicadas al elaborar y presentar los estados financieros de propósito general. Para cumplir los requerimientos de revelación, un resumen de las políticas contables significativas debe ser incluido en las notas Q los estados financieros.

 

Por consiguiente, no es responsabilidad de la Asamblea de Copropietarios aprobar las políticas contables de la copropiedad, pero esto no significa que ella no pueda ser informada sobre ellas, las cuales, se entiende que, cumplen los requerimientos del marco de información financiera aplicado por la copropiedad.

 

Incluimos a continuación algunos comentarios sobre sus preguntas:

 

¿Una vez elaborado el manual y hechos los ajustes contables a que haya lugar según el nuevo marco legal, este debe someterse a aprobación de la Asamblea o simplemente se socializa y deja a su conocimiento?

Lo que debe ser aprobado por la Asamblea de copropietarios son los estados financieros y se entiende que en ellos se incluye un resumen de las políticas contables significativas, De no hacerlo, se estarían incumpliendo los requerimientos de revelación de los marcos de información financiera que se utilizan como base para elaborar los citados estados financieros.

 

¿Es cierto que el “manual de políticas contables” es un documento privado y de dominio exclusivo de la administración? ¿Yo como propietaria de un inmueble no tengo derecho a conocer ese manual?

Como se indicó antes, en los estados financieros debe incluirse un resumen de las políticas contables significativas, y si esto no es suficiente, los propietarios haciendo uso del derecho de inspección de los libros de contabilidad, podrían requerir mayores detalles y explicaciones sobre las políticas contables aplicadas al elaborar los estados financieros que se colocan a disposición de los copropietarios antes de la Asamblea,

 

¿Los gastos derivados de este proceso y que cobran por su extemporaneidad quien los asume, teniendo en cuenta que esta era obligación del responsable de la contabilidad (administrador), durante los años 2014 y 2015? ¿Es viable repetir estos gastos contra el representante legal de los años 2014 y 2015, por su negligencia en dar cumplimiento a la norma?

El Representante Legal y el Contador Público al certificar los estados financieros asumen una responsabilidad frente a los usuarios de esos estados financieros. Si los estados financieros no fueron elaborados con Fundamento en el marco de información financiera requerido por las disposiciones legales, les corresponderá a otras autoridades establecer sus responsabilidades frente a los perjuicios que hayan sido ocasionados por la omisión de aplicar los nuevos marcos técnicos.

 

En el caso específico del Contador Público y/o el Revisor Fiscal, le corresponde a la Junta Central de Contadores, como autoridad disciplinaria, establecer las posibles sanciones que puedan ser aplicadas a quienes certificaron y/o dictaminaron dichos estados financieros.

 

El CTCP sólo tiene autoridad para dar orientación técnica sobre los marcos de contabilidad, información financiera y aseguramiento, por lo que no tiene competencia para pronunciarse sobre el tema de su pregunta.

 

 

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